Заповнення закладки Аванси документа Авансовий звіт

Наведена у статті методика моделювалася в конфігурації «Бухгалтерія для бюджетних установ України», редакція 1.0. Ця методика застосовна також для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0.

На закладці «Аванси» документа «Авансовий звіт» зазначаються видаткові касові ордери та платіжні доручення вихідні, якими підзвітні кошти були видані працівнику організації, який надає авансовий звіт. Правильне заповнення закладки «Аванси» необхідне для правильного формування друкованої форми авансового звіту.

Особливості заповнення закладки «Аванси» на прикладі.

Працівниця організації «Харківське управління» Публіка Валентина Петрівна отримала під звіт із каси 2000,00 грн. за видатковим касовим ордером №1 від 01.07.2015 р. Наступного дня, 02.07.2015 р., вона надала авансовий звіт про витрати на відрядження у розмірі 1500,00 грн. Ще через 3 дні, 05.07.2015 р., Публіка Валентина Петрівна надала другий авансовий звіт про оплату послуг автостоянки у розмірі 1400,00 грн.

Під час оформлення першого авансового звіту бухгалтер на закладці «Аванси» зазначає видатковий касовий ордер, за яким працівник отримав грошові кошти під звіт (Рис. 1).

Рисунок 1 – документ «Авансовий звіт» від 02.07.15

У друкованій формі авансового звіту міститься інформація про суму отриманого працівником авансу (розділ «Отримано»). У цьому розділі завжди виводиться загальна сума за документами, зазначеними на закладці «Аванси» авансового звіту.

Крім того, друкована форма містить інформацію про залишок попередніх авансів (розділ «Залишок попереднього авансу»). У самому документі «Авансовий звіт» інформація про залишки попередніх авансів міститься в полі «Попередній залишок» і доступна для редагування. Ця сума визначається програмою автоматично під час зазначення в шапці документа значень реквізитів «Працівник», «Джерело фінансування» та «Рахунок працівника», як залишок за дебетом рахунку працівника (362.1 «Розрахунки з підзвітними особами») на дату авансового звіту.

Формування друкованої форми авансового звіту відбувається за таким правилом:

• визначається сума залишку попереднього авансу, сума залишку виводиться в поле «Попередній залишок» шапки документа та в графу «Залишок попереднього авансу» друкованої форми;
• список документів авансу, зазначених на закладці «Аванси» авансового звіту, виводиться в розділі «Отримано», загальна сума виводиться в графі «Усього отримано»;
• загальна сума витрат, зазначених на закладці «Основна», виводиться в графі «Витрачено»;
• до суми в графі «Залишок попереднього авансу» додається сума графи «Усього отримано» та віднімається сума графи «Витрачено», отримана сума виводиться в графі «Залишок» або «Перевитрата».

У цьому прикладі для першого авансового звіту попереднього залишку немає (поле «Попередній залишок» шапки документа має бути порожнім). Друкована форма авансового звіту матиме такий вигляд (Рис. 2).

Рисунок 2 – друкована форма документа «Авансовий звіт» від 02.07.15

Далі оформлюється другий авансовий звіт, що надійшов 05.07.2015 р. У полі «Попередній залишок» буде автоматично розрахована сума залишку попереднього авансу (500 грн.).