Порядок обліку витрат: вибір режиму та особливості налаштування

Порядок розрахунку собівартості

Вибір режиму

Списання собівартості запасів методом ФІФО

Списання собівартості запасів методом ідентифікованої вартості

Відсутність інформації про партію списуваного запасу

Визначення остаточної собівартості списання запасів під час закриття періоду

Визначення собівартості списання з точністю до напряму вибуття

Незбіг аналітик управлінського та регламентованого обліку

Вимоги та рекомендації щодо налаштування порядку обліку витрат

Розширена аналітика

Традиційний режим

 

У конфігурації "Управління виробничим підприємством для України" існує два режими обліку собівартості та витрат:

• "Традиційний"
• "Розширена аналітика"

Ці режими відрізняються:

• загальним підходом
• структурою даних
• алгоритмами.

Відмінності наведено в таблиці та проілюстровано на рисунках.

Традиційний	Розширена аналітика
Підхід
Два різних механізми для покупних запасів і продукції власного виробництва	Єдиний механізм для покупних запасів і продукції
Структури даних
Окремі набори регістрів для кожного розділу обліку. Велика кількість регістрів	Лише два регістри — спільні для обліку запасів усіх видів і витрат
Алгоритми
Два різні алгоритми для розрахунку собівартості покупних запасів і продукції. Складна послідовність розрахунку витрат і собівартості. Відмінності — див. на рисунку	Єдиний алгоритм, заснований на складанні та розв'язанні системи лінійних алгебраїчних рівнянь (СЛАР). Проста послідовність розрахунку витрат і собівартості

Порядок розрахунку собівартості

Традиційний режим:

Розширена аналітика:

Вибір режиму

Досконаліші алгоритми та структура забезпечують такі переваги розширеної аналітики перед традиційним режимом:

• Зручніша та надійніша у використанні
• Виключено деякі типи помилок, спрощено пошук і виправлення помилок
• Немає залежності від хронологічної послідовності введення документів: надходження може бути введено після витрати
• Не потрібно виконувати "важкі", ресурсомісткі операції
• Проведення за партіями
• Коригування вартості списання товарів
• Заповнення регістру відомостей "Зустрічний випуск"
• Застосовувати ітераційний метод розрахунку собівартості
• Розширено можливості отримання звітів

З технічного погляду "розширена аналітика" також має низку переваг:

• Використовує досконаліші, продуктивніші, надійніші алгоритми
• Спрощено й оптимізовано програмний код
• Оптимізовано структуру даних (усього два регістри)
• Забезпечено гнучкість налаштування деталізації обліку
• Скорочено кількість рухів, що формуються регламентними документами
• Використовуються інноваційні можливості платформи

Тому в загальному випадку рекомендується використовувати режим розширеної аналітики. Традиційний режим рекомендується використовувати у випадках:

• якщо такий режим уже застосовується і повністю влаштовує користувачів
• якщо є особливості обліку, які точніше автоматизуються в традиційному режимі

Водночас, під час вибору режиму потрібно розрізняти особливості режиму розширеної аналітики, які не дозволяють автоматизувати облік у деяких випадках, — і особливості режиму, які є незвичними та потребують перегляду усталених стереотипів.

Списання собівартості запасів методом ФІФО

Алгоритм списання в режимі розширеної аналітики

Списання методом ФІФО в режимі розширеної аналітики здійснюється за такими принципами:

• На складі залишаються партії запасів, що надійшли останніми
• Собівартість списання протягом місяця за всіма напрямами вибуття однакова
• Усі запаси, що надійшли до початку місяця, вважаються такими, що надійшли одночасно

Приклад 1. Вибуття запасів, що надійшли протягом місяця
Надходження від 05.12.09 — 10 шт. * 10 грн.
Реалізація від 10.12.09 — 10 шт.
Надходження від 12.12.09 — 5 шт. * 12 грн.
Списання від 30.12.09 — 2 шт.

Алгоритм визначення собівартості вибуття:

1. За методом ФІФО визначаються партії, що залишаються на складі на початок наступного місяця: партія Надходження від 12.12.09 (3 шт. * 12 грн)
2. Визначається загальна собівартість вибуття (10 шт. * 10 грн. + 2 шт. * 12 грн.) = 124 грн.
3. Визначається середня собівартість вибуття одиниці запасу 124 грн. / 12 шт. = 10,33 грн.
4. Виходячи із середньої собівартості вибуття, визначається сума вибуття за кожним напрямом

Порівняймо результати:

Документ вибуття	Собівартість (традиційний режим)	Собівартість (режим розширеної аналітики)
Реалізація від 10.12.09	100 грн.	103.33 грн.
Списання від 30.12.09	24 грн.	20.67 грн.
Залишок на 01.01.10	36 грн.	36 грн.

Приклад 2. Вибуття запасів, що надійшли минулого місяця
Надходження від 05.11.09 — 10 шт. * 10 грн.
Надходження від 12.11.09 — 5 шт. * 12 грн.
Реалізація від 10.12.09 — 10 шт.
Списання від 30.12.09 — 2 шт.

Алгоритм визначення собівартості вибуття:

1. За методом ФІФО визначаються партії, що залишаються на складі на початок наступного місяця: партія Залишок на початок місяця, вартість партії (10 шт. * 10 грн. + 5 шт. * 12 грн.) = 160 грн. Залишається на складі 3 шт. на суму 32 грн.
2. Визначається загальна собівартість вибуття 128 грн. і середня собівартість вибуття одиниці запасу 10.67 грн.
3. Виходячи із середньої собівартості вибуття, визначається сума вибуття за кожним напрямом

Порівняймо результати:

Документ вибуття	Собівартість (традиційний режим)	Собівартість (режим розширеної аналітики)
Реалізація від 10.12.09	100 грн.	106.67 грн.
Списання від 30.12.09	24 грн.	21.33 грн.
Залишок на 01.01.10	36 грн.	32 грн.

Збільшення періоду, протягом якого розрізняються прибуткові партії

Зазвичай під час визначення собівартості списання різними партіями вважаються документи надходження запасів протягом розрахункового місяця. Запаси, що надійшли до початку місяця, вважаються однією прибутковою партією. Передбачається, що зазвичай запаси використовуються в тому самому місяці, у якому вони були придбані (вироблені).

Якщо на підприємстві період між придбанням і використанням запасу зазвичай більший за місяць, можна перевизначити значення константи "Період між надходженням і списанням (ФІФО)". За замовчуванням константа має значення 0. Наприклад, якщо встановити для неї значення 1, різними партіями вважатимуться документи надходження запасів протягом розрахункового та попереднього перед ним місяця; запаси, що надійшли понад 1 місяць тому, вважаються однією прибутковою партією.

Визначаючи значення константи, потрібно враховувати, що збільшення періоду істотно впливає на час розрахунку собівартості.

Крім того, рекомендується значення константи визначати один раз під час переходу в режим розширеної аналітики й надалі не перевизначати. Якщо все ж знадобилося перевизначити значення константи, потрібно обов'язково дотримуватися правила: не можна збільшувати значення константи більш ніж на 1 протягом кожного місяця.

Збільшення значення константи на 2 і більше протягом місяця може призвести до некоректного списання.

Приклад 3. Збільшення значення константи на 2 протягом місяця.

Надходження від 05.10.09 — 10 шт. * 10 грн.

Надходження від 12.10.09 — 5 шт. * 12 грн.

Реалізація від 10.11.09 — 6 шт.

У листопаді "Період між надходженням і списанням (ФІФО)" = 0.

За методом ФІФО визначаються партії, що залишаються на складі на початок наступного місяця: партія Залишок на початок місяця, вартість партії (10 шт. * 10 грн. + 5 шт. * 12 грн.) = 160 грн. Залишається на складі 9 шт. на суму 96 грн. Собівартість вибуття 64 грн.

Реалізація від 10.12.09 — 3 шт.

У грудні "Період між надходженням і списанням (ФІФО)" = 2.

За методом ФІФО визначаються партії, що залишаються на складі на початок наступного місяця:

• партія Надходження від 12.10.09, вартість партії 60 грн.; повністю залишається на складі;
• партія Надходження від 05.10.09, вартість партії 100 грн.; на складі залишається 1 шт. вартістю 10 грн.

Разом залишається на складі 11 шт. на суму 70 грн. Залишок на складі на початок місяця 96 грн. Собівартість вибуття 26 грн.

Собівартість вибуття не дорівнює ані вартості надходження з 1-ї прибуткової партії, ані вартості партії Залишок на початок місяця.

Зміна податкового призначення запасів

Зміна податкового призначення запасів (використання не в господарській діяльності запасів, під час придбання яких було нараховано валові витрати й податковий кредит) також, по суті, є вибуттям запасів певного податкового призначення. У режимі розширеної аналітики визначення балансової вартості запасів і нарахування податкових зобов'язань здійснюватиметься виходячи не з вартості конкретної партії, а із середньої вартості списання за період.

Наприклад, якщо придбано дві одиниці запасу для використання в господарській діяльності в оподатковуваних ПДВ операціях, і одну з них використано в господарській, а іншу — не в господарській діяльності, то податкові зобов'язання та ВД будуть нараховані не за ціною придбання другої з одиниць, а за середньою між ними.

Списання собівартості продукції власного виробництва

Продукція власного виробництва завжди списується за середньою собівартістю, зокрема й у випадках, коли в налаштуваннях облікової політики визначено метод списання ФІФО.

Щоб підтримувати списання продукції (напівфабрикатів) у хронологічному порядку, рекомендується ідентифікувати партії продукції: для обліку продукції кожного місяця випуску завести окрему серію або характеристику. Починаючи з релізу 1.2.21, можливість вести облік за характеристиками та серіями з'явилася також і в режимах «Регламентований облік» і «Управлінський і регламентований облік» (у регламентованому обліку).

Висновки

Рішення про доцільність застосування описаного алгоритму має прийматися на кожному підприємстві. При цьому потрібно враховувати бізнес-логіку й облікову політику підприємства, а також наявну законодавчу базу:

• Визначення методу ФІФО для цілей бухгалтерського обліку наведено в П(С)БО 9: «Оцінка запасів за методом ФІФО базується на припущенні, що запаси використовуються у тій послідовності, у якій вони надходили на підприємство (відображені у бухгалтерському обліку), тобто запаси, які першими відпускаються у виробництво (продаж та інше вибуття), оцінюються за собівартістю перших за часом надходження запасів».

  Крім того, можна також керуватися Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (ст. 9, п. 5): «Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені». Тобто відображення операції з точністю до місяця допускається. І головне, той самий Закон як один з основних принципів бухгалтерського обліку визначає «превалювання сутності над формою - операції обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми» (ст. 4).

• З метою розрахунку приросту-зменшення запасів також потрібно орієнтуватися на П(С)БО 9. Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» дозволяє використовувати метод, але не надає його визначення, а посилається на стандарт бухгалтерського обліку.
• З погляду Закону України «Про податок на додану вартість», у разі використання в неоподатковуваних ПДВ операціях запасів, під час придбання яких було нараховано податковий кредит, нараховуються податкові зобов'язання за звичайною ціною. Звичайна ціна не пов'язана однозначно з вартістю придбання конкретної партії запасів.
• У Законі України «Про оподаткування прибутку підприємств» не описано, як саме визначається балансова вартість запасів, використаних не в господарській діяльності.

Приймаючи рішення про застосування описаної методики, рекомендується брати до уваги:

• обсяг документообігу, тривалість закриття місяця у разі ведення партійного обліку;
• відповідність методики бізнес-логіці підприємства: для підприємств, що ведуть продаж «зі складу» та масове виробництво, однакова собівартість списання того самого запасу протягом періоду дозволить точніше й «справедливіше» оцінити прибуток окремих напрямів (і навіть продавців), собівартість різних видів продукції; для підприємств, що ведуть позамовне виробництво й торгівлю «під замовлення», може бути важливою послідовність, у якій товари та матеріали списуються до собівартості певних замовлень (видів продукції);
• застосовувану на підприємстві методику визначення балансової вартості запасів, що використовуються не в господарській діяльності: деякі підприємства можуть для цієї мети враховувати валові витрати, нараховані під час придбання, з точністю до прибуткової партії; насамперед це підприємства, що здійснюють понад один вид податкової діяльності;
• обсяги перехідних складських залишків покупних запасів: значення константи "Період між надходженням і списанням (ФІФО)" має відповідати періоду, протягом якого зазвичай використовується придбаний запас;
• обсяги перехідних залишків продукції власного виробництва: для тих видів продукції, за якими регулярно плануються істотні перехідні залишки, рекомендується організувати ідентифікований облік за партіями (місяцями) випуску, з використанням серій або характеристик.

У разі, якщо методика списання собівартості методом ФІФО в режимі розширеної аналітики не влаштовує підприємство, рекомендується або застосовувати метод списання «за середньою», або вести облік запасів і витрат у традиційному режимі.

Списання собівартості запасів методом ідентифікованої вартості

П(С)БО 9 передбачає вести ідентифікований облік вартості запасів у двох випадках:

• Для обліку унікальних (відмінних один від одного) запасів. У конфігурації такі запаси мають різні серії (характеристики)
• Для обліку запасів, що використовуються в межах різних замовлень (проєктів). У режимі традиційного обліку для таких запасів передбачено відокремлений облік за замовленнями покупців.

У режимі розширеної аналітики є можливість вести облік за серіями та характеристиками. Починаючи з релізу 1.2.21, така можливість є в усіх режимах, зокрема й у режимах «Регламентований облік» і «Управлінський і регламентований облік» (у регламентованому обліку).

Відокремлений облік за замовленнями не ведеться. Для ідентифікації запасів, що використовуються в межах різних замовлень, можливо застосовувати такі методики:

• Зазначення для них різних серій (найменування серії може, наприклад, містити номер замовлення, найменування замовника)
• Облік виробничих витрат у межах замовлень. Замовлення зазначається під час формування прямих виробничих витрат і під час випуску продукції. У результаті після розрахунку собівартості відома сума витрат на випуск продукції в межах замовлення. Після виконання замовлення валовий прибуток за ним можна отримати як різницю між сумою продажу за замовленням і сумою витрат на випуск у межах замовлення.

Відсутність інформації про партію списуваного запасу

Собівартість списання запасів у режимі розширеної аналітики здійснюється загалом за період. Не зіставляються видатковий документ і прибуткова партія: у проведеннях і рухах за регістрами, що реєструють списання запасів, не зазначається прибуткова партія, з якої вони були списані.

Таку поведінку не можна вважати обмеженням:

• Під час ведення ідентифікованого партійного обліку інформацію про документ надходження можна отримати із серії номенклатури.
• Під час списання методом ФІФО невідомо, до якої партії насправді належить запас, що вибув. Списання за методом ФІФО засноване на припущенні, що партії вибувають у тій самій послідовності, у якій надійшли

Визначення остаточної собівартості списання запасів під час закриття періоду

У режимі розширеної аналітики під час придбання запасів і надходження додаткових витрат на їх придбання їх собівартість визначається так само, як у традиційному режимі обліку.

Протягом періоду в режимі розширеної аналітики покупні запаси, як і продукція власного виробництва, списуються за попередньою собівартістю:

• За плановими цінами;
• За прямими витратами (під вартістю прямих витрат для покупних запасів розуміється середня собівартість на момент списання);
• За нульовою вартістю.

Наприкінці місяця, під час розрахунку собівартості, здійснюється коригування собівартості списання.

Застосовувана методика дозволяє протягом місяця надати досить точну попередню оцінку собівартості списання запасів одним зі способів:

• За середньою собівартістю на момент списання;
• За плановою собівартістю.

Планова собівартість покупних запасів може визначатися вручну або автоматично, як ціна останньої закупівлі. Визначення планових цін запасів дозволяє не лише оцінювати собівартість вибуття — вона потрібна для планування собівартості готової продукції, вартості закупівель, прибутку від продажу продукції та покупних товарів.

Крім того, попередня оцінка за плановою собівартістю, по суті, дозволяє використовувати під час оцінки запасів і витрат метод «стандарт-костинг». Протягом місяця вартість запасів, що вибули, і матеріальних витрат оцінюється за плановою собівартістю. Під час закриття місяця документ «Розрахунок собівартості випуску» визначає різницю між плановою та фактичною собівартістю кожного запасу, плановою та фактичною сумою витрат за кожною матеріальною статтею — і формує коригування на цю суму.

Визначення собівартості списання з точністю до напряму вибуття

Остаточна собівартість списання запасів визначається під час закриття місяця. При цьому остаточна собівартість не визначається для кожного документа реалізації або списання — вона визначається з точністю до напряму вибуття. Під напрямом вибуття розуміється:

• Під час списання — аналітика витрат: стаття витрат, підрозділ, номенклатурна група та замовлення витрат;
• Під час реалізації — номенклатурна група реалізації.

Під час списання у виробництво (на витрати) цієї інформації цілком достатньо для визначення собівартості продукції, що виробляється, і визначення фінансових результатів (інших показників, що використовуються для аналізу діяльності підприємства).

Під час реалізації може знадобитися аналізувати валовий прибуток продажів не лише номенклатурної групи товарів, а й підрозділу, менеджера з продажу, замовлення. Для визначення валового прибутку рекомендується застосовувати таку методику:

• Якщо собівартість товарів обліковується за підприємством загалом, то валовий прибуток можна визначити як різницю між сумою продажів і собівартістю реалізованих товарів. Собівартість реалізації кожної одиниці товару визначається як середня собівартість вибуття цього товару.
• Якщо собівартість товарів обліковується в розрізі складів, передбачається, що кожен підрозділ реалізує товари з окремого складу (наприклад, ці склади розташовані в різних містах). Тоді собівартість реалізації одиниці товару під час визначення валового прибутку підрозділу (менеджера, який працює в цьому підрозділі) визначається як середня собівартість вибуття зі складу цього підрозділу.

Незбіг аналітик управлінського та регламентованого обліку

Обирається один із трьох режимів розширеної аналітики:

• Регламентований облік — вартісний облік запасів і витрат лише за даними регламентованого обліку. Детальність обліку така, щоб забезпечити формування бухгалтерських проведень.
• Регламентований облік з додатковою аналітикою — вартісний облік запасів і витрат лише за даними регламентованого обліку. Детальність обліку визначається користувачем таким чином, щоб отримати вартісну оцінку, необхідну для прийняття управлінських рішень.
• Управлінський і регламентований облік — ведеться окремий вартісний облік запасів і витрат за даними управлінського та регламентованого обліку. Детальність обліку визначається користувачем таким чином, щоб отримати вартісну оцінку, необхідну для прийняття управлінських рішень; детальність регламентованого обліку така, щоб забезпечити формування бухгалтерських проведень.

Якщо на підприємстві ведеться управлінський і регламентований облік, це означає, що вони ведуться з різною метою: управлінський — для прийняття управлінських рішень; бухгалтерський — для подання регламентованої звітності. Тому вартісний облік запасів і витрат у різних видах обліку може вестися з різною детальністю:

• управлінський облік — з точністю до характеристики та серії запасу (матеріальної виробничої витрати), варіанта випуску продукції, щоб забезпечити повну інформацію про їх вартість;
• регламентований облік — з точністю до номенклатури, щоб забезпечити коректне формування бухгалтерських проведень.

Якщо ж на підприємстві для прийняття управлінських рішень використовуються дані бухгалтерського обліку, в інформаційній базі немає потреби вести два види обліку. У такому разі обирається режим «Регламентований облік з додатковою аналітикою».

Вимоги та рекомендації щодо налаштування порядку обліку витрат

Розширена аналітика

В умовах інтенсивного документообігу рекомендується зазначати порядок формування облікових цін:

• "За плановими цінами";
• "За нульовою вартістю".

Під час використання варіанта "За прямими витратами" слід враховувати:

• за інтенсивного документообігу він може призводити до недостатньої продуктивності та паралельності роботи системи;
• у разі недотримання хронологічної послідовності документів (тобто якщо витрати введено раніше за надходження), списання може здійснюватися за нульовою собівартістю;
• деякі виробничі документи («Комплектація номенклатури»; «Надходження товарів із переробки»; «Передача товарів», операція «передача продукції замовнику») формують і списують нульову собівартість, зокрема й за дотримання хронологічної послідовності документів.

Традиційний режим

За інтенсивного документообігу необхідно знімати прапорці "Списувати партії під час проведення документів" у налаштуваннях параметрів обліку.

Якщо встановити цей прапорець в умовах інтенсивного документообігу, то можуть виникнути проблеми недостатньої продуктивності та паралельності роботи системи.