Принципи та механізми реалізації

Першим принципом, реалізованим у концепції обліку грошових коштів, є те, що для опису будь-якого руху грошових коштів використовується окремий примірник відповідного документа.

Таким чином, кожен платіж у системі може відображатися в облікових механізмах за правилами, визначеними індивідуально для нього. Аналогічно касовим операціям, де кожне надходження та списання грошових коштів відображається окремим касовим ордером, - кожне надходження та списання безготівкових грошових коштів так само оформлюється окремим документом.

До основних документів оперативного обліку належать документи такого виду як:

• Прибутковий касовий ордер;

• Видатковий касовий ордер;

• Платіжне доручення вихідне;

• Платіжне доручення вхідне

Другим принципом обліку рухів грошових коштів є можливість відображення операцій з руху грошей у два етапи:

1. оформлюються первинні документи для реєстрації намірів оплати. Наприклад, формується "Платіжне доручення" на оплату постачальнику;

- під час виконання фактичного руху грошових коштів (списання або оприбуткування грошових коштів) у сформованих документах ставиться відмітка про здійснення операції.

2. Після виконання першого етапу первинні документи мають статус "не акцептованих". Відображення факту здійснення операції робиться спеціальною відміткою - "акцептом" - у цих же документах.

Тобто, первинні документи слугують як для зазначення намірів щодо зміни грошових коштів, так і для зазначення фактичного виконання операції. Реєстрація намірів виконується датою документа під час встановлення прапорця "Відобразити в оперативному обліку", а акцептування документа здійснюється під час встановлення прапорця "Оплачено" та зазначення дати акцепту.

Прапорець "Оплачено" у грошових документах

Завдяки цьому відображенню, операції з грошовими коштами можна виконувати двома способами:

• Фіксувати існування часового проміжку між оформленням первинних документів і фактичним рухом коштів - при цьому дати наміру (документа) та акцепту відрізняються;

• Обидві події відображати одночасно - дати документа та акцепту збігаються.

За будь-якого способу відображення господарська операція має виконуватися одним платіжним документом. Поетапне виконання зводиться до того, що користувач двічі працює з тим самим документом. Наприклад, інформація про вхідний платіж може бути попередньо отримана від контрагента та зареєстрована в базі, у вигляді платіжного документа (отримано платіжне доручення факсом), а пізніше документ оплати акцептовано (наступного дня фактично отримано гроші). При цьому дата документа та дата акцепту відрізняються.

Інший приклад: менеджер із закупівель сформував платіжне доручення на оплату постачальнику, цього ж дня платіжку було здано до банку, і гроші було відправлено постачальнику. Дата документа та дати акцепту в цьому випадку збігаються.

Загалом, послідовність встановлення прапорців - "Відобразити в оперативному обліку» та "Оплачено" може бути будь-якою. Наприклад, бухгалтер розносить отримані платежі та реєструє їх у вигляді документів в інформаційній базі. При цьому він може не знати - на які угоди або до якого договору віднести платіж, що надійшов від покупця, тому прапорець "Відобразити в оперативному обліку" не встановлюється. Але оскільки рух грошей фактично відбувся, то прапорець "Оплачено" встановлюється. Згодом менеджер із продажу в сформованому платіжному документі визначає - за що надійшли гроші, та проводить документ із прапорцем "Відобразити в оперативному обліку".

Під час перерахування грошових коштів послідовність дій, найімовірніше, буде іншою. Виходячи з умов поставок, менеджер формує платіжне доручення на потрібне число. При цьому він точно зазначає - яка угода та в рамках якого договору має бути оплачена, тому в документі встановлюється прапорець "Відобразити в опер. обліку". Під час фактичного перерахування грошових коштів бухгалтер, який обробляє банківську виписку, встановлює прапорець "Оплачено" з потрібною датою у грошовому документі.

Третім принципом підсистеми є наявність правил контролю залишку грошових коштів і вплив неакцептованих грошових документів оперативного шару на розрахунок вільного залишку грошових коштів.

Важливо! Під час проведення платіжних документів з увімкненим прапорцем "Оплачено" ніколи не контролюється залишок грошових коштів. Це пов'язано з тим, що платіжні документи зазвичай проводять уже після "фізичного" руху грошових коштів, тобто факт уже відбувся: касир уже дістав гроші з каси та перерахував їх, банк уже списав грошові кошти з рахунку. Тому контроль залишків у цьому випадку недоцільний і не передбачений як штатна можливість типової конфігурації.

З іншого боку, якщо прапорець "Оплачено" вимкнено (тобто в документі увімкнено лише прапорець "Опер. облік"), документи підсистеми під час проведення починають звертати увагу на режим проведення. Зокрема, під час оперативного проведення залишок грошових коштів у зазначеному місці зберігання контролюється і, залежно від прав користувача, операція або записується, або не записується. При цьому враховується значення параметра налаштування прав користувача "Дозволити перевищення вільного залишку грошових коштів".

Вільний залишок грошових коштів визначається як фактичний залишок грошових коштів на конкретному банківському рахунку (у касі), збільшений на суму очікуваних надходжень за неакцептованими документами та зменшений на суму зарезервованих грошових коштів "під документ" і "під заявку". Резерв "під документ" - це неакцептовані облікові платіжні документи, а резерв "під заявку" - це оформлені документи виду "Заявка на витрачання грошових коштів" з увімкненим прапорцем "Резервування". Останній документ належить до документів "планового" шару і не використовується для відображення фактичного руху грошових коштів. "Планові" документи розглядаються в межах окремого розділу "Оперативне планування рухів грошових коштів".

Тобто, коли під час проведення чергового грошового документа перевіряється можливість виконання операції, то вважається, що всі неакцептовані надходження надійдуть, а всі неакцептовані перерахування - будуть списані з рахунків. Тому формування грошових документів оперативного шару має бути обґрунтованим і мати дуже високий ступінь імовірності виконання платежу. Якщо ж платіж з якихось причин не відбудеться, то документ слід видалити, щоб він не впливав на подальші операції з грошовими коштами. Інакше контроль залишків грошових коштів працюватиме некоректно.

Четвертим принципом підсистеми можна назвати її вплив на взаєморозрахунки з контрагентами.

Оскільки гроші нерозривно пов'язані з обліком взаєморозрахунків, двоступеневе оформлення господарської операції з грошовими коштами призводить до того, що відображення зміни взаєморозрахунків з контрагентами також відбувається у два етапи:

•ў якщо встановлено лише прапорець "Оперативний облік", тобто платіжний документ є неакцептованим, за ним не відбувається фактичної зміни взаєморозрахунків. Відображається лише намір зміни розрахунків у вигляді рухів за регістром "Розрахунки з контрагентами" датою документа;

•ў за подальшого увімкнення прапорця "Оплачено", датою оплати відображаються фактичні взаєморозрахунки з контрагентами. Тобто формуються рухи за регістром "Взаєморозрахунки з контрагентами" датою оплати.

Якщо в документі увімкнено лише прапорець "Оплачено", тобто операція не відображена в оперативному обліку, тоді операція взагалі не впливає ні на розрахунки, ні на взаєморозрахунки з контрагентом. При цьому змінюється лише залишок грошових коштів датою оплати.

Важливо! Лише увімкнення двох прапорців у документі призводить до зміни фактичних взаєморозрахунків з контрагентом і до коректного відображення господарської операції загалом.

П'ятим принципом обліку грошових коштів є те, що для розділення акцептованих і неакцептованих платіжних документів застосовується спеціальна система сховищ інформації - окремих регістрів накопичення.

Для обліку стану грошових коштів підприємством використовується низка аналогічних за структурою, але різних за призначенням, залишкових регістрів накопичення.

"Грошові кошти" (залишковий регістр накопичення). У регістрі накопичується інформація про фактичні рухи грошових коштів на підприємстві. Записи в регістрі формуються документами підсистеми "Облік грошових коштів" з увімкненим прапорцем "Оплачено".

"Грошові кошти до списання" (залишковий регістр накопичення). У регістрі накопичується інформація про неакцептований намір списання грошових коштів. Тобто записи формуються під час оформлення первинних документів на списання грошових коштів, у разі якщо саме списання ще не відбулося (не встановлено прапорець "Оплачено"). Усі рухи за регістром реєструються в розрізі первинних документів, за якими ще не відбулося фактичне списання грошових коштів.

"Грошові кошти до отримання" (залишковий регістр накопичення). У регістрі накопичується інформація про неакцептований намір надходження грошових коштів. Тобто записи формуються на підставі зареєстрованих у базі первинних документів на надходження грошових коштів, фактичне надходження за якими ще не відбулося. Наприклад, платіжка, отримана від контрагента факсом і ще не підтверджена банком. Усі рухи за регістром фіксуються в розрізі первинних документів, за якими ще не відбулося фактичне оприбуткування грошових коштів.

"Рухи грошових коштів" (оборотний регістр накопичення). У регістрі накопичується докладна інформація про всі рухи грошових коштів - і готівкових, і безготівкових у розрізі статей «рухи грошових коштів». Накопичена інформація використовується для формування спеціального звіту "Рухи грошових коштів", а також для звіту "Рапорт керівнику".