Джерела даних для розрахунків бюджетування

Вибір джерела

Вибір показників джерела

Відбори

Зв'язок із вимірами бюджетування

Перевірка налаштування джерела

Довідник "Джерела даних для розрахунків бюджетування" призначений для зберігання правил відбору даних конфігурації, що використовуються для трансляції до підсистеми "Бюджетування". Для трансляції можуть використовуватися фактичні та планові дані будь-якої з підсистем конфігурації "Управління виробничим підприємством", включно із самою підсистемою "Бюджетування". Використання джерел даних дає змогу автоматизувати процеси фінансового планування та аналізу виконання бюджету.

Вибір джерела

Джерелами даних можуть бути:

• розділи управлінського обліку — регістри накопичення;
• довідкова інформація — регістри відомостей;
• залишки й обороти за планами рахунків — регістри бухгалтерії.

Слід зазначити, що поняття "розділи управлінського обліку" включає всі регістри накопичення конфігурації, зокрема регістри, призначені для бухгалтерського, податкового та міжнародного обліку. Відбір даних регламентованого та міжнародного обліку з "розділів управлінського обліку" означає, що ці дані будуть відібрані з регістру накопичення, а не з регістру бухгалтерії, що містить залишки й обороти за відповідним планом рахунків. Усю інформацію, яку планується використовувати в підсистемі "Бюджетування", рекомендується отримувати з регістрів накопичення. Це забезпечує швидший відбір інформації, отримання детальнішої аналітики.

Вибрати як джерело даних регістр накопичення загалом не можна, слід визначити, які дані регістру використовуватимуться: рухи або залишки (обороти). Вибір залишків і (або) оборотів означає, що використовуватимуться лише дані регістру; вибір рухів означає, що можна буде також використовувати реквізити документів-реєстраторів, які сформували рухи за регістром. Проте відбір залишків і оборотів має суттєві переваги: здійснюється швидше, ніж відбір рухів регістру; дає змогу використовувати під час бюджетування одночасно залишки й обороти регістру, тоді як при виборі рухів можна використовувати лише обороти, причому для залишкових регістрів — лише надходження або лише витрату. Тому рекомендується вибирати як джерело даних рухи регістру лише в нестандартних ситуаціях, коли неможливо налаштувати джерело даних, користуючись лише даними регістру.

ПРИКЛАД: Обороти за статтями "Виручка від оптових продажів" і "Виручка від роздрібних продажів" бюджету доходів і витрат плануються у валюті управлінського обліку виходячи з плану продажів підприємства з деталізацією за номенклатурними групами. При цьому розділення за видами виручки здійснюється за підрозділами підприємства. Як джерело даних використовується регістр накопичення "Плани продажів", з нього потрібно отримати такі дані: сценарій; номенклатура (номенклатурна група); підрозділ; сума у валюті управлінського обліку. Усі ці дані містяться безпосередньо в регістрі, будучи його вимірами та ресурсами. Це означає, що потрібно використовувати джерело даних "Плани продажів: обороти".

ПРИКЛАД: Обороти за статтею "Витрати на переробку" бюджету доходів і витрат плануються виходячи з фактичних витрат попереднього періоду в розрізі виробничих підрозділів і переробників. Як джерело даних використовується регістр накопичення "Незавершене виробництво", з нього потрібно отримати такі дані: стаття витрат; підрозділ; контрагент; сума витрат. У регістрі не містяться дані про контрагента (переробника), проте ці дані можуть бути отримані з документів-реєстраторів "Отримання послуг з переробки", які сформували прибуткові рухи за регістром. Це означає, що потрібно використовувати джерело даних "Рухи незавершеного виробництва: надходження".

Так само неможливо вибрати як джерело даних журнал проводок (регістр бухгалтерії) загалом, слід вибрати дані регістру. Можливі варіанти:

• залишки, обороти, залишки й обороти — дають змогу використовувати проводки за бухгалтерськими рахунками та субконто;
• обороти з кореспонденцією — дають змогу, крім того, використовувати обороти між бухгалтерськими рахунками та субконто;
• рухи із субконто — дають змогу, крім того, використовувати дані документів-реєстраторів, які сформували проводки.

Таким чином, останній варіант дає змогу використовувати максимальний обсяг інформації, пов'язаної з регістром бухгалтерії. Проте, як і при виборі регістру накопичення як джерела даних, відбір рухів здійснюється значно повільніше, ніж відбір залишків і оборотів, зокрема й оборотів із кореспонденцією. Тому вибирати рухи як джерело рекомендується лише в разі, коли потрібні дані не можуть бути отримані безпосередньо з регістру бухгалтерії.

ПРИКЛАД: Початкові залишки за рахунком плану рахунків бюджетування "Заборгованість покупців і замовників поточна" вводяться виходячи із залишків на субрахунках рахунку 36 бухгалтерського плану рахунків. Як джерело даних використовується регістр бухгалтерії «Журнал проводок бухгалтерського обліку», з нього потрібно отримати такі дані: бухгалтерський рахунок; контрагент; валюта договору; сума взаєморозрахунків у валюті договору. Уся ця інформація міститься в бухгалтерських проводках за субрахунками рахунку 36 (контрагент — 1-ше субконто рахунку 36). Це означає, що можна використовувати джерело даних "Журнал проводок (бухгалтерський облік): залишки". Проте щоб мати можливість використовувати це саме джерело даних для планування оборотів взаєморозрахунків із покупцями та замовниками, можна вибрати джерело "Журнал проводок (бухгалтерський облік): залишки й обороти".

ПРИКЛАД: Обороти за статтею "Матеріали власні" бюджету доходів і витрат плануються виходячи з витрат попереднього місяця окремо за виробничими підрозділами та номенклатурними групами за даними міжнародного обліку. Вартість витрат може бути отримана як сума оборотів між рахунками 20321 (20322) і 2031. Як джерело даних використовується регістр бухгалтерії "Міжнародний облік", з нього потрібно отримати такі дані: рахунок за дебетом; рахунок за кредитом; підрозділ; номенклатурна група; сума оборотів у валюті міжнародного обліку. Така інформація не може бути отримана з оборотів одного з рахунків, але може бути отримана з кореспонденції рахунків (підрозділ і номенклатурна група — субконто рахунку 2032). Потрібно використовувати джерело "Міжнародний облік: обороти з кореспонденцією".

ПРИКЛАД: У фінансовому аналізі діяльності підприємства використовується стаття витрат "Нараховані відсотки за кредитами". Відсотки обліковуються в розрізі проєктів, для фінансування яких було отримано кредити. Сума кредитів може бути отримана як сума оборотів між рахунками 951 і 684. Як джерело даних використовується регістр бухгалтерії «Журнал проводок бухгалтерського обліку», з нього потрібно отримати такі дані: бухгалтерський рахунок за дебетом; бухгалтерський рахунок за кредитом; проєкт; сума оборотів у національній валюті. Проєкт не є субконто рахунків 951 і 684, проте є реквізитом документа "Надходження товарів і послуг", яким відображається нарахування відсотків за кредитами. Це означає, що необхідно використовувати джерело даних "Журнал проводок (бухгалтерський облік): рухи із субконто".

Вибір показників джерела

Можливі показники джерела — сумові та кількісні показники, які використовуватимуться при розрахунках, визначаються автоматично при виборі джерела. Показниками джерела є ресурси для регістрів накопичення та відомостей і підсумки для рахунків. Із запропонованих показників користувач може вибрати й позначити ті, які будуть потрібні при розрахунках.

Слід зазначити, що показники, що використовуються при розрахунку, визначаються пізніше й окремо для кожного конкретного розрахунку. Це означає, що під час налаштування джерела даних можна вибирати не лише ті показники, які потрібні для того розрахунку, для якого налаштовується джерело, а й інші показники, які імовірно можуть знадобитися для інших розрахунків.

ПРИКЛАД: Налаштовується джерело даних "Плани продажів: обороти" для планування оборотів за статтями "Виручка від оптових продажів" і "Виручка від роздрібних продажів" бюджету доходів і витрат із деталізацією за номенклатурними групами. Можливі показники джерела — "Кількість: оборот", "Вартість: оборот" і "ПДВ: оборот". Для планування виручки достатньо показника "Вартість: оборот". Проте можна припустити, що планування сум ПДВ до сплати також здійснюватиметься виходячи з цього джерела. Тому доцільно вибрати також показник "ПДВ: оборот". Показник "Кількість: оборот" вибирати недоцільно, оскільки планування продажів у кількісному вираженні на підприємстві не ведеться й не передбачається.

Відбори

Відбори, які можна накласти на джерело даних, поділяються на відбори за часовою межею та відбори за даними. Відбори за даними виконуються так само, як у звітах конфігурації та в "Помічнику планування", і дають змогу накласти фільтр на дані джерела за фіксованими значеннями.

ПРИКЛАД: Продовжується налаштування джерела даних "Плани продажів: обороти". Потрібно розділити продажі на оптові та роздрібні. Для цього в довіднику підрозділів формуються групи "Оптова торгівля" та "Роздрібна торгівля". Формуються два джерела даних "Плани продажів: обороти" з різними найменуваннями, які відрізняються лише відбором: на одне з джерел накладається відбір "Підрозділ В ієрархії Оптова торгівля", на інше — відбір "Підрозділ В ієрархії Роздрібна торгівля". Таким чином, незважаючи на те, що значення для відбору задані жорстко, при зміні організаційної структури підприємства переналаштування джерела не знадобиться.

ПРИКЛАД: Налаштовується джерело "Міжнародний облік: обороти з кореспонденцією" для кореспонденції рахунків 2032 і 2031. Джерело налаштовується для планування витрат за статтею "Матеріали власні". На джерело накладаються відбори за значеннями рахунків дебету та кредиту. За дебетом може бути зазначено рахунок 20321 або 20322, тому у відборі зазначається тип порівняння "У списку". За кредитом може бути зазначено рахунок, що є групою, тому у відборі зазначається тип порівняння "В ієрархії".

Відбори за часовою межею відрізняються тим, що для межі можуть бути зазначені не абсолютні, а відносні значення: не фіксовані дати, а зміщення відносно періоду планування (періоду трансляції фактичних даних). Це дає змогу використовувати джерело даних без змін протягом кількох періодів; при одночасному плануванні на кілька циклів.

Межа відбору даних задається:

• періодом дат для оборотів і рухів регістрів накопичення та регістрів бухгалтерії;
• однією датою для залишків регістрів накопичення та регістрів бухгалтерії; періодичних регістрів відомостей;
• не задається для неперіодичних регістрів відомостей.

Будь-яка дата, що входить до межі відбору (дати початку та кінця відбору даних для оборотів, дата значення для залишків), визначається за одними й тими самими принципами: задається початкова межа та зміщення від неї. Початкова межа може бути задана як фіксована дата, як початок або кінець періоду, причому під періодом розуміється період планування або трансляції фактичних даних до підсистеми бюджетування. Зміщення задається як кількість періодів заданої періодичності, від дня до року.

ПРИКЛАД: Обороти за статтею "Витрати на переробку" бюджету доходів і витрат плануються виходячи з фактичних витрат попереднього періоду. Зміщення періоду відбору використовуваних даних відносно періоду планування становить -1 місяць, це стосується і початку, і кінця періоду відбору. Тому в джерелі даних дата початку відбору визначається зміщенням -1 місяць від початку періоду планування, аналогічно дата кінця відбору визначається зміщенням -1 місяць від кінця періоду планування.

ПРИКЛАД: Закупівлі товарів протягом року плануються виходячи з цін, зафіксованих у договорах із постачальниками на початку року. Для розрахунку цін закупівлі використовується джерело даних "Умови постачань за договорами контрагентів за номенклатурою". Дата відбору задається як фіксована дата початку року. Джерело потрібно буде коригувати один раз на рік.

Зв'язок із вимірами бюджетування

Джерела даних використовуються при автоматизованому фінансовому плануванні та при трансляції фактичних даних до підсистеми бюджетування. У будь-якому з цих випадків недостатньо розрахувати суму та кількість обороту за статтею бюджету, потрібно правильно зазначити для обороту аналітики бюджетування. Для автоматизованого визначення аналітик бюджетування при розрахунку потрібно налаштувати зв'язок реквізитів джерела з вимірами бюджетування: для виміру бюджетування зазначається відповідний йому вимір регістру, субконто рахунку, реквізит документа-реєстратора або інший реквізит, пов'язаний із джерелом даних.

Зв'язок може бути налаштований не для всіх вимірів бюджетування (ЦФВ, проєкт, номенклатура, контрагент, сценарій, валюта), а лише для тих вимірів, значення яких мають бути розраховані автоматично. Наприклад, якщо з джерела бюджетування можуть бути отримані дані лише у валюті управлінського обліку, то налаштовувати зв'язок із виміром бюджетування "валюта" немає необхідності; якщо за допомогою джерела даних передбачається отримувати обороти за статтею бюджету, для якої не ведеться облік за номенклатурою, зв'язок із виміром бюджетування "номенклатура" налаштовувати не потрібно.

ПРИКЛАД: Продовжується налаштування джерела даних "Витрати на переробку". Джерело призначене для планування витрат окремо для кожного виробничого підрозділу та кожного переробника. Для джерела даних потрібно налаштувати зв'язок із вимірами "ЦФВ" і "контрагент". ЦФВ (виробничий підрозділ) зазначено безпосередньо в джерелі даних — регістрі накопичення "Незавершене виробництво". Контрагент (переробник) не зазначений у регістрі накопичення та може бути отриманий як реквізит документа, що сформував оборот за регістром.

ПРИКЛАД: Продовжується налаштування джерел даних "Плани продажів: обороти". Джерела призначені для планування виручки від оптових і роздрібних продажів у розрізі номенклатурних груп і підрозділів продажу. Для джерела даних потрібно налаштувати зв'язок із вимірами "номенклатура" і "ЦФВ". Підрозділ (ЦФВ) зазначено безпосередньо в джерелі даних — регістрі накопичення "Плани продажів". Планування виручки ведеться в розрізі номенклатурних груп. Це означає, що для планування використовується сценарій із деталізацією до номенклатурної групи, за такої деталізації номенклатурна група записується в аналітику (вимір) бюджетування "номенклатура". Який реквізит джерела даних визначає номенклатурну групу, залежить від деталізації сценарію, у межах якого ведеться матеріальне планування. Якщо для матеріального планування також використовується сценарій, деталізований до номенклатурної групи, то вимір регістру "Номенклатура" містить номенклатурну групу, отже, саме з цим виміром регістру має бути встановлений зв'язок. Якщо ж ведеться матеріальне планування з точністю до номенклатури, то вимір регістру "Номенклатура" містить конкретну номенклатуру. У такому разі номенклатурна група з регістру накопичення може бути отримана як реквізит виміру регістру "Номенклатура".

ПРИКЛАД: До підсистеми бюджетування транслюються фактичні дані за статтею "Нараховані відсотки за кредитами" в розрізі проєктів, для фінансування яких було отримано кредити. Джерело даних містить обороти між бухгалтерськими рахунками 951 і 684. Для джерела даних потрібно налаштувати зв'язок із вимірами бюджетування "контрагент" і "проєкт". Контрагент (кредитор) зазначається в першому субконто рахунку 684, тобто в СубконтоКт1. Проєкт не зазначений у бухгалтерській проводці та може бути отриманий як реквізит документа, що сформував бухгалтерську проводку.

Перевірка налаштування джерела

Після завершення налаштування джерела можна визначити, які дані можна отримати з нього, за допомогою кнопки "Перевірити". При натисканні кнопки формується звіт, що містить значення показників джерела для всіх поєднань реквізитів, для яких задано зв'язок із вимірами бюджетування, з урахуванням заданих відборів. Період відбору розраховується відповідно до зазначеної в джерелі межі відбору, причому початкова межа визначається поточним періодом. Наприклад, якщо для джерела даних не зазначено зсув, то буде відібрано дані поточного місяця; якщо зазначено зсув -1 місяць, буде відібрано дані минулого місяця.