Управління товарними замовленнями

Концепція підсистеми

Загальні принципи

Вплив параметрів договору

Відокремлений облік товарів за замовленнями покупців.

Концепція підсистеми

Підсистема "Управління товарними замовленнями" крім засобів реєстрації та обробки замовлень покупців і замовлень підрядників містить також розвинені засоби аналізу стану замовлень та їхніх зв'язків між собою. Основне призначення підсистеми - надавати підтримку менеджерам підприємства, коли вони ухвалюють управлінські рішення під час співпраці з клієнтами, і допомагати виявляти вузькі місця під час продажу продукції на складах підприємства.

Підсистема "Управління товарними замовленнями" може використовуватися для:

• планування та прогнозування закупівель і продажів; - підтримки ефективної стратегії обслуговування клієнтів;

• забезпечення дотримання строків постачання замовлених товарів- ефективного задоволення запитів клієнтів;

• оптимізації складських залишків;

• резервування товару на поточний момент залишку на складі під замовлення покупця;

• резервування товару під замовлення покупця за рахунок майбутніх постачань;

• аналізу взаємовідносин менеджерів із клієнтами.

Загальні принципи

Важливим принципом підсистеми "Управління товарними замовленнями" в типовій конфігурації є її опціональність (необов'язковість). Тобто, оформлюючи взаємовідносини з клієнтами, користувач сам ухвалює рішення - чи будуть у межах конкретного договору використовуватися замовлення чи ні. Причому, якщо не потрібне ведення аналітичного обліку взаєморозрахунків у розрізі замовлень, документообіг і звітність підсистеми все одно можуть використовуватися.

Іншим важливим принципом підсистеми є повна дзеркальність її гілок: документообіг, механізми та принципи використання замовлень покупців і постачальникам цілком симетричні й відрізняються, фактично, лише напрямом.

У типовій конфігурації передбачено підтримку таких товарних замовлень:

- Зовнішні:

• замовлення зовнішнього контрагента на придбання будь-яких товарів, реєструється документом "Замовлення покупця";

• замовлення підприємства зовнішньому субконтрагенту на постачання продукції, реєструється документом "Замовлення постачальнику";

- Внутрішні - це оформлення потреби в товарах у сховищах і в підрозділах підприємства. Для фіксації внутрішніх потреб у товарах призначений документ "Внутрішнє замовлення". Розрізняються замовлення:

• зі складу;

• від підрозділу.

На схемі представлено документообіг підсистеми в частині зовнішніх замовлень. Такі документи, як "Коригування замовлення покупця", "Коригування замовлення постачальнику" призначені для коригування введених раніше зовнішніх замовлень. Виконання замовлення відображається обліковими товарними документами "Надходження товарів і послуг" та "Реалізація товарів і послуг". На випадок, якщо зовнішнє замовлення здійснено не до кінця, і планів у майбутньому щодо його виконання немає –“ його можна закрити вручну. Щоб закрити, використовуються документи "Закриття замовлень покупців", "Закриття замовлень постачальникам". Цими ж документами закриваються замовлення при скасуванні або розірванні угоди.

На схемі представлено документообіг підсистеми в частині внутрішніх замовлень. Виконання внутрішніх замовлень відображається залежно від виду внутрішнього замовлення. Використання внутрішніх замовлень може бути вимкнено через зняття прапорця "Використовувати внутрішні замовлення" в "Налаштуванні параметрів обліку". У такому разі введення цього документа неможливе.

Вплив параметрів договору

На облік зовнішніх товарних замовлень великий вплив має договір контрагента, в межах якого укладено замовлення. Хоча сам договір не є частиною цієї підсистеми, деякі параметри договору мають значення лише під час використання функціоналу підсистеми "Управління товарними замовленнями".

Здебільшого, довідник "Договори контрагентів" та його реквізити описані в розділі, присвяченому управлінню взаєморозрахунками з контрагентами. Розглянемо ті реквізити, які потрібні в межах підсистеми "Управління товарними замовленнями".

Вид договору є обов'язковим для заповнення реквізитом. Для можливості реєстрації в межах договору замовлень:

• покупців повинен мати значення "З покупцем", "З комісіонером" або "Бартерний";

• постачальникам повинен мати значення "З постачальником", "З комітентом" або "Бартерний".

Взаєморозрахунки ведуться для можливості реєстрації в межах договору зовнішніх товарних замовлень, значення цього реквізиту має бути одним із двох можливих значень:

• "За договором у цілому" - коли в договорі з контрагентом визначено вид взаєморозрахунків "За договором у цілому", то згідно з умовами цього договору для оформлення окремих господарських операцій користувач може реєструвати замовлення та відстежувати їх виконання, але це не є обов'язковим. Тобто, якісь відвантаження можна відображати без оформлення замовлень, а якісь - за замовленнями;

• "За замовленнями" - якщо ж у договорі вид взаєморозрахунків = "За замовленнями", тоді потрібно, щоб будь-яка нова угода починалася з реєстрації в системі замовлення, і посилання на замовлення в усіх документах відвантаження та оплати стає обов'язковим.

Відокремлений облік товарів за замовленнями покупців.

Увімкнення цього прапорця означає, що за замовленнями покупця, за поточним договором ведеться окремий облік вартості продукції за критеріями в межах замовлень. Цей механізм надає можливість визначення прибутковості угоди в межах кожного конкретного замовлення. Детальний вплив цього параметра розглядається в межах теми резервування під замовлення в поточному розділі. Значення прапорця "за замовчуванням" встановлюється в налаштуваннях користувача.

У момент проведення реалізації замовлення в "оперативному" режимі контролюється наявність передоплати за цим замовленням. Причому, необхідна сума передоплати розраховується як відсоток не від початкової суми документа, а з урахуванням усіх коригувань станом на момент проведення. Наявністю передоплати вважається наявність проведених документів, як із реальною фактичною оплатою (документи "Платіжне доручення вхідне", "Прибутковий касовий ордер" тощо), так і запланованих платежів (документ "Заплановане надходження грошових коштів"). Значення прапорця "за замовчуванням" встановлюється в налаштуванні користувача.

Резерв без оплати тримати до певного часу. Тут установлюється кількість днів, протягомяких неоплачений резерв за замовленням не вважається простроченим. Якщо параметр не використовується - резерв тримається необмежений час. Контроль виконується під час закриття замовлень, на список замовлень, що закриваються, формується за простроченими резервами.