Управління запасами за точкою замовлення

Метод управління запасами за точкою замовлення застосовується для підтримання оптимального рівня запасів, використовується під час планування закупівель і формування замовлень постачальникам.

Метод рекомендується використовувати для номенклатури зі стабільним попитом, яка завжди має бути в наявності в кількості, необхідній для безперебійної роботи. Використання методу для дорогих товарів з одиничними продажами або за нестабільного попиту неефективне.

Метод заснований на розрахунку значення точки замовлення - мінімального рівня складського запасу, необхідного для безперебійної роботи.

Для визначення значення точки замовлення призначений документ "Установлення значень точки замовлення".

Цей документ призначений також для розрахунку страхового запасу - мінімального запасу, призначеного для забезпечення безперервного процесу виробництва та/або продажів у разі непередбачених обставин (наприклад, у зв'язку з перевиконанням плану продажів або у випадках можливих затримок товарів у дорозі під час доставки від постачальників). Розрахунок цього показника не є обов'язковим і виконується на розсуд користувача.

Розрахунок значення точки замовлення та страхового запасу виконується за даними управлінського обліку.

Дата документа — це дата, починаючи з якої дані, установлені в документі, використовуються під час розрахунку значення точки замовлення та страхового запасу. Якщо потрібно встановити нові значення точки замовлення та страхового запасу, слід створити новий документ "Установлення значень точки замовлення". При цьому датою документа може бути встановлена не лише поточна дата, а й пізніша, з якої потрібно виконувати розрахунок нових значень точки замовлення.

У полі "Підрозділ" за потреби зазначається підрозділ, для номенклатури якого встановлюється значення точки замовлення. Ця інформація є довідковою.

Різні значення точки замовлення та страхового запасу для однієї й тієї самої номенклатури на одну дату можна встановити для різних складів та/або характеристик номенклатури. Для цього слід зазначити необхідні значення в колонках "Склад" і "Характеристика номенклатури". При цьому не можна встановити для однієї позиції номенклатури на одну дату різні значення точки замовлення та страхового запасу для різних підрозділів, якщо буде зазначено один і той самий склад або однакову характеристику.

Інші реквізити документа розглянемо далі під час опису порядку розрахунку значення точки замовлення та страхового запасу.

Значення точки замовлення та страхового запасу визначається одним із трьох способів, який зазначається в колонці "Спосіб визначення" для кожної номенклатурної позиції:

1. Фіксований

Значення точки замовлення та величина страхового запасу встановлюються користувачем вручну у відповідних колонках "Значення точки замовлення" і "Страховий запас". Обов'язковою для заповнення є лише колонка "Значення точки замовлення".

2. Середній розмір партії

Розрахунок значення точки замовлення та величини страхового запасу виконується за даними регістру накопичення "Закупівлі", тому цей спосіб рекомендується використовувати для номенклатури, призначеної для використання у виробництві.

Обов'язковими для заповнення є колонки "% значення точки замовлення", "Дата поч." і "Дата кін.". У колонках "Дата поч." і "Дата кін." установлюється початкова та кінцева дата періоду, за який розраховуватиметься середній розмір партії закупівель. У колонці "% значення точки замовлення" установлюється, скільки відсотків становить значення точки замовлення від середнього розміру партії. Щоб розрахувати величину страхового запасу, слід заповнити колонку "% страхового запасу".

Середній розмір партії за встановлений період часу розраховується так:

(кількість купленого товару за період – повернення постачальникам) / кількість партій за період

При цьому кількість партій за період дорівнює кількості документів, що відображають надходження товарів.

Значення точки замовлення дорівнює:

середній розмір партії х відсоток значення точки замовлення

Величина страхового запасу розраховується аналогічно:

середній розмір партії х відсоток страхового запасу

3. Оптимальний розмір замовлення

Розрахунок значення точки замовлення та величини страхового запасу виконується за даними регістру накопичення "Продажі", тому цей спосіб слід використовувати для номенклатури, призначеної для реалізації. Спосіб рекомендується використовувати для товарів, що часто купуються та продаються, оскільки він заснований на розрахунку середнього денного продажу за встановлений період.

Обов'язковими для заповнення є колонки "Дата поч." і "Дата кін.", у яких установлюється початкова та кінцева дата періоду, за який розраховуватиметься показник середнього денного продажу.

Показник середнього денного продажу дорівнює:

(кількість проданого товару за період – повернення від покупців) / кількість днів у періоді

Значення точки замовлення дорівнює:

середній денний продаж х строк виконання замовлення основним постачальником, у днях

Страховий запас дорівнює:

(максимальний продаж за період – середній денний продаж) х строк виконання замовлення основним постачальником, у днях

Строк виконання замовлення визначається з довідника "Контрагенти". Якщо для елемента номенклатури не встановлений основний постачальник або для постачальника не встановлений строк виконання замовлення, то вважається, що строк виконання замовлення дорівнює одному дню.

Значення "Не контролювати " у колонці "Спосіб визначення" використовується для скасування контролю значення точки замовлення, установленого раніше для будь-якої номенклатури. Ця номенклатура більше не виводитиметься у звіті "Аналіз точки замовлення".

Після заповнення та проведення документа "Установлення значень точки замовлення" (або кількох документів) можна сформувати звіт "Аналіз точки замовлення". Звіт призначений для аналізу та планування закупівель на дату формування звіту (зазначається в полі "На дату"). Якщо дату не зазначено, то датою формування звіту вважається поточна дата.

У звіті наведено такі показники:

• Значення точки замовлення - розраховане або фіксоване значення точки замовлення згідно з даними, установленими в документі "Установлення значень точки замовлення" (див. вище)
• Мінімальний страховий запас - розрахована або фіксована величина страхового запасу згідно з даними, установленими в документі "Установлення значень точки замовлення" (див. вище)
• Залишок - кількість товару на складі на дату формування звіту
• Прострочене надходження - кількість товару в замовленнях постачальникам, у яких дата передбачуваного надходження раніше дати формування звіту
• Очікуване надходження - кількість товару в замовленнях постачальникам, у яких дата передбачуваного надходження дорівнює або пізніше дати формування звіту, а також у замовленнях, у яких не зазначено дату надходження
• Рекомендований обсяг закупівлі - (колонка "Рекомендована кільк.");
• очікуване надходження (колонка "Замовлена кільк.");
• кількість товарів, яку потрібно замовити (колонка "Замовити кільк."). Розраховується як різниця між рекомендованою та замовленою кількістю, і її можна скоригувати вручну.

Після натискання кнопки "Виконати" для кожного постачальника та кожного складу формується документ "Замовлення постачальнику". Якщо основний постачальник або склад для номенклатури не встановлено, дані щодо постачальника та складу, на який планується оформляти надходження, необхідно заповнити вручну. Документи можна переглядати та редагувати на вкладці "Замовлення постачальникам". Крім того, з ними можна виконувати операції, доступні в командній панелі табличного поля, попередньо позначивши необхідні документи прапорцем ліворуч у колонці "Документ".