Від'ємний залишок і документи заднім числом — доступно «на пальцях»
Технічно, в будь-якому обліку операція «заднім числом» робить недійсними всі залежні від неї операції. Чому буває від'ємний залишок?. Як відображається помилка у звітах?. Коли й навіщо виправляти помилки?. Як уникнути від'ємних залишків?
Як відображається помилка у звітах?
Коли й навіщо виправляти помилки?
Як уникнути від'ємних залишків?
Чому буває від'ємний залишок?
Технічно, в будь-якому обліку операція «заднім числом» робить недійсними всі залежні від неї операції.
Розглянемо типовий приклад:
Початковий залишок товару на 10/06 — 0 шт.
10/06 — купівля товару А, 10 шт.: розрахунок — залишок = 0+10 = 10
12/06 — продаж товару А, 5 шт.: розрахунок — залишок = 10-5 = 5
15/06 — продаж товару А, 5 шт.: розрахунок — залишок = 5-5 = 0
Тепер 16/06 ми беремо документ за 10/06 і виправляємо кількість на 9 шт. Документи за 12 і 15 стають недійсними, але прийнятими до розрахунку. У підсумку ми бачимо картину на складі:
10/06 — купівля товару А, 9 шт.: розрахунок — залишок = 0+9 = 9
12/06 — продаж товару А, 5 шт.: розрахунок — залишок = 9-5 = 4
15/06 — продаж товару А, 5 шт.: розрахунок — залишок = 4-5 = -1
Отже, 15/06 ми продали те, чого не було на складі. Для відновлення справедливості необхідно перевірити всі документи після 10/06 на несуперечливість, що в нас виконується щодня вночі (відновлення послідовності).
У результаті вранці 17/06 ми отримуємо документ за 15/06 з помилкою «неможливо продати 5, оскільки є лише 4». Ця помилка потребує виправлення (або не враховано надходження, або неправильно враховано продаж), оскільки поточний залишок на складі за товаром А = -1, чого не буває.
Аналогічно поводяться й інші операції заднім числом. Уявімо, що ми 16/06 вводимо продаж товару А за 11/06 у кількості 2 шт.
Як відображається помилка у звітах?
Усі звіти, зроблені після межі послідовності, неактуальні; усі залишки після межі послідовності також неактуальні. Отже, виправлення помилки від'ємного залишку — це важливо. Крім того, заднім числом можна змінити не кількість, а облікову ціну — для підприємства вельми важливо, щоб залишок вартості відповідав залишку кількості.
Коли й навіщо виправляти помилки?
Відновлення послідовності зупиняється на першій помилці й не може виявити помилки в подальшому періоді, оскільки від операції помилкового документа також залежать інші документи. Крім того, відновлення послідовності є досить ресурсоємним (за обчисленнями) процесом, тому може проводитися в неробочий час.
Як уникнути від'ємних залишків?
Не робити операцій заднім числом.
Вчасно виправляти виявлені помилки.
