Використання внутрішніх замовлень у бізнес-процесах постачання

Загальні схеми бізнес-процесів постачання з використанням внутрішніх замовлень

Формування плану закупівель

Зіставлення плану закупівель і внутрішніх замовлень

Розміщення внутрішніх замовлень у замовленнях постачальникам

Заповнення реквізиту "Замовлення" у документі "Замовлення постачальнику" з використанням підбору

Заповнення реквізиту "Замовлення" у документі "Замовлення постачальнику" за допомогою кнопки "Заповнити та провести"

У цій статті наведено загальні схеми бізнес-процесів постачання з використанням внутрішніх замовлень і розглянуто деякі питання:

• Формування плану закупівель на підставі внутрішніх замовлень;
• Зіставлення плану закупівель і внутрішніх замовлень;
• Розміщення внутрішніх замовлень у замовленнях постачальникам: з використанням кнопки "Заповнити та провести" і підбору під час заповнення табличної частини документа "Замовлення постачальнику".

Загальні схеми бізнес-процесів постачання з використанням внутрішніх замовлень

У цьому розділі на схемах проілюстровано один із варіантів бізнес-процесів із задоволення потреб підприємства в закуповуваних ТМЦ з використанням внутрішніх замовлень:

Формування плану закупівель

Формування плану закупівель для бізнес-процесів постачання не є обов'язковим і може бути доцільним, наприклад, у таких випадках:

• Необхідно зібрати разом усі потреби в ТМЦ, що надійшли від різних підрозділів на черговий період планування закупівельної діяльності;
• Необхідно виконати сумову оцінку обсягу потреб, зокрема для узгодження бюджету закупівель.

План закупівель може бути заповнений автоматично на підставі невиконаних внутрішніх замовлень. Для цього призначений "Помічник планування", який можна викликати з форми документа за кнопкою "Заповнити".

Докладніше див. розділ "Формування плану закупівель на підставі внутрішніх замовлень".

Зіставлення плану закупівель і внутрішніх замовлень

На практиці затвердження плану закупівель може супроводжуватися кількома ітераціями коригувань і узгоджень складу плану між постачальниками, фінансистами та підрозділами-замовниками. При цьому виникає потреба у зіставленні плану закупівель і внутрішніх замовлень.

Для того щоб зіставити позиції, зазначені у внутрішніх замовленнях, і позиції, відображені в плані закупівель, призначено звіт "Аналіз внутрішніх замовлень" і групу його показників "План закупівель".

У звіті передбачено можливість відібрати позиції внутрішніх замовлень, які:

• повністю включені до плану закупівель;
• частково включені до плану закупівель;
• не включені до плану закупівель.

У звіті можна зазначити сценарій, за яким будуть відібрані позиції з плану закупівель:

На підставі відомостей із цього звіту можна, наприклад, ухвалювати рішення про виключення з внутрішніх замовлень позицій, які не увійшли до остаточного плану закупівель.

Розміщення внутрішніх замовлень у замовленнях постачальникам

У цьому розділі розглядаються способи зазначення внутрішніх замовлень (заповнення реквізиту "Замовлення") безпосередньо в документі "Замовлення постачальнику".

Крім вибору внутрішнього замовлення вручну зі списку для кожного рядка табличної частини, можуть використовуватися два інші способи заповнення цього реквізиту, які описані далі в цьому розділі:

• З використанням підбору (у процесі введення рядків у документ);
• За допомогою кнопки "Заповнити та провести" (після введення рядків у документ).

Заповнення реквізиту "Замовлення" у документі "Замовлення постачальнику" з використанням підбору

Вид підбору "За замовленнями (покупця, внутрішнє)" може бути корисним у разі, коли на підприємстві замовлення на закупівлю створюються на підставі внутрішніх замовлень. У цьому режимі можна підбирати позиції як внутрішніх замовлень, так і замовлень покупців. У формі підбору для позиції номенклатури зазначається замовлення та кількість, яку залишилося забезпечити за ним.

Якщо в підборі встановлено ознаку "Запитувати кількість", буде надана можливість зазначити кількість, за замовчуванням її буде заповнено з колонки підбору "Залишилося забезпечити".

Під час вибору позиції в табличній частині документа буде автоматично заповнено колонку "Замовлення".

Заповнення реквізиту "Замовлення" у документі "Замовлення постачальнику" за допомогою кнопки "Заповнити та провести"

Цей сервіс може бути корисним у разі, коли на підприємстві застосовуються замовлення на закупівлю з фіксованим обсягом: довгострокові контракти, графіки постачань тощо. Тобто вже сформовано замовлення постачальнику, і в цих документах необхідно зазначити, для забезпечення яких внутрішніх замовлень надійде та чи інша позиція від постачальника.

Під час натискання на кнопку "Заповнити та провести" пропонується можливість вибору видів замовлень (внутрішнє та/або покупця), якими слід заповнювати колонку "Замовлення".

Колонка "Замовлення" буде заповнена за невиконаною частиною цих замовлень за вирахуванням позицій, які вже зарезервовані на складах або розміщені в інших замовленнях (постачальнику, внутрішніх, на виробництво).

Під час заповнення внутрішні замовлення та/або замовлення покупців будуть підбиратися у порядку зростання дати відвантаження (відповідний реквізит документів).