Закриття року

Наведені в статті приклади відтворювалися в конфігурації «Бухгалтерія для бюджетних установ України» (редакція 1.0). Методика, описана в статті, актуальна для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України» (редакція 1.0).

На кінець року за установою можуть обліковуватися недоотримані кошти із загального фонду бюджету, недосягнуті показники, заплановані за спеціальним фондом, невикористані кошторисні призначення, незакриті договори та непогашені зобов'язання. Для того, щоб у наступному обліковому році ці показники не впливали на облік, необхідно обнулити залишки за відповідними регістрами накопичення та рахунками бухгалтерського обліку. Для виконання регламентних операцій із закриття облікового року призначений документ «Закриття року».

У конфігурації «Бухгалтерія для бюджетних установ України» документ «Закриття року» доступний у меню «Організація», у конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України» — у меню «Установа».

Документ необхідно оформлювати останнім днем року і лише після того, як введено всі документи за рік, що закривається. Під час проведення час документа автоматично встановлюється останньою секундою останнього дня року, який підлягає закриттю. Закриття року виконується окремо за кожною організацією.

Під час відкриття нового документа на вкладці «Додатково» автоматично встановлюються рахунки закриття, що відповідають видам коштів, зазначеним для джерел фінансування (Рис. 1). Залишки, отримані за джерелом фінансування з видом коштів «Кошти загального фонду», будуть віднесені на рахунок 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом», усі інші — на рахунок 432 «Результат виконання кошторису за спеціальним фондом».

Рисунок 1 – вкладка «Додатково» документа «Закриття року»

Перелік операцій, які будуть виконані документом, визначається переліком дій, позначених прапорцем у табличній частині «Виконувані дії». За допомогою кнопки «Увімкнути все» на панелі вкладки «Виконувані дії» можна позначити прапорцями весь список виконуваних операцій (Рис. 2). За допомогою кнопки «Вимкнути все» можна очистити список виконуваних операцій.

Рисунок 2 – вкладка «Виконувані дії» документа «Закриття року»

Під час проведення документа «Закриття року» буде виконано такі рухи за видами операцій:

• «Закрити рахунки доходів» — сформуються бухгалтерські проведення із закриття рахунків доходів (7 клас рахунків) на рахунки фінансових результатів. Вибір рахунку фінансового результату виконується залежно від виду коштів джерела фінансування;
• «Закрити рахунки витрат» — сформуються бухгалтерські проведення із закриття рахунків витрат (8 клас рахунків) на рахунки фінансових результатів. Вибір рахунку фінансового результату виконується залежно від виду коштів джерела фінансування;
• «Закрити кошторис» — сформуються рухи з видом «Витрата» в регістрі накопичення «Відповідність договорів кошторису». У разі якщо кошторисні призначення не повністю використані протягом року, залишки буде обнулено;
• «Закрити незареєстровані договори» — сформуються рухи з видом «Витрата» в регістрі накопичення «Відповідність договорів і зобов'язань». Якщо за підписаними договорами взято зобов'язання лише на частину суми договору, суму незареєстрованого залишку буде закрито;
• «Закрити зобов'язання» — сформуються рухи з видом «Витрата» в регістрі накопичення «Відповідність зобов'язань і фінансових зобов'язань». Якщо на кінець року залишаються зобов'язання, за якими взято фінансові зобов'язання лише на частину від суми зобов'язання, суму залишку за зобов'язанням буде обнулено;
• «Закрити фінансові зобов'язання» — сформуються рухи з видом «Витрата» в регістрі накопичення «Відповідність фінансових зобов'язань і платіжних документів». Якщо на кінець року залишаються фінансові зобов'язання, за якими створено платіжні доручення лише на частину від суми фінансового зобов'язання, суму залишку за таким зобов'язанням буде обнулено;
• «Закрити документи, не включені до реєстрів» — сформуються рухи з видом «Витрата» в регістрі накопичення «Склад реєстрів». Документи «Зобов'язання», «Фінансове зобов'язання», «Платіжне доручення вихідне», які протягом року не були включені до жодного реєстру, будуть виключені з автоматичного заповнення реєстрів у наступному обліковому році;
• «Закриття результатів переоцінки активів» — сформуються бухгалтерські проведення із закриття кінцевого сальдо на рахунку 441 на рахунки фінансових результатів. Вибір рахунку фінансового результату виконується залежно від виду коштів джерела фінансування.

За кожною виконуваною операцією можна створити окремий документ, позначивши вручну потрібну операцію. У цьому разі під час проведення документа будуть зроблені рухи лише за регістром, що відповідає вибраній операції. Наприклад, під час виконання операції із закриття фінансових зобов'язань фіксуються рухи з видом «Витрата» в регістрі накопичення «Відповідність фінансових зобов'язань і платіжних документів» (Рис. 3).

Рисунок 3 – результат проведення документа «Закриття року»

Для аналізу правильності закриття року можна скористатися звітом «Універсальний звіт». У налаштуваннях звіту потрібно вибрати аналізований розділ обліку (наприклад, «Відповідність фінансових зобов'язань і платіжних документів»), зазначити аналізований період (обліковий рік). Для аналізу з деталізацією до документів потрібно додати групування рядків — «Документ руху (реєстратор)» (Рис. 4).

Рисунок 4 – налаштування звіту «Універсальний звіт»

Ознакою правильності регламентного закриття року є порожній кінцевий залишок в універсальному звіті за відповідним розділом обліку (Рис. 5).

Рисунок 5 – універсальний звіт за розділом обліку «Відповідність фінансових зобов'язань і платіжних документів»

Правильність виконання закриття року зручно перевіряти за допомогою обробки «Робочий стіл «Банк»». Наприклад, за правильного виконання операції закриття кошторису в робочому столі «Банк» на вкладці «Вхідні договори» у вікні «Доступні кошторисні призначення» колонка «Доступні кошти» буде порожньою.

Під час виконання операції «Закрити незареєстровані договори» у вікні «Вхідні договори» у списку взятих зобов'язань за кожним вхідним договором, джерелом фінансування та КЕКВ буде виконано коригування зобов'язань таким чином, що загальна сума взятих зобов'язань дорівнюватиме сумі договору (Рис. 6).

Рисунок 6 – робочий стіл «Банк»

Докладніше про роботу з обробкою «Робочий стіл «Банк»» написано в статті «Робоче місце «Банк»».

Також за допомогою стандартних бухгалтерських звітів «Оборотно-сальдова відомість за рахунком», «Картка рахунку» тощо потрібно перевірити, щоб після закриття року було порожнє кінцеве сальдо на рахунку 441 (Рис. 7), рахунках доходів і витрат (рахунках 7 та 8 класів).

Рисунок 7 – звіт «Оборотно-сальдова відомість за рахунком»