Заповнення закладки "Аванси" документа "Авансовий звіт"

Наведена у статті методика моделювалася в конфігурації «Бухгалтерія для України», редакція 1.2. Ця методика також застосовна для конфігурації "Управління торговельним підприємством для України", редакція 1.2.

На закладці «Аванси» документа «Авансовий звіт» зазначаються видаткові касові ордери та інші документи, якими підзвітні кошти були видані співробітнику організації, який надає авансовий звіт.

Правильне заповнення закладки «Аванси» необхідне для правильного формування друкованої форми авансового звіту.

Розглянемо особливості заповнення закладки «Аванси» на прикладі.

Співробітник організації Добро Богословський Федір Михайлович отримав під звіт із каси 5000,00 грн за видатковим касовим ордером №1 від 20.11.2011. Наступного дня, 21.11.2011, він надав авансовий звіт про оплату заборгованості постачальнику в розмірі 3500,00 грн. Ще через 3 дні, 24.11.2011, Богословський Федір Михайлович надав другий авансовий звіт про оплату послуг автостоянки в розмірі 1400,00 грн.

Під час оформлення першого авансового звіту бухгалтер на закладці «Аванси» зазначає видатковий касовий ордер, за яким співробітник отримав грошові кошти під звіт.

У друкованій формі авансового звіту міститься інформація про суму отриманого співробітником авансу (розділ «Отримано»). У цьому розділі завжди виводиться загальна сума документів, зазначених на закладці «Аванси» авансового звіту.

Крім того, друкована форма містить інформацію про залишок або перевитрату попередніх авансів (розділ «Попередній аванс»). У самому документі «Авансовий звіт” інформація про залишки попередніх авансів відсутня. Ця сума (залишок або перевитрата) визначається програмою під час формування друкованої форми авансового звіту за таким правилом:

• визначається залишок за дебетом рахунку 3721 «Розрахунки з підзвітними особами» за цим співробітником на дату авансового звіту;
• із залишку віднімається загальна сума документів, зазначених на закладці «Аванси» авансового звіту;
• отримана сума виводиться в розділі «Попередній аванс» (у графі «залишок» або «перевитрата»).

Для нашого прикладу:

• залишок за дебетом рахунку 3721 на 21.11.2011 дорівнює 5000,00 грн.;
• загальна сума документів на закладці «Аванси» 5000,00 грн.;
• сума графи «Попередній аванс» 0,00 грн. (5000,00 – 5000,00 = 0,00).

Друкована форма нашого авансового звіту має такий вигляд:

Розглянемо тепер, як правильно оформити другий авансовий звіт, що надійшов 24.11.2009.

Якщо бухгалтер під час оформлення другого авансового звіту знову зазначить на закладці «Аванси» той самий видатковий касовий ордер, що й у першому авансовому звіті, документ матиме такий вигляд:

Однак, сформувавши друковану форму такого авансового звіту, ми побачимо, що розділ «Попередній аванс» містить некоректні дані.

Чому так сталося, можна зрозуміти, обчисливши суму попереднього авансу за правилом, описаним вище:

• залишок за дебетом рахунку 3721 на 24.11.2011 дорівнює 1500,00 грн;
• загальна сума документів на закладці «Аванси» 5000,00 грн;
• сума розділу «Попередній аванс» -3500,00 грн. (1500,00 – 5000,00 = -3500,00).

Для правильного формування друкованої форми авансового звіту необхідно дотримуватися такого правила: кожен видатковий касовий ордер або інший документ, яким видавалися підзвітні суми, повинен включатися до табличної частини «Аванси» лише одного авансового звіту. У разі, коли за один отриманий аванс підзвітна особа звітує кількома авансовими звітами, документ авансу зазначається лише в першому авансовому звіті.

Правильно оформлений другий авансовий звіт у нашому прикладі не повинен містити рядків на закладці «Аванси»:

Друкована форма авансового звіту в цьому разі сформується коректно: