Звірка взаєморозрахунків з постачальниками та покупцями
У цій статті наведено рекомендації щодо проведення звірки взаєморозрахунків з контрагентами. Методика, описана у статті, моделювалася в конфігурації «Бухгалтерія для бюджетних установ України», редакція 1.0.
У цій статті наведено рекомендації щодо проведення звірки взаєморозрахунків з контрагентами. Методика, описана у статті, моделювалася в конфігурації «Бухгалтерія для бюджетних установ України», редакція 1.0.
Матеріал також актуальний для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0.
Для реєстрації звірки стану взаєморозрахунків з контрагентами призначений документ «Акт звірки розрахунків», який можна викликати з меню «Розрахунки».
У шапці документа обов'язковими для заповнення є реквізити «Організація» та «Контрагент».
За необхідності аналізувати дані за період у реквізиті «За період «з» «по»» встановлюються дати початку та закінчення періоду звірки. Якщо необхідно зазначити взаєморозрахунки за конкретним договором, то в реквізиті «Договір» указується посилання на документ, за яким необхідно отримати інформацію.
Перед автоматичним заповненням документа на вкладці «Рахунки обліку розрахунків» необхідно визначити бухгалтерські рахунки обліку, що аналізуються, за якими буде виконана звірка. Можна заповнити цей перелік автоматично за допомогою кнопки «Заповнити» - «Рахунками за замовчуванням» (Рис. 1). Якщо необхідно виконати звірку розрахунків з контрагентом лише за певними рахунками, то необхідно вручну зняти прапорці навпроти тих рахунків, які не потрібно враховувати.
Рисунок 1 – вкладка «Рахунки обліку розрахунків» документа «Акт звірки розрахунків»
Табличну частину на вкладці «Дані звірки» рекомендується заповнювати автоматично за допомогою кнопки «Заповнити» - «За даними бух. обліку» (Рис. 2). При цьому система автоматично виведе в табличну частину всі заборгованості бюджетної установи за зазначеними умовами відбору (контрагент, організація, рахунки обліку, період, договір, джерело фінансування) за такими реквізитами:
- договір, за яким виникла заборгованість;
- джерело фінансування, за яким виникла заборгованість;
- КЕКВ, за яким виникла заборгованість;
- документ взаєморозрахунків;
- дата виникнення заборгованості;
- сума дебіторської заборгованості за даними організації;
- сума кредиторської заборгованості за даними організації.
Рисунок 2 – заповнення вкладки «Дані звірки» за даними бухгалтерського обліку
У разі розбіжностей результатів звірки з даними контрагента рядки відмінностей можна додати вручну. Рядки, у яких дані організації не збігаються з даними контрагента, будуть забарвлені червоним кольором.
Якщо під час звірки взаєморозрахунків дані організації та контрагента збігаються, то для автоматичного заповнення колонок «Сума Дт контрагента» та «Сума Кт контрагента» можна скористатися кнопкою «Заповнити» - «Дані контрагента за даними організації» (Рис. 3).
Рисунок 3 – заповнення даних контрагента за даними організації на вкладці «Дані звірки»
|
Звернути увагу! Якщо заборгованість виникла до початку ведення обліку в інформаційній базі, то перед проведенням звірки розрахунків мають бути введені початкові залишки за взаєморозрахунками з контрагентами. Докладніше про це написано у статті «Введення початкових залишків за взаєморозрахунками з контрагентами». |
На вкладці «Додатково» зазначаються додаткові параметри, які впливають на формування друкованої форми документа:
- «Представник організації» – вибирається з довідника «Фізичні особи»;
- «Представник контрагента» – вибирається з довідника «Контактні особи». Контактну особу контрагента потрібно попередньо зазначити в картці контрагента на вкладці «Контакти» (Рис. 4);
- «Розбити за договорами» – прапорець встановлюється, якщо потрібно, щоб у друкованій формі документа «Акт звірки розрахунків» з'явився підсумковий рядок за кожним договором. Докладніше про це написано в консультації «У документі «Акт звірки розрахунків», під час формування друкованої форми за всіма договорами, не виводиться підсумкове сальдо за кожним договором. Як виправити?».
Рисунок 4 – вкладка «Додатково» документа «Акт звірки розрахунків»
Для того щоб у друкованій формі акта звірки заповнювалися поля «Сальдо кінцеве» та «Обороти за період» у розділі за даними контрагента, у шапці документа потрібно встановити прапорець «Звірка узгоджена» (Рис. 5). Докладніше про це написано в консультації «За яких умов заповнюється значення «Сальдо кінцеве» у розділі за даними контрагента друкованої форми документа «Акт звірки розрахунків»?».
Друкована форма документа відкривається за допомогою кнопок «Друк» або «Акт звірки».
Рисунок 5 – друкована форма документа «Акт звірки розрахунків»
|
Звернути увагу! Для того щоб у друкованій формі виводилися дані про номери оригіналів документів оплати, необхідно в платіжних документах заповнити реквізит «Номер ПП» - для платіжних доручень, «Номер ПКО» та «Номер РКО» - для касових ордерів. Докладніше про це написано в консультації «Чому під час заповнення документа «Акт звірки розрахунків», а надалі під час формування друкованої форми акта звірки, у табличній частині «Дані звірки» в реквізиті «Подання» не зазначається номер оригіналу вхідного платіжного доручення?». |
Після того як сформована форма з'явилася на екрані, її можна зберегти у зовнішній файл або надіслати електронною поштою. Докладніше про це написано у статті «Збереження друкованої форми документа у файл».
| Важливо! Документ «Акт звірки розрахунків» не формує бухгалтерських проведень за різницею між даними організації та контрагента. Для цього необхідно використовувати інші документи системи, передбачені для зміни стану розрахунків з контрагентами («Платіжне доручення вхідне», «Платіжне доручення вихідне», «Реалізація товарів і послуг», «Повернення постачальнику», «Повернення від покупця», «Надходження товарів і послуг», «Прибутковий касовий ордер», «Видатковий касовий ордер»). |
