Дві відпустки в різних місяцях: коли середню зарплату рахують двічі

Що діє станом на 11 вересня 2026 року

Календар-схема: де один розрахунок, а де два

Контрольний приклад: 24 дні плюс 18 днів

Як відтворити контроль у Excel

Що саме порівнювати з BAS

Типові помилки, які породжує календар

Чек-лист перед проведенням документів

Практичний висновок

Працівник іде спочатку у щорічну основну відпустку, а відразу після неї — у додаткову за особливий характер праці. Для людини це один довгий відпочинок без жодного робочого дня посередині. Для бухгалтера це можуть бути дві окремі події, два розрахункові періоди й дві середньоденні зарплати.

Помилка виникає через звичну, але хибну логіку: якщо відпустки йдуть поспіль, достатньо один раз розрахувати середню і помножити її на загальну кількість днів. Насправді вирішальним є не розрив між періодами відпочинку, не кількість заяв і навіть не те, чи оформлено все одним наказом. Треба подивитися на вид кожної відпустки та календарний місяць її початку.

Що діє станом на 11 вересня 2026 року

Базове правило містить пункт 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 року № 100. Станом на 11 вересня 2026 року документ чинний у редакції від 18 грудня 2025 року: для оплати часу відпустки беруть виплати за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Щорічна основна відпустка та щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці є різними видами відпусток. Тому якщо за наказом перша починається в одному календарному місяці, а друга — в наступному, розрахунковий період визначають для кожної окремо. Саме такий висновок містить свіже профільне роз’яснення Східного міжрегіонального управління від 8 липня 2026 року; 11 вересня воно вже потрапило до бухгалтерського інформаційного потоку ІТС. Перевіряти первинні роз’яснення та зміни трудового законодавства варто на офіційному сайті Державної служби України з питань праці.

На цю дату в Україні продовжує діяти воєнний стан — до 05:30 31 жовтня 2026 року. У цей період не застосовуються норми статті 73 КЗпП і частини другої статті 5 Закону України «Про відпустки». Отже, дні, які у звичайний час мали б статус святкових і неробочих, не подовжують відпустку й не вилучаються з календарних днів розрахункового періоду лише через назву свята. Водночас із знаменника, як і раніше, треба вилучати періоди, коли працівник відповідно до законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.

Календар-схема: де один розрахунок, а де два

Коротке правило для робочих нотаток можна сформулювати так: нова відпустка або окремо надана частина — нова перевірка дати початку; новий місяць початку — новий розрахунковий період. Якщо ж одна відпустка просто переходить із місяця в місяць, її не ділять на дві розрахункові події.

Контрольний приклад: 24 дні плюс 18 днів

Припустімо, працівникові надали дві відпустки поспіль:

• щорічну основну — 24 календарні дні, з 24 серпня до 16 вересня 2026 року включно;
• щорічну додаткову за особливий характер праці — 18 календарних днів, із 17 вересня до 4 жовтня 2026 року включно.

Для навчального контролю візьмемо прості умови: працівник працює більше року, у кожному розрахунковому періоді немає днів, які треба вилучити з розрахунку, а всі суми вже перевірено на відповідність правилам Порядку № 100.

Перша середня: початок 24 серпня

Розрахунковий період — із 1 серпня 2025 року до 31 липня 2026 року. Сума виплат, що беруть участь у розрахунку, становить 360 000,00 грн. У періоді 365 календарних днів.

360 000,00 грн ÷ 365 днів = 986,30 грн.

Відпускні за основну відпустку: 986,30 грн × 24 дні = 23 671,20 грн.

Друга середня: початок 17 вересня

Для додаткової відпустки серпень уже не є місяцем початку. Розрахунковий період зміщується на місяць: із 1 вересня 2025 року до 31 серпня 2026 року. Із першого набору даних випадає серпень 2025 року з виплатами 30 000,00 грн, натомість додаються виплати, віднесені до серпня 2026 року, — 30 390,40 грн. У цій умовній сумі можуть бути і зарплата за відпрацьований час, і частина відпускних за першу відпустку, яка припадає на серпень.

360 000,00 − 30 000,00 + 30 390,40 = 360 390,40 грн.

360 390,40 грн ÷ 365 днів = 987,37 грн.

Відпускні за додаткову відпустку: 987,37 грн × 18 днів = 17 772,66 грн.

Загальна сума за дві відпустки — 41 443,86 грн. Якби бухгалтер механічно застосував першу середню до всіх 42 днів, друга частина становила б 17 753,40 грн, а загальна сума — 41 424,60 грн. У нашому прикладі помилка дорівнює лише 19,26 грн, але за наявності премії, підвищення окладу, значної відпустки без збереження зарплати або іншої суттєвої події різниця може бути набагато більшою.

Як відтворити контроль у Excel

Для перевірки не варто переносити до таблиці лише готову середню з BAS. Excel має незалежно повторити логіку Порядку № 100. Зручно зробити два блоки по 12 рядків: один для серпневої дати початку, другий — для вересневої.

У стовпцях B і F мають бути не просто нарахування за датою документа, а виплати, віднесені до відповідних місяців розрахункового періоду. У C і G фіксують календарні дні, які вилучають із розрахунку на законній підставі. Роздільник аргументів і назви функцій можуть відрізнятися залежно від локалізації Excel, але логіка залишається тією самою.

Окремо перевірте місяць, який «увійшов» до другого періоду замість найстарішого. У нашому прикладі це серпень 2026 року. Саме в цьому рядку найчастіше ховається різниця: новий оклад, премія, лікарняні, попередні відпускні або дні, що підлягають вилученню.

Що саме порівнювати з BAS

У BAS назви документів, вкладок і команд залежать від конфігурації та редакції, тому надійніше контролювати не зовнішній вигляд форми, а розшифрування розрахунку. Для нашого прикладу в системі мають існувати дві відпускні події з окремими датами початку.

Якщо BAS показує одну й ту саму середню, спочатку перевірте кадрове оформлення: чи справді зазначено два різні види відпустки та дві дати початку, а не один суцільний період одного виду. Далі відкрийте розшифрування середнього заробітку й порівняйте місяці, суми та вилучені дні з Excel. Лише після цього варто шукати причину в налаштуваннях виду нарахування, способі введення документів або актуальності регламентованого алгоритму. Ручне виправлення підсумкової суми без з’ясування причини приховує помилку, але не усуває її.

Навичку проходити весь ланцюжок — від кадрової події до нарахування, утримань, виплати й контрольної звітності — можна відпрацювати на практичному курсі «Розрахунок заробітної плати + BAS». Для цієї теми особливо корисно не лише створити документ, а й навчитися читати його розшифрування та незалежно перевіряти результат.

Типові помилки, які породжує календар

Ділять одну перехідну відпустку на два розрахунки

Якщо одна щорічна відпустка почалася 25 серпня і закінчилася 7 вересня, вересневі дні не створюють нової дати початку. Середню визначають за місяцем початку всієї відпустки — серпнем.

Об’єднують різні види відпусток лише тому, що вони йдуть поспіль

Відсутність робочого дня між основною та додатковою відпустками не перетворює їх на один вид. Якщо дати початку опинилися в серпні та вересні, розрахункові періоди різні.

Орієнтуються на дату наказу або виплати

Наказ можна видати заздалегідь і вказати в ньому обидві відпустки. Для визначення 12 місяців важлива дата початку конкретної відпустки, а не день підписання наказу, не дата введення документа в BAS і не день перерахування грошей.

Копіюють першу середню в другий документ

Другий період зміщується на місяць: один старий місяць випадає, один новий додається. Навіть за незмінного окладу суми можуть відрізнятися через премії, лікарняні, попередні відпускні та вилучені календарні дні.

Автоматично віднімають святкові дні

Станом на 11 вересня 2026 року воєнний стан діє, а норми про святкові й неробочі дні тимчасово не застосовуються. Тому шаблон Excel, створений за довоєнною логікою, може занизити знаменник. Після припинення або скасування воєнного стану правило доведеться перевірити знову на дату розрахунку.

Чек-лист перед проведенням документів

1. Звірити заяву, графік і наказ: вид кожної відпустки, дата початку та кількість календарних днів.
2. Відрізнити одну перехідну відпустку від двох окремих відпусток або окремо наданих частин.
3. Для кожної дати початку визначити місяць події та 12 попередніх календарних місяців.
4. Перевірити виплати, які входять до середнього заробітку, та правильно розподілити їх за місяцями.
5. Вилучити лише ті календарні дні, для яких є підстава в чинному законодавстві.
6. На дату розрахунку перевірити, чи продовжує діяти воєнний стан і правило щодо святкових та неробочих днів.
7. Порахувати дві середні в незалежній таблиці Excel, не копіюючи готові цифри з BAS.
8. У BAS відкрити розшифрування кожної середньої та звірити період, виплати, вилучені дні й округлення.
9. Зберегти контрольний файл або друковану розшифровку разом із розрахунковими документами.

Практичний висновок

Межа місяця сама по собі нічого не перераховує. Одна відпустка, яка почалася в серпні й завершилася у вересні, має одну середню. Але дві різні відпустки з початком у серпні та вересні — це дві події за Порядком № 100, тому для них потрібні два розрахункові періоди. Найнадійніший захист від помилки — читати календар разом із видом відпустки, а автоматичний результат BAS підтверджувати коротким незалежним розрахунком в Excel.