Вопросы делопроизводства: как хранить и уничтожать печати

Вопросы делопроизводства: как купить печать, скачать печать, хранить и уничтожать печати?

Штампы и печати основного и вспомогательного характера нужно хранить, уничтожать и учитывать в документах по определённым правилам, предписанным законодательством. Эти процедуры стоит соблюдать, чтобы не утерять важную вещь и не допустить её несанкционированного применения. Если же происходит спор, его решение также облегчается, если владелец правильно пользовался печатью.

Правила хранения штампов и печатей

Чтобы корректно учитывать все имеющиеся печати, нужно создать и вести специализированный журнал. Туда вписываются данные о производстве, применении и уничтожении подобных изделий. Журнал ведёт специальный сотрудник. Листы обязательно нумеруют, а руководитель заверяет их собственной подписью и печатью организации. Данный журнал кладётся в сейфе, защищённом от сгорания.

Обратите внимание! При увольнении, переводе работника, который ведёт журнал или приходе нового сотрудника нужно соформировать специальную комиссию. Она удостоверит, что указанные данные корректны, а в наборе присутствуют все штампы и печати.

Хранение печатей ответственными сотрудниками регулируется приказами начальства и служебным положением работников.

Главная круглая печать предприятия должна находиться у его владельца или определённого им лица. В последнем случае нужно написать соответствующий приказ. Также допускается временная выдача другим людям, но под расписку. Это возможно в следующих ситуациях:

• Руководство отсутствует на рабочем месте по причине болезни, отпуска или длительной командировки.
• Документы приходится заверять в праздничные или выходные дни.

Обратите вниманине! Сейф, выделенный для печатей, обязательно следует опечатать.

У работников, обязанных хранить и использовать печати, обязательно должны быть вспомогательные экземпляры.

Потеря штампов

Когда печать теряется, её невозможно ликвидировать. Поэтому нужно отнести заявление о случившемся в полицию. В документе нужно рассказать обо всех обстоятельствах утери и приложить необходимые документы, подтверждающие, что печать была изготовлена и зарегистрирована в журнале.

Тогда полиция выдаёт справку, дающую право изготовить дубликат потерянного экземпляра.

Почему и каким образом ликвидируют изделия?

Печати уничтожаются, если:

Основная информация владельца штампа - название, место регистрации изделия или фирмы, форма ведения предпринимательской деятельности - меняется.

Неудовлетворительное состояние печати не позволит поставить качественный оттиск.

В данных случаях нужно уничтожить печать и заказать новую.

Этапы процесса ликвидации:

• печать физически уничтожают;
• подтверждают проведённую ликвидацию соответствующими бумагами.

При этом способ уничтожения печати и день процедуры определяет собственник компании.

Собственноручная ликвидация

Если организация решила уничтожить печать самостоятельно, следует создать комиссию. Она уничтожит изделие и напишет акт, где укажет:

• Место и дату процедуры.
• Участников организованной комиссии.
• Причины принятого решения.
• Полное описание ликвидированного объекта.
• Метод уничтожения. Изделия из каучука или полимера нужно разрезать на кусочки или сжечь, а металлические - опиливают крест-накрест.

При этом нужно приложить акт, подтверждающих: использовать дальше или восстановить данную печать невозможно. Акт подтверждает правомерность действий коллектива предприятия и заносится в журнал.

Ликвидация при помощи другой организации

Изношенные штампы и печати могут уничтожать специализированные фирмы. Обычно это штепмпельные мастерские, которые делают новые штампы. Однако ликвидировать придётся и печать, и правовые документы, связанные с ней:

• Заявление на ликвидацию с подписью руководства.
• Ксерокопия паспорта руководителя или трудовой книжки.
• Нотариально заверенная выписка из конторы под названием ЕГРЮЛ.

Когда нужные бумаки предоставлены, а печать изрезана или сожжена и фирма оплатила данную работу, сотрудники получают акт с оттисками старой печати.

Материал подготовлен по данным https://mystampready.com/ru/blog/hraneniye_i_unichtozheniye_pechatey/

Нас находят: как хранить печать