Бухгалтеру /
Оплата праці та кадри /
Первинні документи

Виправляємо помилки в первинних документах та облікових регістрах

Підсумовуючи проведені протягом року господарські операції перед складанням річного звіту, бухгалтер знайшов помилку. Як правильно відобразити в бухгалтерському обліку виправлення допущеної помилки і уникнути зауважень контролюючих органів?

 

Підсумовуючи проведені протягом року господарські операції перед складанням річного звіту, бухгалтер знайшов помилку. Як правильно відобразити в бухгалтерському обліку виправлення допущеної помилки і уникнути зауважень контролюючих органів?

Під час ведення бухгалтерського обліку бухгалтер оформляє велику кількість первинних документів, що підтверджують факт проведення господарських операцій. Також він має узагальнити, систематизувати та відобразити в облікових регістрах отриману з первинних документів інформацію.

Тому помилки, допущені бухгалтером при заповненні первинних документів, облікових регістрів, звітів (далі — документів), — звична справа. Як наслідок, змінюється зміст господарської операції або напрям проведення певних витрат.

Найпоширенішою помилкою в обліку є неправильний запис, а саме:

• неправильна кореспонденція між рахунками;
• неправильні одиниці виміру матеріальних цінностей, облікова ціна одиниці запасів, що призводить до зміни підсумку за конкретною операцією;
• порушення правил подвійного запису і взаємозв’язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними рахунками;
• неправильне виведення оборотів і сальдо за рахунками.

Задля виявлення помилок перевірку проводять:

• суцільно (за всіма ділянками облікової роботи);
• вибірково (за окремими ділянками облікової роботи або господарськими операціями).

Варто нагадати, що звітні дані мають бути достовірними, об’єктивними, реальними. А звітні дані на кінець 2014 року повинні відповідати аналогічним звітним даним на початок 2015 року.

Виправляти допущені помилки можна різними способами залежно від їх характеру. Утім, позбутися помилок шляхом підчистки не вдасться, адже законодавством це робити заборонено.

Тож виправляють помилки, виявлені в документах до моменту подання бухгалтерського балансу, так:

• якщо помилка за поточний звітний період не потребує внесення змін до меморіальних ордерів — неправильний текст або цифри закреслюють, а над ними надписують правильні дані. При цьому роблять запис «виправлено» (його завіряють особи, які раніше підписали цей документ) та вказують дату виправлення;
• якщо помилковий запис виник через помилку у меморіальному ордері — його виправляють способом сторно.

Зазначимо також, що спосіб сторно передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилку (суму, кореспонденцію рахунків) заносять червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або в дужках, а правильний запис (суму, кореспонденцію рахунків) заносять чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Цього вимагає Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена наказом Державного казначейства України від 27.07.2000 № 68. Внесенням таких даних, приміром до облікового регістру, у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображаються правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Окрім цього, помилки в облікових регістрах за поточний період виправляють способом додаткового проведення. Такий спосіб застосовують, якщо в дебеті та кредиті рахунків записана менша сума, ніж потрібно, або ж зовсім не відображена якась операція. На кореспондуючих рахунках записують різницю між правильною і відображеною сумами. Виправляючи помилку за допомогою додаткового проведення, записи робляться звичайним чорнилом. Сума додаткового запису при підрахунках оборотів додається до загальної суми оборотів.

Виправлення помилок у документах минулого бюджетного періоду також оформляється бухгалтерською довідкою. Проте у разі виявлення помилок внесення змін може бути відображене лише на звітну дату.

Після того, як бухгалтер оформив відповідну бухгалтерську довідку, він має відобразити виправлення помилки в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності.

У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається (п. 4.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88).

Якщо суми, які помилково віднесені на фактичні видатки, в поточному році відображені бухгалтерським проведенням за дебетом відповідних субрахунків рахунку 80 «Видатки із загального фонду» або 81 «Видатки спеціального фонду» та кредитом субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» або 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» і помилку виявлено протягом року, бухгалтер має виконати зворотний запис за дебетом субрахунку 364 або 675 та кредитом відповідних субрахунків рахунку 80 або 81.

Якщо ж помилку допущено в минулому році, виявлені суми (помилково віднесені на фактичні видатки) поновлюються в обліку, при цьому коригується субрахунок 364 або 675 з субрахунком 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом» або 432 «Результат виконання кошторису за спеціальним фондом».

Нас находят: https://stimul kiev ua/materialy htm?a=vipravlyaemo-pomilki-v-pervinnikh-dokumentakh-ta-oblikovikh-registrakh