1С:Предприятие 8.2 /
Учет в бюджетных учреждениях /
Комплексный учет для бюджетных учреждений Украины

Заполнение закладки Авансы документа Авансовый отчет

Приведенная в статье методика моделировалась в конфигурации « Бухгалтерия для бюджетных учреждений Украины », редакция 1.0. Данная методика применима также для конфигурации « Комплексный учет для бюджетных учреждений Украины », редакция 1.0.

На закладке «Авансы» документа «Авансовый отчет» указываются расходные кассовые ордера и платежные поручения исходящие, которыми подотчетные средства были выданы сотруднику организации, предоставляющему авансовый отчет. Правильное заполнение закладки «Авансы» необходимо для правильного формирования печатной формы авансового отчета.

Особенности заполнения закладки «Авансы» на примере.

Сотрудница организации «Харьковское управление» Публика Валентина Петровна получила под отчет из кассы 2000,00 грн. по расходному кассовому ордеру №1 от 01.07.2015 г. На следующий день, 02.07.2015 г., она предоставила авансовый отчет о расходах на командировку в размере 1500,00 грн. Еще через 3 дня, 05.07.2015 г., Публика Валентина Петровна предоставила второй авансовый отчет об оплате услуг автостоянки в размере 1400,00 грн.

При оформлении первого авансового отчета бухгалтер на закладке «Авансы» указывает расходный кассовый ордер, по которому сотрудник получил денежные средства под отчет (Рис. 1).

Рисунок 1 – документ «Авансовый отчет» от 02.07.15

В печатной форме авансового отчета содержится информация о сумме полученного сотрудником аванса (раздел «Получено»). В этом разделе всегда выводится общая сумма по документам, указанным на закладке «Авансы» авансового отчета.

Кроме того, печатная форма содержит информацию об остатке предыдущих авансов (раздел «Остаток предыдущего аванса»). В самом документе «Авансовый отчет» информация об остатках предыдущих авансов содержится в поле «Предыдущий остаток» и доступна для редактирования. Эта сумма определяется программой автоматически при указании в шапке документа значений реквизитов «Сотрудник», «Источник финансирования» и «Счет сотрудника», как остаток по дебету счета сотрудника (362.1 « Расчеты с подотчетными лицами ») на дату авансового отчета.

Формирование печатной формы авансового отчета происходит по следующему правилу:

• определяется сумма остатка предыдущего аванса, сумма остатка выводится в поле «Предыдущий остаток» шапки документа и в графу «Остаток предыдущего аванса» печатной формы;
• список документов аванса, указанных на закладке «Авансы» авансового отчета, выводится в разделе «Получено», общая сумма выводится в графе «Всего получено»;
• общая сумма расходов указанных на закладке «Основная», выводится в графе «Потрачено»;
• к сумме в графе «Остаток предыдущего аванса» прибавляется сумма графы «Всего получено» и вычитается сумма графы «Потрачено», полученная сумма выводится в графе «Остаток» или «Перерасход».

В данном примере для первого авансового отчета предыдущего остатка нет (поле «Предыдущий остаток» шапки документа должно быть пустым). Печатная форма авансового отчета будет выглядеть следующим образом (Рис. 2).

Рисунок 2 – печатная форма документа «Авансовый отчет» от 02.07.15

Далее оформляется второй авансовый отчет, поступивший 05.07.2015 г. В поле «Предыдущий остаток» будет автоматически рассчитана сумма остатка предыдущего аванса (500 грн.).