Методика отражения оплаты мобилизованным сотрудникам

Общие положения

Порядок отражения оплаты мобилизованным сотрудникам

ПРИМЕР

Формирование отчета о расходах на оплату мобилизованным

Приведенные в методиках рекомендации моделировались в конфигурации «Зарплата и управление персоналом для Украины», редакция 2.1, начиная с версии 2.1.38. Методика актуальна для конфигурации «Управление производственным предприятием для Украины», редакция 1.3, начиная с версии 1.3.38.

Общие положения

1. Согласно письму Государственного комитета статистики от 04.07.2014 г. № 09.3-6/145-14 работники, которые проходят военную службу по призыву по мобилизации, не включаются в среднесписочную численность штатных работников.
2. В соответствии со ст.119 КЗоТ работникам, призванным на военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период, но не более одного года, гарантируется сохранение места работы, должности и среднего заработка.
3. Начисление среднего заработка мобилизованным работникам осуществляется в соответствии с Порядком №100.
4. В течение всего периода мобилизации показатель среднедневной заработной платы не может изменяться. Данные выводы сделаны на основании письма Минсоцполитики от 11.08.2014 г. №1146/13/84-14.
5. В соответствии с пп.«и» пп.165.1.1 ст.165 НКУ в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика не включается «сумма денежного довольствия (в том числе в натуральной форме), предоставляемого, военнослужащим, призванным на военную службу по призыву в связи с мобилизацией, в соответствии с Законом Украины «О социальной и правовой защите военнослужащих и членов их семей», и/или компенсационные выплаты из бюджета в пределах среднего заработка работников, призванных на военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период». Таким образом, указанные выплаты не облагаются НДФЛ.
6. Согласно пп.1.7 п.16¹ подраздела 10 раздела ХХ «Переходные положения» НКУ освобождаются от налогообложения военным сбором доходы, которые в соответствии с разделом IV НКУ не включаются в общий налогооблагаемый доход физических лиц (не подлежат налогообложению, облагаются по нулевой ставке), кроме доходов, указанных в пп.165.1.2, 165.1.18, 165.1.25, 165.1.52 ст.165 НКУ. Поскольку указанные выплаты в соответствии с пп.«и» пп.165.1.1 ст.165 НКУ не облагаются НДФЛ, следовательно, они не подлежат обложению военным сбором.
7. Средний заработок, компенсируемый из бюджета мобилизованным работникам, в отчете по форме № 1ДФ отражается с признаком «128» (соцвыплаты из бюджета).
8. Согласно ч.7 ст.7 Закона Украины от 08.07.2010 г. № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» не начисляется на выплаты и не удерживается единый взнос с выплат, которые компенсируются из бюджета в пределах среднего заработка работников, призванных на военную службу по призыву по мобилизации, на особый период.
9. Согласно с Порядком от 14.04.2015 г. № 435 «Об утверждении Порядка формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование», в отчете по ЕСВ средний заработок, компенсируемый из бюджета, отражается в таблице 6 отдельной строкой с кодом категории застрахованного лица 48.

В типовые конфигурации для отражения среднего заработка, который компенсируется из бюджета, был добавлен предопределенный вид начисления «Оплата мобилизованным» (Рис. 1).

Рисунок 1 – элемент предопределенного начисления «Оплата мобилизованным», закладка «Расчет»

На закладке «Учет» для данного начисления заданы следующие параметры:

• Флаг «Это зарплата мобилизованным».
• Вид дохода НДФЛ «128», для отражения в отчете по форме № 1ДФ. Данный вид дохода не облагается НДФЛ и военным сбором. Указанные настройки выполнены в справочнике «Виды доходов НДФЛ» (Рис. 2).
• 
  Рисунок 2 – элемент предопределенного начисления «Оплата мобилизованным», закладка «Учет» и справочник «Виды доходов НДФЛ»
  
  
• Счет учета 663 и предопределенный способ отражения в учете из справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете» (Рис. 3). Для заполнения отчета по труду 1-ПВ заполнен вид оплаты труда «ФОТ основной».
• 
  Рисунок 3 – элемент предопределенного начисления «Оплата мобилизованным», закладка «Учет» и справочник «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете»

Для корректного заполнения табеля, на закладке «Время» указано буквенное обозначение в табеле «Неотработанное время» («ін») из справочника «Классификатор использования рабочего времени» (Рис. 4).

Рисунок 4 – элемент предопределенного начисления «Оплата мобилизованным», закладка «Время» и справочник «Классификатор использования рабочего времени»

Для корректного отражения в отчете по ЕСВ данных по начислению, на закладке «Прочее» указано, что данный вид начисления будет облагаться новым взносом «ЕСВ (мобилизованные)» из плана видов расчета «Взносы в фонды» (Рис. 5).

Рисунок 5 – элемент предопределенного начисления «Оплата мобилизованным», закладка «Прочее» и план видов расчета «Взносы в фонды»

Порядок отражения оплаты мобилизованным сотрудникам

ПРИМЕР

Работник Головко П. К. принят на работу 23 мая 2012 г. С 01.04.2015 г. его должностной оклад увеличен до 4500 грн. Работник принес повестку о призыве в связи с мобилизацией на особый период с 8 июня 2015 г. Предприятию установлен размер (ставка) ЕСВ равный 36,8%.

Для отражения в кадровом учете факта отсутствия сотрудника по причине мобилизации, с целью корректного заполнения регламентированной отчетности (см. п. 1 раздела «Общие положения»), необходимо оформить документ «Отсутствие на работе организаций» с указанием состояния «Мобилизован» (Рис. 6).

Рисунок 6 – документ «Отсутствие на работе организаций»

Список мобилизованных сотрудников можно сформировать с помощью отчета «Статистика кадров организации», установив в настройках отчета отбор по состоянию работника «Мобилизован» (Рис. 7).

Рисунок 7 – отчет «Статистика кадров организации»

Список штатных работников можно вывести с помощью отчета «Среднеучетная численность сотрудников» (Рис. 8).

Рисунок 8 – отчет «Среднеучетная численность сотрудников»

Первоначальный расчет начислений по среднему заработку мобилизованным (см. п. 2 и 3 раздела «Общие положения») должен осуществляться документом «Оплата по среднему заработку» с видом оплаты «Оплата мобилизованным» (Рис. 9). Документ заполняется и рассчитывается по кнопке «Заполнить и рассчитать все». Подробнее о работе с документом можно ознакомиться в подразделе «Другие гарантии и компенсации при командировках» справочника «Труд и заработная плата».

Для расчета среднего заработка определяются:

• Количество рабочих дней расчетного периода с 1 апреля по 31 мая 2015 г.: 39 раб.дн. (21 раб.дн. + 18 раб.дн.).
• Общая сумма выплат за последние полные 2 календарных месяца работы: 9000 грн. (4500 грн. + 4500 грн.).
• Размер среднедневной заработной платы: 230,77 грн. (9000 грн. / 39 раб.дн.).

Сумма среднего заработка составляет 3692,32 грн. (230,77 грн. * 16 раб.дн.).

Рисунок 9 – документ «Оплата по среднему заработку»

Необходимость ежемесячного начисления мобилизованным сотрудникам среднего заработка того же размера (см. п. 4 раздела «Общие положения») регистрируется документом «Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций». Документ может быть создан автоматически на основании документа «Оплата по среднему заработку» с видом расчета «Оплата мобилизованным». При этом для корректного заполнения отчета по ЕСВ (см. п. 9 раздела «Общие положения») сотрудникам автоматически будет назначен новый вид взноса «ЕСВ (мобилизованные)» (Рис. 10). Взнос будет назначен с первого числа первого месяца начисления оплаты по среднему заработку (но не ранее периода действия новой формы отчета - 01.05.2015 г). Стандартный набор взносов сотрудников при этом изменять не требуется. В дальнейшем такое начисление будет осуществляться ежемесячно документом «Начисление зарплаты работникам организаций».

Рисунок 10 – документ «Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций»

Перед отражением начисления заработной платы можно сформировать табель учета рабочего времени с помощью документа «Табель учета рабочего времени организации» (Рис. 11).

Рисунок 11 – документ «Табель учета рабочего времени организации»

Начисление заработной платы отражается документом «Начисление зарплаты работникам организаций» (Рис. 12). Согласно сформированному табелю, сотрудник до призыва отработал 4 дня, которые оплачиваются в размере 900 грн. Поскольку сотруднику было отражено повышение оклада в апреле 2015 года, индексация не рассчитывается. Подробнее с порядком расчета индексации можно ознакомиться в статье «Индексация зарплаты сотрудников, работающих по основному месту работы».

Рисунок 12 – документ «Начисление зарплаты работникам организаций», закладка «Начисления»

На закладке «Взносы» из начисленного дохода (900 грн.) удерживается ЕСВ в размере 32,40 грн. (900 грн. * 0,036).

Средний заработок, компенсируемый из бюджета мобилизованным работникам, согласно законодательству (см. п. 8 и 9 раздела «Общие положения») не облагается ЕСВ. Поэтому для отражения в отчете по ЕСВ с кодом категории ЗЛ 48, в документе начисления по назначенному взносу «ЕСВ (мобилизованные)» будет заполнен данный код и отражена сумма начисленного дохода (Рис. 13).

Рисунок 13 – документ «Начисление зарплаты работникам организаций», закладка «Взносы»

На закладке «Взносы на ФОТ» будет отражена сумма начисленного ЕСВ исходя из размера минимальной базы 1218 грн. (в соответствии с Законом № 77-VIII от 28.12.2014 г., поскольку сумма начислений меньше суммы минимальной заработной платы (900 грн. < 1218 грн.), база взносов должна составить 1218 грн.). Подробнее можно ознакомиться в статье «Порядок применения минимальной заработной платы при расчете ЕСВ на ФОТ».

Сумма начисленного ЕСВ составит 448,22 грн. (1218 грн. * 0,368).

Сумма доначисления в размере 318 грн. (1218 грн. – 900 грн.) отразиться в отдельной колонке «База с (ограничением) в т.ч. доначислен. до мин.», а сумма доначисленного ЕСВ в размере 117,02 грн. (318 грн. * 0,368) отразиться в колонке «Результат в т.ч. донач.» (Рис. 14).

Как было сказано выше, средний заработок, компенсируемый из бюджета мобилизованным работникам, согласно законодательству (см. п. 8 и 9 раздела «Общие положения») не облагается ЕСВ.

Рисунок 14 – документ «Начисление зарплаты работникам организаций», закладка «Взносы на ФОТ»

Суммы НДФЛ и военного сбора рассчитываются на закладке «НДФЛ» (Рис. 15). Сумма полученного дохода в размере 900 грн. будет облагаться НДФЛ по основной ставке. Т.е. сумма НДФЛ составит 130,14 грн. ((900 грн. – 32,40 грн.) * 0,15). Подробнее о ставках НДФЛ описано в подразделе «Ставки налога» справочника «Труд и заработная плата». Сумма военного сбора составит 13,50 грн. (900 грн. * 0,015).

Подробнее о расчете военного сбора можно ознакомиться в разделе «Военный сбор» справочника «Труд и заработная плата». При этом, средний заработок, компенсируемый из бюджета мобилизованным работникам отражается с кодом «128» и не облагается НДФЛ и ВС (см. п. 5, 6 и 7 раздела «Общие положения»).

Рисунок 15 – документ «Начисление зарплаты работникам организаций», закладка «НДФЛ»

Для формирования проводок оформляется документ «Отражение зарплаты в регл. учете» (Рис. 16).

Рисунок 16 – документ «Отражение зарплаты в регл. учете», закладка «Проводки»

Дальнейшая выплата происходит по стандартной схеме. Более подробно о выплате зарплаты сотрудникам описано в статье «Выплата заработной платы работникам организации».

Формирование отчета о расходах на оплату мобилизованным

В типовых конфигурациях реализован новый отчет «Отчет о компенсации мобилизованным работникам» (Рис. 17). Отчет формируется в разрезе организации и военкоматов сотрудников. В отчете отражаются сотрудники, которым начислена оплата по среднему заработку, и с даты мобилизации которых, прошло не более 18 месяцев.

Рисунок 17 – отчет «Отчет о компенсации мобилизованным работникам»

Для корректного формирования отчета, в регистре сведений «Воинский учет» необходимо для мобилизованных сотрудников на дату призыва установить принадлежность к воинскому учету «Призван на воинскую службу», заполнить информацию о военкомате, дату и номер приказа о призыве. Наименование органа социальной защиты населения для отчета задается в регистре сведений «Коды организации» (Рис. 18).

Рисунок 18 – записи в регистрах сведений «Воинский учет» и «Коды организации»

Причины, по которым с оплаты мобилизованным работникам следует удержать налоги и сборы могут быть разные, например, не получена с бюджета компенсация или работник мобилизован более одного года.

С порядком отражения начисления оплаты за дни мобилизации в таких случаях, можно ознакомиться в совете линии консультаций «Как оформить оплату мобилизованным сотрудникам, если требуется удерживать из начисленной суммы налоги и сборы?».