Методика відображення оплати мобілізованим співробітникам

Загальні положення

Порядок відображення оплати мобілізованим співробітникам

ПРИКЛАД

Формування звіту про витрати на оплату мобілізованим

Наведені в методиках рекомендації моделювалися в конфігурації «Зарплата та управління персоналом для України», редакція 2.1, починаючи з версії 2.1.38. Методика актуальна для конфігурації «Управління виробничим підприємством для України», редакція 1.3, починаючи з версії 1.3.38.

Загальні положення

1. Згідно з листом Державного комітету статистики від 04.07.2014 р. № 09.3-6/145-14 працівники, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації, не включаються до середньооблікової чисельності штатних працівників.
2. Відповідно до ст.119 КЗпП працівникам, призваним на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, але не більше одного року, гарантується збереження місця роботи, посади та середнього заробітку.
3. Нарахування середнього заробітку мобілізованим працівникам здійснюється відповідно до Порядку №100.
4. Протягом усього періоду мобілізації показник середньоденної заробітної плати не може змінюватися. Ці висновки зроблено на підставі листа Мінсоцполітики від 11.08.2014 р. №1146/13/84-14.
5. Відповідно до пп.«и» пп.165.1.1 ст.165 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається «сума грошового забезпечення (у тому числі в натуральній формі), що надається військовослужбовцям, призваним на військову службу за призовом у зв’язку з мобілізацією, відповідно до Закону України «Про соціальний і правовий захист військовослужбовців та членів їх сімей», та/або компенсаційні виплати з бюджету в межах середнього заробітку працівників, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період». Таким чином, зазначені виплати не обкладаються ПДФО.
6. Згідно з пп.1.7 п.16¹ підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ звільняються від оподаткування військовим збором доходи, які відповідно до розділу IV ПКУ не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп.165.1.2, 165.1.18, 165.1.25, 165.1.52 ст.165 ПКУ. Оскільки зазначені виплати відповідно до пп.«и» пп.165.1.1 ст.165 ПКУ не обкладаються ПДФО, отже, вони не підлягають обкладенню військовим збором.
7. Середній заробіток, що компенсується з бюджету мобілізованим працівникам, у звіті за формою № 1ДФ відображається з ознакою «128» (соцвиплати з бюджету).
8. Згідно з ч.7 ст.7 Закону України від 08.07.2010 р. № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» не нараховується на виплати та не утримується єдиний внесок із виплат, які компенсуються з бюджету в межах середнього заробітку працівників, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період.
9. Згідно з Порядком від 14.04.2015 р. № 435 «Про затвердження Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», у звіті з ЄСВ середній заробіток, що компенсується з бюджету, відображається в таблиці 6 окремим рядком із кодом категорії застрахованої особи 48.

До типових конфігурацій для відображення середнього заробітку, що компенсується з бюджету, було додано визначений вид нарахування «Оплата мобілізованим» (Рис. 1).

Рисунок 1 – елемент визначеного нарахування «Оплата мобілізованим», вкладка «Розрахунок»

На вкладці «Облік» для цього нарахування задано такі параметри:

• Прапорець «Це зарплата мобілізованим».
• Вид доходу ПДФО «128», для відображення у звіті за формою № 1ДФ. Цей вид доходу не обкладається ПДФО та військовим збором. Зазначені налаштування виконано в довіднику «Види доходів ПДФО» (Рис. 2).
• 
  Рисунок 2 – елемент визначеного нарахування «Оплата мобілізованим», вкладка «Облік» і довідник «Види доходів ПДФО»
  
  
• Рахунок обліку 663 і визначений спосіб відображення в обліку з довідника «Способи відображення зарплати в регламентованому обліку» (Рис. 3). Для заповнення звіту з праці 1-ПВ заповнено вид оплати праці «ФОП основний».
• 
  Рисунок 3 – елемент визначеного нарахування «Оплата мобілізованим», вкладка «Облік» і довідник «Способи відображення зарплати в регламентованому обліку»

Для коректного заповнення табеля, на вкладці «Час» зазначено літерне позначення в табелі «Невідпрацьований час» («ін») із довідника «Класифікатор використання робочого часу» (Рис. 4).

Рисунок 4 – елемент визначеного нарахування «Оплата мобілізованим», вкладка «Час» і довідник «Класифікатор використання робочого часу»

Для коректного відображення у звіті з ЄСВ даних щодо нарахування, на вкладці «Інше» зазначено, що цей вид нарахування обкладатиметься новим внеском «ЄСВ (мобілізовані)» із плану видів розрахунку «Внески до фондів» (Рис. 5).

Рисунок 5 – елемент визначеного нарахування «Оплата мобілізованим», вкладка «Інше» і план видів розрахунку «Внески до фондів»

Порядок відображення оплати мобілізованим співробітникам

ПРИКЛАД

Працівник Головко П. К. прийнятий на роботу 23 травня 2012 р. З 01.04.2015 р. його посадовий оклад збільшено до 4500 грн. Працівник приніс повістку про призов у зв’язку з мобілізацією на особливий період з 8 червня 2015 р. Підприємству встановлено розмір (ставку) ЄСВ, що дорівнює 36,8%.

Для відображення у кадровому обліку факту відсутності співробітника через мобілізацію, з метою коректного заповнення регламентованої звітності (див. п. 1 розділу «Загальні положення»), необхідно оформити документ «Відсутність на роботі організацій» із зазначенням стану «Мобілізований» (Рис. 6).

Рисунок 6 – документ «Відсутність на роботі організацій»

Список мобілізованих співробітників можна сформувати за допомогою звіту «Статистика кадрів організації», встановивши в налаштуваннях звіту відбір за станом працівника «Мобілізований» (Рис. 7).

Рисунок 7 – звіт «Статистика кадрів організації»

Список штатних працівників можна вивести за допомогою звіту «Середньооблікова чисельність співробітників» (Рис. 8).

Рисунок 8 – звіт «Середньооблікова чисельність співробітників»

Первісний розрахунок нарахувань за середнім заробітком мобілізованим (див. п. 2 і 3 розділу «Загальні положення») має здійснюватися документом «Оплата за середнім заробітком» з видом оплати «Оплата мобілізованим» (Рис. 9). Документ заповнюється та розраховується за кнопкою «Заповнити і розрахувати все». Докладніше з роботою з документом можна ознайомитися в підрозділі «Інші гарантії та компенсації при відрядженнях» довідника «Праця та заробітна плата».

Для розрахунку середнього заробітку визначаються:

• Кількість робочих днів розрахункового періоду з 1 квітня по 31 травня 2015 р.: 39 роб.дн. (21 роб.дн. + 18 роб.дн.).
• Загальна сума виплат за останні повні 2 календарні місяці роботи: 9000 грн. (4500 грн. + 4500 грн.).
• Розмір середньоденної заробітної плати: 230,77 грн. (9000 грн. / 39 роб.дн.).

Сума середнього заробітку становить 3692,32 грн. (230,77 грн. * 16 роб.дн.).

Рисунок 9 – документ «Оплата за середнім заробітком»

Необхідність щомісячного нарахування мобілізованим співробітникам середнього заробітку того самого розміру (див. п. 4 розділу «Загальні положення») реєструється документом «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій». Документ може бути створений автоматично на підставі документа «Оплата за середнім заробітком» з видом розрахунку «Оплата мобілізованим». При цьому для коректного заповнення звіту з ЄСВ (див. п. 9 розділу «Загальні положення») співробітникам автоматично буде призначено новий вид внеску «ЄСВ (мобілізовані)» (Рис. 10). Внесок буде призначено з першого числа першого місяця нарахування оплати за середнім заробітком (але не раніше періоду дії нової форми звіту - 01.05.2015 р). Стандартний набір внесків співробітників при цьому змінювати не потрібно. Надалі таке нарахування здійснюватиметься щомісяця документом «Нарахування зарплати працівникам організацій».

Рисунок 10 – документ «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій»

Перед відображенням нарахування заробітної плати можна сформувати табель обліку робочого часу за допомогою документа «Табель обліку робочого часу організації» (Рис. 11).

Рисунок 11 – документ «Табель обліку робочого часу організації»

Нарахування заробітної плати відображається документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 12). Згідно зі сформованим табелем, співробітник до призову відпрацював 4 дні, які оплачуються в розмірі 900 грн. Оскільки співробітнику було відображено підвищення окладу у квітні 2015 року, індексація не розраховується. Докладніше з порядком розрахунку індексації можна ознайомитися у статті «Індексація зарплати співробітників, які працюють за основним місцем роботи».

Рисунок 12 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій», вкладка «Нарахування»

На вкладці «Внески» із нарахованого доходу (900 грн.) утримується ЄСВ у розмірі 32,40 грн. (900 грн. * 0,036).

Середній заробіток, що компенсується з бюджету мобілізованим працівникам, згідно із законодавством (див. п. 8 і 9 розділу «Загальні положення») не обкладається ЄСВ. Тому для відображення у звіті з ЄСВ з кодом категорії ЗО 48, у документі нарахування за призначеним внеском «ЄСВ (мобілізовані)» буде заповнено цей код і відображено суму нарахованого доходу (Рис. 13).

Рисунок 13 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій», вкладка «Внески»

На вкладці «Внески на ФОП» буде відображено суму нарахованого ЄСВ виходячи з розміру мінімальної бази 1218 грн. (відповідно до Закону № 77-VIII від 28.12.2014 р., оскільки сума нарахувань менша за суму мінімальної заробітної плати (900 грн. < 1218 грн.), база внесків має становити 1218 грн.). Докладніше можна ознайомитися у статті «Порядок застосування мінімальної заробітної плати при розрахунку ЄСВ на ФОП».

Сума нарахованого ЄСВ становитиме 448,22 грн. (1218 грн. * 0,368).

Сума донарахування в розмірі 318 грн. (1218 грн. – 900 грн.) відобразиться в окремій колонці «База з (обмеженням) у т.ч. донарахув. до мін.», а сума донарахованого ЄСВ у розмірі 117,02 грн. (318 грн. * 0,368) відобразиться в колонці «Результат у т.ч. донарах.» (Рис. 14).

Як було сказано вище, середній заробіток, що компенсується з бюджету мобілізованим працівникам, згідно із законодавством (див. п. 8 і 9 розділу «Загальні положення») не обкладається ЄСВ.

Рисунок 14 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій», вкладка «Внески на ФОП»

Суми ПДФО та військового збору розраховуються на вкладці «ПДФО» (Рис. 15). Сума отриманого доходу в розмірі 900 грн. обкладатиметься ПДФО за основною ставкою. Тобто сума ПДФО становитиме 130,14 грн. ((900 грн. – 32,40 грн.) * 0,15). Докладніше про ставки ПДФО описано в підрозділі «Ставки податку» довідника «Праця та заробітна плата». Сума військового збору становитиме 13,50 грн. (900 грн. * 0,015).

Докладніше з розрахунком військового збору можна ознайомитися в розділі «Військовий збір» довідника «Праця та заробітна плата». При цьому середній заробіток, що компенсується з бюджету мобілізованим працівникам, відображається з кодом «128» і не обкладається ПДФО та ВЗ (див. п. 5, 6 і 7 розділу «Загальні положення»).

Рисунок 15 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій», вкладка «ПДФО»

Для формування проводок оформлюється документ «Відображення зарплати в регл. обліку» (Рис. 16).

Рисунок 16 – документ «Відображення зарплати в регл. обліку», вкладка «Проводки»

Подальша виплата відбувається за стандартною схемою. Докладніше про виплату зарплати співробітникам описано у статті «Виплата заробітної плати працівникам організації».

Формування звіту про витрати на оплату мобілізованим

У типових конфігураціях реалізовано новий звіт «Звіт про компенсацію мобілізованим працівникам» (Рис. 17). Звіт формується в розрізі організації та військкоматів співробітників. У звіті відображаються співробітники, яким нараховано оплату за середнім заробітком, і з дати мобілізації яких минуло не більше 18 місяців.

Рисунок 17 – звіт «Звіт про компенсацію мобілізованим працівникам»

Для коректного формування звіту, у регістрі відомостей «Військовий облік» необхідно для мобілізованих співробітників на дату призову встановити належність до військового обліку «Призваний на військову службу», заповнити інформацію про військкомат, дату та номер наказу про призов. Найменування органу соціального захисту населення для звіту задається в регістрі відомостей «Коди організації» (Рис. 18).

Рисунок 18 – записи в регістрах відомостей «Військовий облік» і «Коди організації»

Причини, через які з оплати мобілізованим працівникам слід утримати податки та збори, можуть бути різні, наприклад, не отримано з бюджету компенсацію або працівник мобілізований більше одного року.

З порядком відображення нарахування оплати за дні мобілізації в таких випадках можна ознайомитися в пораді лінії консультацій «Як оформити оплату мобілізованим співробітникам, якщо потрібно утримувати з нарахованої суми податки та збори?».