Індексація заробітку співробітників, які працюють за основним місцем роботи

1. Порядок внесення інформації до програми для коректного розрахунку індексації

2. Встановлення базового місяця розрахунку індексації

2.1. Прийняття нового співробітника на роботу

2.2. Внесення інформації про співробітників на початку роботи з програмою

2.3. Зміна базового періоду розрахунку індексації при підвищенні окладу

3. Розрахунок індексації пропорційно відпрацьованому часу

4. Алгоритм розрахунку коефіцієнта індексації

5. Розрахунок індексації

 

Порядок проведення індексації грошових доходів громадян визначено Законом № 491 і Порядком № 1078. Постановою КМУ від 13 червня 2012 № 526 «Про внесення змін до Порядку проведення індексації грошових доходів населення», якою було внесено зміни до Порядку № 1078 (ці зміни набрали чинності з 21 червня 2012 р.). Внесені зміни стосуються, зокрема, розрахунку сум індексацій при підвищенні заробітної плати, порядку проведення індексації при прийнятті на роботу та переведенні на іншу роботу.

У цій статті описано механізм розрахунку індексації зарплати працівників з урахуванням змін у законодавстві, що набрали чинності, реалізований у конфігурації «Зарплата і кадри для бюджетних установ України», редакція 1.0.

Стаття також актуальна для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0.

Послідовність розгляду питань:

1. Порядок внесення інформації до програми для коректного розрахунку індексації.

2. Встановлення базового місяця розрахунку індексації:

2.1. Прийняття нового співробітника на роботу.

2.2. Внесення інформації про співробітників на початку роботи з програмою.

2.3. Зміна базового періоду розрахунку індексації при підвищенні окладу.

3. Розрахунок індексації пропорційно відпрацьованому часу.

4. Алгоритм розрахунку коефіцієнта індексації.

5. Розрахунок індексації.

1. Порядок внесення інформації до програми для коректного розрахунку індексації

Для розрахунку щомісячної індексації зарплати співробітників, які працюють за основним місцем роботи, необхідне дотримання таких умов:

• Працівникові мають бути призначені визначені види розрахунку «Індексація зарплати» зі способом розрахунку «Індексація зарплати» або «Індексація фіксованою сумою» зі способом розрахунку «Фіксована сума з урахуванням відпрацьованого часу» одним із документів:
• • «Прийняття на роботу в організацію» (Рис. 1).
  • 
    Рисунок 1 – документ «Прийняття на роботу в організацію»
    
    
  • «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій» (Рис. 2).
  • 
    Рисунок 2 – документ «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій»
    
    
• До регістру відомостей «Індекси інфляції» необхідно щомісяця вносити інформацію про індекси споживчих цін (Рис. 3).
• 
  Рисунок 3 – регістр відомостей «Індекс інфляції»

  Важливо!!! Актуальні індекси інфляції автоматично додаються до регістру відомостей під час оновлення конфігурації. Однак слід враховувати, що вихід оновлень конфігурації не прив’язаний до зміни індексів інфляції, і в одному оновленні може бути оновлено інформацію про індекси інфляції за кілька місяців. Тому за потреби слід вносити інформацію в ручному режимі.

   

• В інформаційній базі має бути заповнена умовно-постійна інформація.
• • У регістрі відомостей «Прожиткові мінімуми» для кожної соціальної групи населення має бути зазначено актуальний розмір прожиткового мінімуму, за потреби можна внести інформацію в ручному режимі (Рис. 4).
  • 
    Рисунок 4 – регістр відомостей «Прожиткові мінімуми»
    
    
  • У плані видів розрахунків «Основні нарахування організацій» для нарахувань, які є базою для індексації (або індексуються), має бути заповнений реквізит «Соціальна група» (Рис. 5).
  • 
    Рисунок 5 – вид розрахунку «Оклад за днями» плану видів розрахунків «Основні нарахування організацій»

У конфігурації ця інформація заповнюється під час першого запуску системи та змінюється за потреби.

2. Встановлення базового місяця розрахунку індексації

Базовий місяць — місяць, за який не здійснюється розрахунок індексу споживчих цін наростаючим підсумком. Розрахунок індексації заробітної плати починає проводитися з місяця, наступного за базовим.

Базовим місяцем для розрахунку індексу споживчих цін наростаючим підсумком може бути:

• Місяць оформлення працівника на роботу (при цьому відповідно до абзацу 3 пункту 10-1 Постанови КМУ № 526 розрахунок індексу споживчих цін наростаючим підсумком починає здійснюватися саме з місяця оформлення працівника на роботу).
• Місяць підвищення зарплати (не пов’язаного з підвищенням мінімальної заробітної плати). Постановою КМУ № 526 внесено зміни до третього абзацу п. 5 Постанови № 1078. Його викладено в новій редакції:

• «У разі якщо грошовий дохід з урахуванням суми підвищення менший за суму грошового доходу з урахуванням індексації до його підвищення, у базовому місяці сума загального доходу визначається з таким розрахунком, щоб сума грошового доходу з урахуванням індексації не перевищувала загального доходу до його підвищення».

Тобто, якщо заробітна плата підвищується на суму, більшу за суму індексації, яка була б нарахована в цьому місяці, то заробітна плата за цей місяць не індексується.

Якщо ж заробітна плата збільшується на суму, меншу, ніж можлива індексація цього місяця, то в базовому місяці працівникові необхідно виплатити (на додаток до підвищеної зарплати) частину індексації, щоб загальний дохід у цьому місяці був таким самим, як і до підвищення (п. 5 Порядку № 1078).

Нижче розглянуто порядок зазначення базового місяця для розрахунку індексації в таких ситуаціях:

• при прийнятті співробітника до організації;
• при внесенні первинної інформації на початку роботи в програмі;
• при підвищенні окладу.

2.1. Прийняття нового співробітника на роботу

Прийняття на роботу співробітника як працівника організації здійснюється за допомогою документа «Прийняття на роботу в організацію» (Рис. 1).

Документом «Зміна параметрів розрахунку індексації» зазначається базовий місяць для розрахунку індексації (Рис. 6).

У зв’язку зі змінами, внесеними до абзацу третього п. 10¹ Порядку № 1078, розрахунок індексу споживчих цін для проведення індексації заробітної плати для новоприйнятих працівників здійснюється з місяця прийняття на роботу.

2.2. Внесення інформації про співробітників на початку роботи з програмою

При первинному внесенні інформації для вже діючого підприємства (введенні початкових залишків) можливі такі варіанти:

1. Нарахування індексації починається з періоду пізнішого, ніж дата прийняття співробітника на роботу, і при цьому сума індексації з моменту прийняття співробітника на роботу менша, ніж сума підвищення окладу

У цьому випадку в документі «Зміна параметрів розрахунку індексації» потрібно заповнити реквізит «Дата зміни».

Приклад.

Дата початку роботи в програмі з 01.01.2014 р.
Дата внесення залишків 31.12.2013 р.
Співробітника прийнято на роботу 01.07.1995 р.
Оклад співробітника до 01.12.2013 р. - 5000,00 грн.
Сума індексації становила 2093,74 грн.
З 01.12.2013 р. співробітникові було підвищено оклад до 8000 грн.

У поточному прикладі оклад співробітника після підвищення (8000,00 грн.) більший за суму попереднього окладу з урахуванням індексації 7093,74 грн. (5000,00 грн. + 2093,74 грн.), і індексація фіксованою сумою не призначається. У цьому випадку необхідно в документі «Зміна параметрів розрахунку індексації» заповнити реквізит «Дата зміни», зазначивши в ньому дату базового місяця – 01.12.2013 р. (Рис. 7).

2. Нарахування індексації починається з періоду пізнішого, ніж дата прийняття співробітника на роботу, і при цьому сума підвищення окладу менша за суму попереднього окладу з урахуванням індексації

Приклад.

Дата початку роботи в програмі з 01.01.2014 р.
Дата внесення залишків 31.12.2013 р.
Співробітника прийнято на роботу 01.07.1995 р.
Оклад співробітника до 01.12.2013 р. - 5000,00 грн.
Сума індексації становила 2066,95 грн.
З 01.12.2013 р. співробітникові було підвищено оклад до 5500 грн.

У поточному прикладі оклад співробітника після підвищення (5500,00 грн.) менший за суму попереднього окладу з урахуванням індексації 7066,95 (5000,00 грн. + 2066,95 грн.), і потрібно провести розрахунок фіксованої суми індексації.

У такій ситуації слід:

• Внести інформацію про прийняття співробітника на роботу в організацію за допомогою документа «Прийняття на роботу в організацію», зазначивши оклад до підвищення та призначивши вид розрахунку «Індексація зарплати» (Рис. 8).
• 
  Рисунок 8 – документ «Прийняття на роботу в організацію»
  
  
• Для розрахунку фіксованої індексації оформити документ «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій» або «Кадрове переміщення організацій», зазначити в ньому нову суму окладу та після проведення документа за допомогою кнопки «Виконати» - «Зміна параметрів індексації» буде виведено список видів розрахунків, у якому слід вибрати «Індексація фіксованою сумою». При цьому відкриється форма вибору співробітників для зміни параметрів розрахунку індексації, у якій буде розраховано фіксовану суму індексації (Рис. 9).
• 
  Рисунок 9 – розрахунок фіксованої суми індексації в документі «Кадрове переміщення організацій»
  
  

  При натисканні кнопки «Виконати» фіксовану суму індексації буде додано до планових нарахувань співробітника, а також буде автоматично створено документ «Зміна параметрів розрахунку індексації» зі змінами базового місяця (Рис. 10).

  
  Рисунок 10 – документи «Кадрове переміщення організацій» і «Зміна параметрів розрахунку індексації»

2.3. Зміна базового періоду розрахунку індексації при підвищенні окладу

Розглянемо порядок розрахунку суми індексації при підвищенні окладу співробітників для таких випадків:

1. Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення менша суми заробітної плати з урахуванням індексації.

2. Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення більша суми заробітної плати з урахуванням індексації.

3. Розрахунок суми індексації при наступних підвищеннях заробітної плати у випадках:

3.1. якщо сума підвищення менша суми фіксованої індексації;

3.2. якщо сума підвищення більша суми фіксованої індексації.

1. Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення менша суми заробітної плати з урахуванням індексації

Приклад

Оклад співробітника до підвищення заробітної плати становив 1500,00 грн.
З 01.11.2014 р. цьому співробітникові підвищено оклад до 2500,00 грн.

Важливо!!! Розрахунок суми фіксованої індексації в документі «Зміна параметрів розрахунку індексації» має бути виконано до нарахування зарплати за поточний місяць. Якщо розрахунки здійснюються заднім числом, попередньо потрібно скасувати проведення документів «Нарахування зарплати працівникам організацій» за цей місяць.

Для розрахунку індексації необхідно:

• Оформити документ «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій» або «Кадрове переміщення організацій», зазначити в ньому нову суму окладу та дату підвищення заробітної плати (Рис. 11).
• 
  Рисунок 11 – документ «Кадрове переміщення організацій»
  
  
• Після проведення документа за кнопкою «Виконати» - «Зміна параметрів індексації», розташованою на верхній панелі документа, буде виведено список видів розрахунків, у якому слід вибрати «Індексація фіксованою сумою» (Рис. 12).
• 
  Рисунок 12 – вибір виду розрахунку «Індексація фіксованою сумою»
  
  
• Після вибору виду розрахунку «Індексація фіксованою сумою» відкриється форма вибору співробітників для зміни параметрів розрахунку індексації, у якій здійснюється автоматичний розрахунок суми індексації. Ця форма дає змогу здійснити розрахунок нарахувань співробітника до підвищення заробітної плати (з урахуванням індексації) та розрахунки нарахувань після підвищення (без урахування індексації).

• Якщо сума нарахувань до підвищення заробітної плати перевищує суму нарахувань після підвищення заробітної плати, різниця фіксується як сума фіксованої індексації співробітника (Рис. 13).

  
  Рисунок 13 – розрахунок фіксованої суми індексації

Важливо!!! Зміна параметрів індексації буде виконана лише для тих співробітників, у яких у формі вибору співробітників для зміни параметрів розрахунку індексації встановлено прапорець у колонці «Змінити».

У поточному прикладі співробітникові підвищено оклад на 1000,00 грн. (2500,00 грн.– 1500,00грн.). Сума індексації заробітної плати до її підвищення (за листопад 2014 р.) становила 2560,24 грн.

Сума фіксованої індексації, яка нараховується цьому співробітникові в листопаді 2014 р. — 1560,24 грн. (2560,24 грн. – 1000,00 грн.).

При натисканні кнопки «Виконати» фіксовану суму індексації буде автоматично додано до табличної частини «Нарахування» документа ««Кадрове переміщення організацій», а також буде автоматично створено документ «Зміна параметрів розрахунку індексації» зі змінами базового місяця (Рис. 14).

2. Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення більша суми заробітної плати з урахуванням індексації

Приклад

Оклад співробітника до підвищення становив 2000,00 грн.
01.11.2014 р. цьому співробітникові підвищено оклад до 5000,00 грн.

Для розрахунку індексації необхідно:

• Оформити документ «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій» або «Кадрове переміщення організацій», зазначити в ньому нову суму окладу та дату підвищення заробітної плати співробітника.
• Після проведення документа за кнопкою «Виконати» - «Зміна параметрів індексації», розташованою на верхній панелі документа, буде виведено список видів розрахунків, у якому слід вибрати «Індексація фіксованою сумою».
• За допомогою форми вибору співробітників для зміни параметрів розрахунку індексації виконати автоматичний розрахунок суми індексації.

За прикладом співробітникові було підвищено оклад на 3000,00 грн. (5000,00 грн. – 2000,00 грн.). Сума індексації заробітної плати до її підвищення (за листопад 2014 р.) становила 2560,24 грн. Оскільки сума окладу та індексації до підвищення (4560,24 грн.) менша за суму окладу після підвищення (5000,00 грн.), розрахунок фіксованої індексації для співробітника не проводиться (Рис. 15).

При натисканні кнопки «Виконати» таблична частина «Нарахування» відкритого документа «Кадрове переміщення організацій» залишиться без змін, а також буде автоматично створено документ «Зміна параметрів розрахунку індексації» зі змінами базового місяця (Рис. 16).

3. Розрахунок суми індексації при наступних підвищеннях заробітної плати

3.1. Сума підвищення менша суми фіксованої індексації

Приклад

У листопаді 2014 р. співробітникові було збільшено оклад до 2500,00 грн. і проведено розрахунок суми фіксованої індексації, розмір якої становив – 1560,24 грн.
З 01.12.2014 р. співробітникові підвищено оклад до 4000,00 грн.

Для розрахунку індексації потрібно (аналогічно до попередніх прикладів):

• Оформити документ «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій» або «Кадрове переміщення організацій», зазначити в ньому нову суму окладу та дату підвищення заробітної плати співробітника.
• Після проведення документа за кнопкою «Виконати» - «Зміна параметрів індексації», розташованою на верхній панелі документа, буде виведено список видів розрахунків, у якому слід вибрати «Індексація фіксованою сумою».
• За допомогою форми вибору співробітників для зміни параметрів розрахунку індексації виконати автоматичний розрахунок суми індексації.

За прикладом співробітникові було підвищено оклад на 1500,00 грн. (4000,00 грн. – 2500,00 грн.).

Сума раніше розрахованої фіксованої індексації — 1560,24 грн. Оскільки сума окладу та фіксованої індексації до підвищення (4060,24 грн.) більша за суму окладу після підвищення (4000,00 грн.), у процесі розрахунку сума фіксованої індексації співробітника не змінюється, загальний дохід співробітника в місяці підвищення залишається таким самим, як і до підвищення (п. 5 Порядку № 1078) (Рис. 17).

При натисканні кнопки «Виконати» таблична частина «Нарахування» відкритого документа «Кадрове переміщення організацій» залишиться без змін (у виду розрахунку «Індексація фіксованою сумою» залишиться дія «Не змінювати»), а також буде автоматично створено документ «Зміна параметрів розрахунку індексації» зі змінами базового місяця (Рис. 18).

3.2. Сума підвищення більша суми фіксованої індексації

Приклад

У листопаді 2014 р. співробітникові було збільшено оклад до 1900,00 грн. і проведено розрахунок суми фіксованої індексації, розмір якої становив – 233,73 грн.
З 01.12.2014 р. співробітникові підвищено оклад до 2150,00 грн.

Для розрахунку індексації потрібно (аналогічно до попередніх прикладів):

• Оформити документ «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій» або «Кадрове переміщення організацій», зазначити в ньому нову суму окладу та дату підвищення заробітної плати співробітника.
• Після проведення документа за кнопкою «Виконати» - «Зміна параметрів індексації», розташованою на верхній панелі документа, буде виведено список видів розрахунків, у якому слід вибрати «Індексація фіксованою сумою».
• За допомогою форми вибору співробітників для зміни параметрів розрахунку індексації виконати автоматичний розрахунок суми індексації.

За прикладом співробітникові підвищено оклад на 250,00 грн. (2150,00 грн. – 1900,00 грн.).

Сума раніше розрахованої фіксованої індексації — 233,73 грн. Оскільки сума окладу та фіксованої індексації до підвищення (2133,73 грн.) менша за суму окладу після підвищення (2150,00 грн.), у процесі розрахунку суми індексації співробітника враховується сума чинної для співробітника фіксованої індексації та відбувається її перерахунок (Рис. 19).

Важливо!!! Зміну параметрів індексації можна виконувати лише для проведених документів «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій» і «Кадрове переміщення організацій». В іншому разі буде виведено відповідне попередження системи, і зміна параметрів індексації виконана не буде.

При натисканні кнопки «Виконати» табличну частину «Нарахування» відкритого документа «Кадрове переміщення організацій» буде змінено - у виду розрахунку «Індексація фіксованою сумою» буде встановлено дію «Припинити», а також буде автоматично створено документ «Зміна параметрів розрахунку індексації» зі змінами базового місяця (Рис. 20).

3. Розрахунок індексації пропорційно відпрацьованому часу

Постановою № 36 від 29.01.2014 р. було внесено зміни до розрахунку індексації пропорційно відпрацьованому часу, визначеного п.4 Порядку № 1078 від 17.07.2003 р.

Спосіб розрахунку індексації пропорційно відпрацьованому часу задається в регістрі відомостей «Варіанти алгоритмів розрахунку зарплати» (Рис. 21).

Передбачено такі способи розрахунку індексації:

1. «Не застосовувати» при виборі цього способу відпрацьований співробітником час не враховується при розрахунку індексації.
2. «Для всіх співробітників» для всіх співробітників сума індексації розраховується виходячи з прожиткового мінімуму пропорційно відпрацьованому часу, у випадках відсутності співробітника на робочому місці у зв’язку з відпусткою, лікарняним тощо.
3. «Для неповного робочого часу» відповідно до внесених змін, якщо працівникові встановлено графік неповного робочого часу, індексація виплачується пропорційно відпрацьованому часу, хоча визначається з розрахунку повного робочого часу.

Приклад

Працівника прийнято на підприємство 03.04.2010 р. з окладом 3000,00 грн. При прийнятті на роботу співробітникові призначено графік повного робочого часу «П’ятиденка (40)».
З 01.11.2014 р. у зв’язку з виробничою необхідністю співробітника переведено на графік неповного робочого дня «16 годин на тиждень (2 робочі дні)».

Для розрахунку суми індексації пропорційно відпрацьованому часу слід:

• У довіднику «Графіки роботи» створити графік неповного робочого часу «16 годин на тиждень (2 робочі дні)».

• Докладніше з методикою створення графіка неповного часу можна ознайомитися у статті «Механізм внесення інформації про норму робочого часу».
  
  

• Документом «Кадрове переміщення організацій» призначити графік працівникові.
• Документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» виконати розрахунок заробітної плати (Рис. 22).

4. Алгоритм розрахунку коефіцієнта індексації

Індекс інфляції (те саме, що й індекс споживчих цін) обчислюється Держкомстатом і публікується в офіційних періодичних виданнях не пізніше 10 числа місяця, наступного за звітним. На підставі індексу інфляції в програмі реалізовано алгоритм розрахунків порога індексації та коефіцієнта індексації.

Поріг індексації - величина індексу споживчих цін наростаючим підсумком, яка дає право на індексацію заробітної плати. Поріг індексації становить 101% (ст. 4 Закону № 491). Тобто, коли індекс споживчих цін наростаючим підсумком перевищує поріг індексації, заробітна плата має індексуватися.

Приклад

1. Розрахунок порога індексації

Для розрахунку порога індексації слід:

• Визначити індекс споживчих цін.

• Індекс споживчих цін для визначення порога індексації обчислюється шляхом перемноження місячних індексів споживчих цін.

  Індекси (умовні):

  • Січень 100,8%;
  • Лютий 100,0%;
  • Березень 100,6%.
• Розрахувати за кожен місяць, чи є перевищення порога індексації.
• • Січень 100,8%, що менше ніж 101%. Поріг індексації не перевищено.
  • Лютий (100,8 / 100) * (100,0 / 100) * 100 = 1,008 * 1,000 * 100 = 100,8%, що менше ніж 101%. Поріг індексації не перевищено.
  • Березень (100,8 / 100) * (100,0 / 100) * (100,6 / 100) * 100 = 1,008 * 1,000 * 1,006 * 100 = 101,4%, що більше ніж 101%. Поріг індексації перевищено.

2. Визначення місяця початку розрахунку індексації

Згідно з пунктом 1¹ Порядку № 1078, підвищення грошових доходів громадян у зв’язку з індексацією здійснюється з першого числа місяця, наступного за місяцем, у якому офіційно опубліковано індекс споживчих цін.

Якщо брати умови прикладу, то індекс споживчих цін наростаючим підсумком за період січень - березень становив 101,4%, тобто перевищив поріг індексації в березні. Індекс інфляції за березень публікується до 10 квітня. Це означає, що індексації підлягає заробітна плата за травень.

3. Визначення суми індексації

Сума індексації зарплати за травень визначатиметься виходячи з коефіцієнта індексації, розрахованого при перевищенні порога індексації в березні.

4. Розрахунок коефіцієнта індексації

Коефіцієнт індексації - показник, за допомогою якого розраховується сума індексації.

Якщо брати умови попереднього прикладу, то заробітна плата за травень підлягає індексації. Індекс споживчих цін за березень наростаючим підсумком становить 101,4%.

Коефіцієнт індексації розраховується за формулою 0,014 = (101,4 / 100) 1.

Тобто, сума індексації заробітної плати за травень (прожитковий мінімум з 01.01.2014 р. 1218,00 грн.) становитиме 1218,00 * 0,014 = 17,05 грн.

5. Розрахунок індексації

При розрахунку індексації враховуються:

• базовий період індексації (див. розділ «Встановлення базового місяця розрахунку індексації»);
• коефіцієнт індексації (див. розділ «Алгоритм розрахунку коефіцієнта індексації»);
• поріг індексації (ст. 4 Закону № 491);
• наявність індексації пропорційно відпрацьованому часу (див. розділ «Розрахунок індексації пропорційно відпрацьованому часу»).

Розрахунок суми індексації доходів здійснюється при розрахунку заробітної плати за допомогою документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» у табличній частині вкладки «Нарахування» (Рис. 23).

Для відображення сум нарахувань із заробітної плати працівникам підприємства в бухгалтерському та податковому обліку необхідно створити документ «Відображення зарплати в регл. обліку» (Рис. 24).

У шапці документа необхідно зазначити місяць нарахування та заповнити документ за допомогою кнопки «Розрахувати все».