Методика оформлення заміни працівника організації
У типових конфігураціях "Управління виробничим підприємством для України" та "Зарплата і Управління Персоналом для України" можливо відобразити кілька варіантів оплати за заміщення.
У типових конфігураціях «Управління виробничим підприємством для України» та «Зарплата і Управління Персоналом для України» можливо відобразити кілька варіантів оплати за заміщення.
- Повна заміна, коли працівник замінює свого колегу і не виконує свої службові обов'язки.
- Часткова заміна, коли працівник, поряд з основною роботою, виконує обов'язки тимчасово відсутнього працівника і йому нараховується доплата у розмірі, передбаченому в колективному договорі.
Для відображення фактів заміщення тимчасово відсутніх працівників і реєстрації необхідності здійснити доплату за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника в конфігураціях призначено документ «Заміни організацій». Вид розрахунку, що визначає правила розрахунку сум оплати за заміщення, визначається у полі «Вид заміни». Можливі такі варіанти заповнення цього поля:
- «Заміщення». Під час розрахунку зарплати буде здійснено нарахування лише за цим видом розрахунку, сума буде розрахована, виходячи з розміру оплати працівника, якого заміщають. Основне нарахування працівника, який заміщує, буде витіснено видом розрахунку "Заміщення".
- «Суміщення». Під час розрахунку зарплати буде здійснено нарахування за основним видом розрахунку працівника, який заміщує, і за цим видом розрахунку. Сума за видом розрахунку «Суміщення» буде розрахована, виходячи з розміру оплати працівника, якого заміщають, і відсотка оплати.
Величина оплати визначається графіком роботи. Якщо заміна виконується повною мірою, то слід залишити графік, який був у працівника, якого замінюють. Але якщо заміна виконується лише на частину ставки, то необхідно створити спеціальний графік "скороченого робочого часу". У ньому необхідно відобразити фактичний час роботи на посаді, яку заміщають, і як реквізит "Графік повного робочого часу" вказати повний графік роботи на цій посаді.
У конфігурації використовуються два види обліку часу: за днями (змінами) та за годинами. Для кожного способу розрахунку аналізується лише один із видів часу (або "За днями", або "За годинами", "За вечірніми" чи "За нічними").
Якщо оформлюється заміна за способом розрахунку, який розраховується за змінами, години роботи в розрахунку не використовуються.
Тому, якщо відпрацьований час за працівником, якого заміщають, обліковується за днями, то для оформлення заміни «Суміщення» на відсоток від ставки працівника, якого заміщають, слід:
- або оформити графік заміни таким чином, щоб кількість днів заміни була у 2 рази меншою;
- або призначати працівникам (тому, кого заміщають, і тому, хто заміщує) оклади "За місячною ставкою за годинами".
Остаточний розрахунок заробітної плати здійснюється документом «Нарахування зарплати працівникам організацій». Якщо в організації видається наказ про заміщення на кілька періодів (наприклад, при перехідній відпустці), то достатньо ввести один документ «Заміни працівників організацій», зазначивши в ньому весь період відсутності (наприклад, з 20.01.2008 по 20.02.2008). Після цього під час розрахунку заробітної плати за кожен місяць (січень і лютий) здійснюватиметься розрахунок доплати.
Розглянемо методику відображення варіантів замін у типових конфігураціях.
1. Повна заміна.
Оклад працівника, якого заміщають, більший, ніж у співробітника, який його заміщує. У цьому разі необхідно відобразити заміну роботи за допомогою документа «Заміни організацій», зазначивши вид заміни «Заміщення». У полі «Графік робіт» слід залишити графік працівника, якого заміщають.
Під час розрахунку заробітної плати для співробітника буде додано вид розрахунку «Заміщення», що витісняє основне нарахування, і основне нарахування за працівником, якого замінюють.
Оклад працівника, якого заміщають, менший, ніж у співробітника, який його заміщує.
У цьому разі необхідно:
- відобразити заміну роботи за допомогою документа «Заміни організацій», зазначивши вид заміни «Заміщення». Заповнення документа аналогічне випадку, розглянутому вище.
- відобразити доплату за середнім заробітком працівнику, який заміщує, за допомогою документа «Оплата за середнім заробітком» з видом оплати «Доплата до середнього».
Під час розрахунку заробітної плати для співробітника буде додано вид розрахунку «Заміщення», що витісняє основне нарахування, основне нарахування за працівником, якого замінюють, і доплату до середнього.
2. Часткова заміна.
У цьому разі необхідно відобразити заміну роботи за допомогою документа «Заміни працівників організацій», зазначивши вид заміни «Суміщення». У разі, якщо працівнику, який заміщує, здійснюється часткова оплата (наприклад, 50% від окладу працівника, якого заміщають), то необхідно в полі «Графік роботи» вказати спеціальний графік, що відображає фактично відпрацьований час. У цьому прикладі в графіку відображено роботу неповний робочий день у розмірі 4 годин, тобто 50% від часу за посадою, що суміщується.
Під час розрахунку заробітної плати для співробітника буде додано вид розрахунку основного нарахування за працівником, якого замінюють. Оплата за основним нарахуванням працівника буде здійснена у повному обсязі, а за посадою, яку заміщають, – відповідно до скороченого графіка.
