Нормативно-довідкова інформація

Нормативно-довідкова інформація

Контрагенти

Нормативно-довідкова інформація

Усі взаєморозрахунки з будь-якими контрагентами в типовій конфігурації завжди відображаються в розрізі договорів з контрагентами і можуть додатково відображатися також у розрізі угод із ними. Кожен договір однозначно пов'язаний лише з одним контрагентом (довідник "Договори" підпорядкований довіднику "Контрагенти"). Але з одним контрагентом може бути пов'язана необмежена кількість договорів. Розглянемо нормативно-довідкову інформацію підсистеми.

Контрагенти

Довідник "Контрагенти" містить інформацію про підрядників і покупців, підприємства та приватних осіб. Фактично до нього мають бути внесені всі юридичні та фізичні особи, з якими підприємство може вступати в господарські відносини. Розглянемо основні реквізити довідника.

Довідник "Контрагенти"

Вкладка «Загальні» містить основні дані про контрагента, а саме: тип (юр./фіз. особа), найменування, повне найменування, коди тощо.

У ролі контрагента підприємства може виступати компанія, до складу якої входить кілька окремих юридичних осіб (холдинг). За такої умови для кожної юридичної особи такого холдингу, внесеної до довідника «Контрагенти», слід указати головного контрагента. Сам головний контрагент ніяк не виділяється в довіднику, а для контрагентів, що входять до такої компанії, установлюється прапорець «Входить до холдингу» і вибирається відповідний головний контрагент.

Для кожного контрагента передбачено можливість указати види діяльності, якими він займається, серед яких один призначається основним. Під час налаштування різних звітів контрагентів можна класифікувати та групувати за основними видами діяльності. Класифікатор видів діяльності спочатку порожній — користувачам надається можливість самостійно його заповнювати.

Відповідно до стану прапорців «Покупець» і «Постачальник», у формі елемента відкриваються спеціальні вкладки «Як покупець» і «Як постачальник». Коли встановлено прапорець «Як покупець», необхідно вказати:

• Менеджери покупця (довідник «Користувачі»), де вказується список менеджерів, які працюють із цим контрагентом. Одного з менеджерів можна вказати основним, і такий менеджер вважається відповідальним за покупця та використовується як аналітика в деяких звітах і механізмах;

• Джерело інформації недоступне для редагування. Під час оформлення первинного документа «Подія» з контрагентом значення реквізиту визначається автоматично.

• Стадія взаємовідносин також не змінюється вручну й фіксується документом «Класифікація покупців за стадіями взаємовідносин». Реквізит у формі елемента показує поточний етап взаємовідносин із покупцем, установлений на основі даних про продажі, використовуючи механізм XYZ-розподілу. Також за його допомогою можна переглянути історію змін цих стадій;

Важливість покупця також не змінюється вручну й оформляється документом «aBC –“Класифікація покупців». Реквізит у формі елемента відображає поточну важливість контрагента як покупця, установлену відповідно до даних про продажі, з використанням механізму aBC-розподілу. Крім того, за його допомогою є можливість переглянути історію змін цієї важливості.

Довідник «Контрагент»: як покупець

Коли встановлено прапорець "Як постачальник", необхідно вказати:

Довідник "Контрагенти": як постачальник

• Надійність постачальника. Реквізит установлюється вручну й свідчить про ступінь довіри до постачальника та про зміну цієї довіри з плином часу (оскільки реквізит періодичний). У конфігурації передбачено три ступені довіри: "Висока", "Середня" і "Низька";

• Строк виконання замовлення постачальником у днях.

Усі норми контрагента як постачальника використовуються в роботі механізму формування замовлень постачальникам під час використання механізму відстеження та виконання календарних потреб у номенклатурі.

Вкладка "Контакти". На вкладці міститься інформація про контактну інформацію контрагента. Повнота заповнення цієї вкладки визначає ступінь клієнтоорієнтованості підприємства.

У таблиці "Адреси та телефони" вказується контактна інформація про контрагента загалом. У списку відображаються види контактної інформації для заданого контрагента: і заповнені, і незаповнені, але при цьому внесені до каталогу "Види контактної інформації" для об'єктів виду "Контрагент".

У списку "Контактні особи" вказуються контактні особи контрагента — усі його працівники та представники, з якими можуть відбуватися (або вже відбувалися) будь-які контакти.

Довідник "Контрагенти": контакти

Вкладка "Рахунки та договори" призначена для внесення інформації про банківські рахунки контрагента та договори, які підприємство уклало з ним. Під час запису нової картки контрагента автоматично формується новий договір — у конфігурації не можна вести взаєморозрахунки без зазначення договору. Тому має бути введений щонайменше один договір. Якщо фактично з контрагентом немає юридично оформленого договору, то в системі все одно слід зареєструвати договір і призначити його основним. Жирним шрифтом у таблицях позначаються основний договір і основний розрахунковий рахунок, які можна змінити відповідними кнопками командних панелей "Основний". Договір, визначений основним, за замовчуванням підставлятиметься в документи з цим контрагентом.

Довідник "Контрагенти": рахунки та договори

Вкладка "Події".

Тут користувачами вноситься інформація про заплановані події та зберігається інформація про події, що вже відбулися, пов'язані з конкретним контрагентом. Запланованими подіями можуть бути проведення зустрічей, телефонні дзвінки, подорожі, надсилання листів та інші події, які потребують планування часу.

Довідник "Контрагенти": події

Докладніше механізми реєстрації, обробки та управління подіями й контактами з контрагентами буде розглянуто в розділі "Управління відносинами з постачальниками та покупцями". Типовим рішенням передбачена можливість поділу контрагентів за встановленими властивостями й категоріями, аналогічно поділу номенклатури. Властивості та категорії –“ ще одні ознаки, які можуть бути присвоєні контрагентам для проведення додаткового аналізу у звітах.

Вкладка "Властивості". Допустимі для контрагентів види додаткових властивостей можна поповнювати або безпосередньо з таблиці на цій вкладці, або через такі операції:

• Плани видів характеристик;

• Властивості об'єктів;

• Довідник "Контрагенти".

Види властивостей можуть діяти або на весь список контрагентів, або на конкретні його групи й навіть елементи. Для кожного контрагента користувачі можуть указати конкретні значення всіх видимих на вкладці видів властивостей. Допустимо не вказувати значення якихось видів властивостей — у цьому разі вважається, що для цього контрагента ця властивість ще невідома. Як види властивостей можуть виступати, наприклад, "Регіон", "Боржники", а як значення цих видів властивостей можуть виступати "Харківська область", "Київ", "Злісні", "Вимушені". Потім можна буде робити додатковий аналіз за значеннями конкретних видів властивостей контрагентів під час роботи з оперативною звітністю.

Довідник "Контрагенти": властивості

Вкладка "Категорії". Тут до однієї з категорій можна встановити належність контрагента. Категорії відрізняються від видів властивостей тим, що для них користувачами має бути визначено лише два взаємовиключні значення. Наприклад, категорія "Вітчизняний", значення: "Так" і "Ні". Призначення категорій аналогічне призначенню додаткових властивостей — вони використовуються під час налаштування низки оперативних звітів.

Довідник "Контрагенти": категорії

До сервісних можливостей довідника можна віднести:

• підменю "Перейти", яке знаходиться на командній панелі вгорі. За його допомогою можливе швидке відкриття пов'язаних списків (регістри й підпорядковані довідники) з призначеними відборами за поточним контрагентом та іншої пов'язаної з ним інформації (звіти й службові механізми);

• кнопка "Звіт" надає загальну інформацію про контрагента у придатному для друку вигляді;

• на командній панелі вгорі за допомогою кнопки "Файли" відкривається форма, у якій можна переглянути та відредагувати список файлів, що пов'язані з цим контрагентом. Такими файлами можуть бути, наприклад, електронні варіанти договорів, презентації контрагентів тощо;

• за допомогою кнопки "Створити" користувачам дозволено вносити інформацію про заплановані події з контрагентом.

На вкладці "Інше" для користувачів, яким призначено роль, що дозволяє працювати з цим довідником, можна додатково встановити (або обмежити) права доступу до цієї інформації.

Довідник "Контрагенти": інше