Облік розрахунків з підзвітними особами

Механізми обліку

Відображення господарських операцій

Механізми обліку

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на субрахунках рахунку 372 у розрізі фізичних осіб:

• у національній валюті на рахунку 3721,

• в іноземній валюті 3722.

Валюта розрахунків визначається першим документом "угоди". Тобто, якщо підзвітній особі видавався аванс, то валюта підзвіту визначається валютою каси. Якщо ж першим був звіт про витрачені кошти, то в ньому за кнопкою "Ціни і валюта" і визначається валюта підзвіту.

Відображення господарських операцій

У типовому рішенні передбачено такі види операцій за розрахунками з підзвітними особами.

Видача грошових коштів у підзвіт - оформляється документом "Видатковий касовий ордер" з видом операції "Видача грошових коштів підзвітній особі". Валюта підзвіту визначається рахунком каси в документі. Якщо вказано рахунок "301" - це підзвіт у гривні, а якщо "302" - в іноземній валюті, яку потрібно вибрати в документі. Видача грошей підзвітній особі з карт-рахунку відображається документом "Платіжне доручення вихідне" з видом операції "Перерахування грошових коштів підзвітній особі".

Повернення підзвітною особою до каси підприємства невитрачених підзвітних сум - оформляється документом "Прибутковий касовий ордер" з видом операції "Повернення грошових коштів підзвітною особою". Валюта документа повинна збігатися з валютою видачі грошових коштів.

Звіт про витрачені підзвітні суми - оформляється документом "Авансовий звіт".

Рис.29. Авансовий звіт

Валюта документа визначається за кнопкою "Ціни і валюта". Якщо був виданий аванс, то валюта звіту повинна збігатися з валютою авансу. У типовій конфігурації передбачено відображення таких видів витрат підзвітних сум:

• Закупівля ТМЦ - вказується на вкладці "Товари",

• Отримання у постачальника тари на умовах повернення - вказується на вкладці "Тара",

• Оплата постачальнику за товари, роботи, послуги тощо - вказується на вкладці "Оплата",

• Інші витрати господарської діяльності, зокрема відрядження, - вказується на вкладці "Інше".

Дані, зазначені в табличній частині "Аванси", впливають на формування друкованої форми звіту. Суми, зазначені тут, будуть відображатися в реквізиті "Усього одержано". Якщо ж гроші авансом видавалися, але в табличній частині не зазначено посилання на платіжний документ, то сума авансу буде відображатися в реквізиті "Залишок попереднього авансу".

Інформація про закуплені підзвітною особою матеріальні активи фіксується в табличній частині "Товари". За даними цієї табличної частини формуються проводки в дебет рахунку ТМЦ, зазначеного в документі, з кредиту субрахунку 372 рахунку (рахунок розрахунків з підзвітними особами). Зазначення постачальника і договору, переважно, потрібне для реєстрації очікуваного податкового кредиту з ПДВ. Від імені цього контрагента буде для цієї операції закупівлі реєструватися отримана податкова накладна.

Оприбуткувати матеріальні цінності можна на оптовий склад, а якщо облік у роздрібній торгівлі ведеться за цінами придбання, то й на роздрібний склад. Документ не призначений для формування проводки торгової націнки і не призначений для роботи зі складом виду "НТТ".

Інформація про отримання поворотної тари підзвітною особою фіксується в табличній частині "Тара". За даними цієї вкладки реєструється лише заборгованість перед постачальником, зазначеним у табличній частині. Вартість тари не включається до витрат підзвітної особи, а проводка формується за дебетом рахунку обліку тари з кредитом рахунку постачальника. Це пов'язано з тим, що операції з поворотною тарою не передбачають оплати за неї.

Витрати підзвітної особи на оплату постачальникам фіксуються в табличній частині "Оплата". Сума фіксується у двох валютах: валюті, у якій підзвітна особа фактично розрахувалася з постачальником, і у валюті взаєморозрахунків, зазначеній у договорі постачальника. Під час проведення авансового звіту автоматично коригується сума заборгованості перед постачальником.

Такі витрати підзвітної особи, як витрати на відрядження, витрати на проїзд, витрати на бензин, послуги ксерокопіювання та інше відображаються в табличній частині "Інше".

У типовому рішенні автоматизовано відстеження норми витрат на відрядження (добові) відповідно до ПКУ.

Рис.30. Витрати на добові за нормативами

Для коректного віднесення добових (відрядних) на витрати, що враховуються при визначенні оподатковуваного прибутку, у межах встановлених граничних норм слід увімкнути прапорець "Це добові" у рядку табличної частини "Інше". Крім того, потрібно зазначити період і кількість діб відрядження та встановити ознаку, якщо відрядження закордонне. При цьому автоматично розраховується сума добових лише в межах норм у полі "Сума добових (п/о), якщо витрати не належать до негосподарської діяльності. Суми граничних норм встановлюються в регістрі відомостей "Параметри податкового обліку".

У бухгалтерському ж обліку вся сума буде віднесена на зазначений у табличній частині рахунок витрат у кореспонденції з субрахунком 372 рахунку.

Зазначення контрагента і договору в табличній частині використовується підсистемою обліку ПДВ (аналогічно тому, як вище описано щодо товарів).

За кнопкою "Друк" формується друкована форма, затверджена наказом ДПА України від 23 грудня 2010 р. №996 "Про затвердження Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання".