Закупівля товарно-матеріальних цінностей

Опис: Відображення господарських операцій із закупівлі ТМЦ визначається: джерелом надходження, документообігом, що використовується на підприємстві, наявністю додаткових витрат на придбання ТМЦ, які потрібно включити до вартості ТМЦ, зокрема митних витрат за імпортними операціями. Попередня домовленість про придбання у постачальника позицій номенклатури підтверджується документом "Рахунок на оплату від постачальника". Документ "Довіреність" використовують, якщо для отримання ТМЦ працівникові підприємства необхідно виписати довіреність. Операції щодо купівлі матеріальних цінностей у постачальника фіксуються документом "Надходження товарів і послуг". Згідно з П(с)БО 9 "Запаси" первісну вартість оприбуткованих матеріальних цінностей допустимо збільшувати на суму додаткових витрат у зв'язку з придбанням товарів. Фіксування витрат, які пов'язані з придбанням товару, зіставлення суми цих витрат із переліком придбаних матеріальних позицій і входження сум витрат до собівартості партій ТМЦ здійснюються з використанням документа "Надходження дод. витрат". Якщо неможливо додаткові витрати на купівлю матеріалів і товарів правильно зіставити з конкретними придбаннями запасів, то згідно з П(с)БО 9 "Запаси" суми ТЗВ збираються на окремих рахунках і наприкінці місяця розподіляються пропорційно сумам вибулих запасів за напрямами, куди вибули ТМЦ. У деяких випадках придбані у постачальника ТМЦ можуть бути повернуті йому. Операція з повернення постачальникові придбаних раніше ТМЦ відображається документом "Повернення товарів постачальнику"

Ключові слова: документи "Рахунок на оплату від постачальника", "Довіреність", "Надходження товарів і послуг", "Авансовий звіт", чеки ЕККА, бартерний договір, П(с)БО 9 "Запаси", транспортно-заготівельні витрати, склад виду "НТТ", продажні ціни.

Відображення господарських операцій із закупівлі ТМЦ визначається:

• джерелом надходження – надходження ТМЦ безпосередньо від постачальника (резидента або нерезидента) чи через підзвітну особу;

• документообігом, що використовується на підприємстві;

• наявністю додаткових витрат на придбання ТМЦ, які потрібно включити до вартості ТМЦ, зокрема митних витрат за імпортними операціями.

На рисунку представлено схему документообігу для відображення операцій закупівлі ТМЦ та пов'язаних із нею інших операцій.

Рис.1. Закупівля ТМЦ

Попередня домовленість про придбання у постачальника позицій номенклатури підтверджується документом "Рахунок на оплату від постачальника". Цей рахунок не обов'язково реєструвати. Якщо ж його створено, то на його підставі заповнюють прибуткові документи. Під час ведення розрахунків із постачальником за розрахунковими документами можливо в документах оплати та надходження потрібно зазначити посилання на рахунок постачальника.

Документ "Довіреність" використовують, якщо для отримання ТМЦ працівникові підприємства необхідно виписати довіреність. Документ створюється "введенням на підставі" рахунку на оплату від постачальника. "Довіреність" потрібна лише для формування друкованої форми. Вид операції документа безпосередньо впливає на нумерацію документа: для довіреностей несуворого обліку використовується додатковий префікс.

Операції щодо купівлі матеріальних цінностей у постачальника фіксуються документом "Надходження товарів і послуг". Він створюється "введенням на підставі" рахунку на оплату постачальника, якщо такий реєструвався в системі.

Рис.2. Надходження товарів і послуг

Відображення операцій купівлі ТМЦ неможливе без:

• Вид операції документа = "купівля, комісія",

• Вид договору з контрагентом = "з постачальником" або "бартерний".

Валюта операції залежить від валюти договору з контрагентом.

На вкладці "Товари" зазначено список ТМЦ, що закуповуються. Види ТМЦ задаються довільним набором або з використанням кнопок "Підбір", "Змінити" (скопіювати перелік ТМЦ з іншого документа).

У різних табличних частинах відображаються куплені ТМЦ, отримані послуги, отримана тара на умовах повернення (дивись у спеціальному розділі). Послуги, які відображаються на вкладці "Послуги", входять до складу витрат підприємства і не мають зв'язку з товаром, що надійшов. У випадках, коли вартість послуг необхідно включити до собівартості товарів, вони оформляються спеціальними документами, призначеними для відображення додаткових витрат на придбання.

Багато параметрів документа можна заповнити "за замовчуванням" із:

• налаштувань документа;

• реквізитів довідника "Номенклатура";

• налаштувань документа;

• облікових параметрів "за замовчуванням".

Також ці параметри може вивести та відредагувати вручну сам користувач. На вкладці "Додатково" вводяться дата і номер оригіналу документа.

Під час проведення цього документа оприбутковуються куплені запаси в податковому та бухгалтерському обліку, формується заборгованість постачальникові, за потреби нараховується очікуваний податковий кредит.

Нульова податкова собівартість установлюється у випадках:

• якщо податкове призначення ПДВ було встановлено "Необкл. ПДВ, негосп.";

• у договорах із постачальниками встановлено прапорець "Не відносити на витрати за ПУ".

Рис.3. Ручне керування податковою собівартістю

На вкладці "Додатково" відображається сума валових витрат, які були нараховані за авансами до 01.04.2011 р. Для запасів, послуг, обладнання, які були куплені за такими авансами, податкова собівартість нараховується не в повному обсязі або не нараховується. Під час розрахунку амортизації цих активів або їх вибуття витрати в податковому обліку нараховуються не в повному обсязі або взагалі не нараховуються.

Залежно від ситуації закупівля ТМЦ через підзвітну особу може відображатися такими способами:

• якщо на куплені ТМЦ є жива прибуткова накладна від постачальника, у процесі відображення операцій потрібно не пропустити цей крок зміни взаєморозрахунків, то оприбуткування запасів необхідно фіксувати в документі "Надходження товарів і послуг". За допомогою документа "Авансовий звіт" на вкладці "Оплата" відображаються операції повної або часткової оплати товару готівкою.

• якщо купівля ТМЦ здійснювалася за чеками ЕККА або це одноразова закупівля, за якою немає потреби фіксувати контрагента, то така операція відображається документом "Авансовий звіт" на вкладці "Товари".

Рис.4. Авансовий звіт

Вкладку "Товари" заповнюють, якщо розрахунок за придбання ТМЦ підзвітною особою було здійснено в момент купівлі. У бухгалтерському обліку ці операції відображаються на субрахунку рахунку обліку розрахунків із підзвітними особами (372).

Цим документом реєструється очікуваний податковий кредит з ПДВ. ПДВ реєструється за постачальником, який зазначений у реквізиті "Контрагент".

Згідно з П(с)БО 9 "Запаси" первісну вартість оприбуткованих матеріальних цінностей допустимо збільшувати на суму додаткових витрат у зв'язку з придбанням товарів.

У типовій конфігурації за допомогою документів передбачено входження до складу собівартості куплених ТМЦ лише суми витрат, які пов'язані з отриманням послуг від інших організацій. Недоцільно внутрішні витрати підприємства включати до первісної вартості закуплених запасів.

Фіксування витрат, які пов'язані з придбанням товару, зіставлення суми цих витрат із переліком придбаних матеріальних позицій і входження сум витрат до собівартості партій ТМЦ здійснюються з використанням документа "Надходження дод. витрат" (див. Рис. 5).

У шапці записується контрагент і договір, за яким були отримані послуги охорони, доставки, сертифікації, навантаження/розвантаження тощо.

Розподіл суми додаткових витрат за списком ТМЦ виконується автоматично або вручну. Якщо здійснювати розподіл вручну, то сума, яку розрахував користувач, вписується в табличну частину документа окремо для всіх товарних позицій у реквізиті "Дод. витрати (сума)". Під час автоматичного розподілу сума відображається в шапці документа, і користувач повинен зазначити "Спосіб розподілу".

Рис.5. Додаткові витрати

Зазначаючи суми і в шапці, і в табличній частині, додаткові витрати підсумовуються. Тобто сума всіх додаткових витрат — загальна сума акта послуг. Це підходить для випадків, коли частину витрат потрібно розподілити на весь список товарів, що надійшли, а частину — включити лише на деякі товари.

Найменування послуг відображається в текстовому реквізиті шапки "Зміст". Список ТМЦ, на собівартість яких необхідно розподілити витрати, вводиться вручну або автоматично в табличній частині документа. При цьому допустимо зазначати номенклатуру з різних прибуткових документів або частину номенклатури якогось одного документа.

Відображаючи додаткові витрати на купівлю товарів, необхідно зазначити посилання на партію ТМЦ (створену документом оприбуткування), якщо в налаштуваннях параметрів бухобліку було встановлено ведення партійного обліку. Під час проведення документ збільшує вартісні характеристики партій, кількісні характеристики не змінюються.

Якщо неможливо додаткові витрати на купівлю матеріалів і товарів правильно зіставити з конкретними придбаннями запасів, то згідно з П(с)БО 9 "Запаси" суми ТЗВ збираються на окремих рахунках і наприкінці місяця розподіляються пропорційно сумам вибулих запасів за напрямами, куди вибули ТМЦ. Для накопичення ТЗВ загальною сумою в плані рахунків конфігурації передбачено окремі субрахунки на рахунках обліку запасів:

• "200 Транспортно-заготівельні витрати" для обліку ТЗВ при купівлі матеріалів;

• "280 Транспортно-заготівельні витрати" для обліку ТЗВ при купівлі товарів.

Для цілей податкового обліку суми ТЗВ накопичуються на цих самих рахунках.

Ведення аналітичного обліку відбувається в розрізі номенклатурних груп і статей витрат. Для товарів, що продаються вроздріб без обліку за кількістю та найменуванням (сумовий роздріб), сума ТЗВ накопичується на окремому субрахунку "2802 Транспортно-заготівельні витрати (у НТТ за продажною вартістю)" лише в розрізі статей витрат.

Додаткові витрати на купівлю ТМЦ необхідно співвіднести з групою матеріальних цінностей, з купівлею яких пов'язані ці витрати. Розрахунок сум розподілу ТЗВ і встановлення напрямів списання ТЗВ здійснюються щодо ТМЦ, які входять до складу групи, за якою відображено приріст ТЗВ. Групування номенклатури з метою накопичення та розподілу ТЗВ відображається в довіднику "Номенклатурні групи".

Рис.6. Облік ТЗВ

Накопичення сум на рахунках ТЗВ можна фіксувати різними документами накопичення витрат.

Регламентним документом "Закриття місяця" дією "Розподіл ТЗВ" ми оформлюємо операції з розподілу та списання на витрати сум ТЗВ наприкінці місяця. Процедура проводиться щомісяця для цілей бухгалтерського та податкового обліку. Суми ТЗВ буде списано на витрати поточного періоду або інші рахунки витрат, куди вибували ТМЦ. Якщо сума ТЗВ списується на рахунок 9 класу, то її має бути враховано в Декларації з прибутку.

Для обліку ТЗВ за придбаними матеріалами призначено один субрахунок обліку, а для обліку ТЗВ за товарами — два рахунки обліку. Для обліку ТЗВ за товарами, що продаються через "сумовий роздріб" (склад виду "НТТ" та облік у роздробі "за продажними цінами"), є свій рахунок обліку. Під час вибору рахунку обліку ТЗВ для організацій, які ведуть облік "сумового роздробу", потрібно керуватися такими міркуваннями:

• якщо товари під час придбання відразу оприбутковуються на роздрібний склад (із сумовим роздробом), то і суму ТЗВ потрібно одночасно відносити на рахунок "2802",

• якщо ж товари оприбутковуються на звичайний оптовий склад, а потім переміщуються в роздріб, і тим більше — якщо певна кількість товару продається за оптовою схемою, а решта — у роздріб, то суми ТЗВ накопичуватимуться на рахунку "2801".

Регламентна процедура "Розподіл ТЗВ" відстежує вибуття ТМЦ за напрямами, переносить суми ТЗВ, що припадають на товари, які переміщуються в сумовий роздріб, на рахунок "2802". Частину сум ТЗВ, що припадає на товари, куплені в роздробі, повинно бути списано з рахунку "2802" на рахунок собівартості продажів.

У деяких випадках придбані у постачальника ТМЦ можуть бути повернуті йому. Операція з повернення постачальникові придбаних раніше ТМЦ відображається документом "Повернення товарів постачальнику". Документ створюється з видом операції "Купівля, комісія" та в умовах договору виду "З постачальником" або "Бартерний".

Рис.7. Повернення постачальнику

Список ТМЦ, які було повернено, задається на вкладці "Товари". Найзручніше формувати документ повернення "введенням на підставі" початкового прибуткового документа. Потрібно коректно заповнити всі Параметри документа, відредагувати список ТМЦ та їх кількість. Якщо під час повернення ТМЦ у шапці зазначено посилання на певний документ купівлі, то списання ТМЦ відбувається з партії, створеної цим прибутковим документом. Необхідно проконтролювати, щоб залишок зазначеної партії мав потрібну кількість для повернення.

Якщо посилання на документ придбання немає, то списання партії здійснюється відповідно до методу, який установлено в регістрі відомостей "Облікова політика організацій". Відмінності між собівартістю партії ТМЦ, з якої списують, і ціною повернення відображаються у складі витрат (доходів) підприємства. Рахунки витрат і доходів задаються на окремій вкладці документа. За замовчуванням вони можуть бути підставлені з регістру відомостей "Рахунки обліку (інші)" (меню "Підприємство"), якщо він був заповнений користувачем.