План рахунків

План рахунків виступає угрупованням рахунків бухгалтерського обліку. Структура плану рахунків бухгалтерського обліку (відповідно до якого формується регламентована країною звітність) приймається Міністерством Фінансів України. Відповідно до законодавства, додавати рахунки до плану рахунків не дозволяється, але можна за потреби додавати субрахунки або позабалансові рахунки бухгалтерського обліку.

Рис.1. План Рахунків

Потрібно брати до уваги, що паралельне використання додаткового плану рахунків теж не забороняється. Іншими словами, одну й ту саму господарську операцію дозволяється відображати в основному плані рахунків, а також і в додатковому плані рахунків, завдяки чому можна здійснити в межах одного підприємства різноманітні стандарти обліку, наприклад, відповідно до чинних стандартів МСФЗ. Але це реалізовується лише шляхом реконфігурування системи.

Для звернення до плану рахунків у програмі "1С:Бухгалтерія 8 для України" можна скористатися одним зі способів, які є на рисунку.

Рис.2. Доступ до плану рахунків

Структура плану рахунків і наперед визначені рахунки вносяться в режимі конфігурування. Варто розуміти, що рахунки обліку в плані рахунків можуть формуватися в режимах використання та конфігурування. У режимі конфігурування знаходяться ті рахунки, які діють відповідно до законодавства України, а також субрахунки, потрібні для реалізації алгоритмів роботи програми. Ці рахунки називаються наперед визначеними.

Особливою ознакою наперед визначених рахунків є наявність обмежень при їх зміні. По-перше, ці рахунки заборонено видаляти в режимі ведення обліку, вони можуть видалятися лише в режимі конфігурування. Крім цього, для них не можна змінити такі ознаки обліку, як:

Рис.3. Рахунок 281

• вид рахунку (активний, активно-пасивний, пасивний);

• особливості обліку за рахунком (позабалансовий, кількісний, валютний і податковий);

• особливості обліку за субконто, які задані в конфігураторі (налаштування аналітичного обліку).

Коли рахунок або субрахунок задають у режимі ведення обліку, то всі реквізити такого рахунку стають доступними для редагування. Такі рахунки можна видаляти в користувацькому режимі, якщо за цими рахунками не було проведень. Відрізняти рахунки, які задані в конфігураторі, від тих рахунків, які задані на етапі ведення обліку, можна візуально. У них у плані рахунків є жовта крапка, яка знаходиться поруч із символом рахунку.

Реквізити рахунку поділяються на: реквізити, які забезпечують точність ведення обліку (активний, пасивний, активно-пасивний, балансовий або позабалансовий), і цілісність самих даних (податковий, валютний, кількісний), а також на реквізити, які пов'язані з особливостями застосування рахунку (Заборонити користуватися в проведеннях).

З регістром бухгалтерії (об'єктом програми) пов'язані реквізити: позабалансовий, валютний, податковий і кількісний. Їх наявність і режим звернення до цих реквізитів визначається системою. Також є реквізити, які поєднані з налаштуванням установлених унікальних властивостей рахунку.

Режим роботи з наданими реквізитами цілком установлюється налаштуваннями, виконаними розробниками конфігурації.

Наведемо такий приклад. У "1С:Підприємство 8" усі рахунки, які є в плані рахунків, фактично "рівнозначні", що дозволяє відображати записи за рахунками бухгалтерського обліку незалежно від того, чи є у цього рахунку субрахунки або таких немає – з одного боку. Надана можливість навмисно додана до платформи "1С:Підприємство 8", оскільки деякі західні моделі обліку дозволяють створювати проведення окремо як за рахунками, так і за субрахунками цих рахунків. З іншого ж боку, спираючись на методику бухгалтерського обліку, прийняту в Україні, результати за рахунком формуються лише на основі рухів за його субрахунками (якщо такі рухи є). Іншими словами, показувати в проведенні рахунок-групу не дозволяється.

З цього випливає висновок, що в плані рахунків бухгалтерського обліку в будь-якого рахунку є свій реквізит "Заборонити застосовувати в проведеннях", який вмикається для рахунків, що логічно є групою. Коли ж під час вашої роботи з програмою "1С:Бухгалтерія 8 для України" потрібно вказати рахунок обліку, то додатково проводиться аналіз стану наданого реквізиту. Якщо прапорець установлено, то це означає, що у вказаного рахунку є субрахунки. При виборі такого рахунку в документах з'являється відповідне попередження, і цей рахунок не допускають до застосування в контексті операції.

Варто брати до уваги, що користувач у режимі ведення обліку зможе бачити лише ті реквізити рахунку, які розробник вважає за потрібне йому показати. Наприклад, ознака позабалансовий установлена в усіх наявних рахунків плану рахунків податкового обліку. Щоб у користувача не виникло бажання включити балансовий рахунок до даного плану рахунків, цей реквізит взагалі не відображається в режимі ведення обліку.

Довільна ієрархія субрахунків може утворюватися для будь-якого плану рахунків. Сумарна довжина коду не може перевищити 50 символів, і на додаток до цього при нумерації рахунків можливо застосовувати будь-яку комбінацію букв і цифр, завдяки чому кількість рахунків першого рівня (без субрахунків) майже не обмежена. Але якщо подивитися з іншого боку, то число субрахунків у рахунку не може бути більше 24 (24 символи субрахунків і 24 символи роздільника субрахунків, а також 1 символ рахунку, і в сумі виходить 50 символів).

У кожному режимі роботи користувачеві дозволяється створювати субрахунки, зокрема до наперед визначених рахунків. Наприклад, безболісно для обліку можна "розбити" на субрахунки 361 або 631 рахунки, рахунки обліку запасів, витрат тощо. Але варто пам'ятати, що робити подібні зміни в плані рахунків не завадило б до того, як за змінюваними рахунками з'являться перші проведення. В іншому разі доведеться вручну змінювати рахунки у вже сформованих раніше документах і перепроводити їх або вручну "переносити" сальдо з рахунку, що став групою, на новий субрахунок. А це не завжди можливо або легко виконувано. Крім того, потрібно пам'ятати, що якщо для рахунку були створені субрахунки, то в ньому потрібно встановити обмежувальну ознаку "Заборонити використовувати в проведеннях". Далі нові субрахунки можна заповнювати як параметри, що підставляються "за замовчуванням", або вручну вибирати їх безпосередньо в документах.

Критерієм можливості зміни рахунку може слугувати факт вибору цих рахунків у формах документів. Якщо рахунок вибирається користувачем вручну в усіх документах, які формують проведення за цим рахунком, то його можна змінювати:

• додавати субрахунки й у деяких випадках — субконто. Якщо ж рахунок не вибирається у формі документів, значить, він прописаний у системних алгоритмах, а з цього випливає, що зміни його навряд чи будуть коректно відпрацьовані системою. Наприклад, рахунок розрахунків з підзвітними особами в документі "Авансовий звіт" не вибирається користувачем, а значить, він прописаний у системних алгоритмах. Через що спроба "розбити" субрахунок 3721 на субрахунки наступного рівня призведе до неможливості проведення цього документа.

У деяких випадках до рахунків дозволяється додавати нові види субконто. Це стосується головним чином неавтоматизованих ділянок обліку. Наприклад, рахунки 4 і 5 класу плану рахунків. До рахунку 424 "Безоплатно отримані НА" за потреби можна додати аналітику "Основні засоби". Для автоматизованих розділів обліку додавання/видалення видів субконто вручну не дозволяється. Але в системі передбачено "Налаштування параметрів обліку", яке дозволяє автоматично додати або видалити деякі види субконто на певні рахунки.

Облік доходів і витрат з метою встановлення оподатковуваного прибутку також ведуть на госпрозрахунковому регістрі бухгалтерії та плані рахунків. Для цього в рахунках плану рахунків передбачено ознаку "Податковий облік", а в регістрі бухгалтерії — небалансовий вимір "Податкове призначення". Такі властивості закладені під час конфігурування системи й не можуть змінюватися користувачем. Так, наприклад, податкова вартість може визначатися для рахунків, у яких увімкнено прапор "Податковий облік". До таких рахунків належать рахунки обліку доходів, витрат і деяких інших активів (ТМЦ, НА, НЗВ, РБП). Податкова вартість позначається на визначенні доходів і витрат, що визнаються в податковому обліку для цілей оподаткування прибутку. Якщо для рахунку передбачено фіксування податкової вартості, то рухи за рахунком відображаються в розрізі податкових призначень. Причому податкове призначення за дебетом і кредитом в одному проведенні можуть не збігатися або взагалі не фіксуватися (оскільки вимір небалансовий). Якщо для рахунку ввімкнено ведення податкового обліку, то залишки за рахунком розділяють у розрізі податкових призначень навіть для цілей бухгалтерського обліку. Наприклад, облік партій одного й того самого ТМЦ на одному й тому самому рахунку ведеться окремо, якщо запас може застосовуватися частково в операціях, що обкладаються ПДВ, а частково — у неоподатковуваних. Відповідно, це позначається і на розрахунку вартості вибуття ТМЦ. Для використання в операціях, що обкладаються ПДВ, будуть списувати лише партії, придбані з податковим призначенням "Опод. ПДВ" відповідно до методу, визначеного в обліковій політиці організації.