Порядок відображення відпусток по догляду за дитиною до 3-х років

Загальні положення

Порядок оформлення відпустки по догляду за дитиною до 3-х років

ПРИКЛАД 1. Надання відпустки по догляду за дитиною до 3-х років

ПРИКЛАД 2. Повернення на роботу під час відпустки по догляду за дитиною до 3-х років

У цій статті розглядається методика оформлення відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Наведені в методиках рекомендації моделювалися в конфігурації «Зарплата і кадри для бюджетних установ України», редакція 1.0. Методика також застосовна для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0.

Загальні положення

Право жінки після закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами піти у відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку встановлено ст.179 КЗпП і ст.18 Закону про відпустки. Така відпустка належить до соціальних відпусток і за бажанням жінки може бути надана їй повністю або частково в межах установленого періоду.

Крім цього, жінка, яка перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років, за бажанням може працювати на умовах неповного робочого часу або вдома.

Порядок оформлення відпустки по догляду за дитиною до 3-х років

Надання в кадровому обліку та обліку розрахунку заробітної плати відпустки по догляду за дитиною до 3-х років оформлюється документом «Відпустка по догляду за дитиною» (Мал. 1).

Малюнок 1 – створення документа «Відпустка по догляду за дитиною»

Цей документ заповнюється лише для одного працівника, зазначеного в шапці документа. Там само, у шапці документа, зазначаються інші відомості:

• «Організація» – організація, працівниці якої буде оформлено відпустку. Заповнюється за замовчуванням із налаштувань користувача. Якщо в інформаційній базі зареєстровано більше однієї організації, то необхідно вибрати ту організацію, в якій оформлена працівниця;
• «від» – дата реєстрації документа в інформаційній базі;
• «Відповідальний» – відповідальний за заповнення документа в інформаційній базі. Заповнюється за замовчуванням із налаштувань поточного користувача;
• «Працівник» – працівниця, якій оформлюється відпустка;
• Прапор «Звільнити ставку у штатному розписі» – установлюється, якщо необхідно на період відпустки звільнити ставку працівниці. За датою початку відпустки, зазначеною в документі, реєструється звільнення ставки, а за датою закінчення відпустки – її поновлення;
• «Початок… по…» – період відпустки по догляду за дитиною;
• «Дата дії» – дата, з якої буде припинено зазначені в табличній частині документа планові нарахування та утримання працівниці. Заповнюється автоматично датою початку відпустки.

Табличні частини документа заповнюються за кнопкою «Заповнити», при цьому автоматично заповняться всі чинні планові нарахування та утримання працівниці з дією «Припинити» і новий вид нарахування «Відпустка по догляду за дитиною без оплати» з дією «Почати» (Мал. 2).

Малюнок 2 – заповнення документа «Відпустка по догляду за дитиною»

Для коректного заповнення табеля обліку робочого часу в налаштуваннях виду розрахунку «Відпустка по догляду за дитиною без оплати» на вкладці «Час» у полі «Літерне позначення в табелі» необхідно вказати значення з літерним кодом «вп» – «Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону України «Про відпустки») і відпустка по догляду за дитиною до 3 років (ст. 18 Закону України «Про відпустки»)» з довідника «Класифікатор використання робочого часу» (Мал. 3).

Малюнок 3 – налаштування літерного позначення в табелі

У разі зміни тривалості відпустки, наприклад, якщо працівниця виходить на роботу раніше строку закінчення відпустки, слід відобразити повернення на роботу документом «Повернення на роботу організацій», призначити планові нарахування та, наприклад, графік неповного робочого часу документом «Кадрове переміщення організацій».

Остаточний розрахунок заробітної плати за працівницею виконується документом «Нарахування зарплати працівникам організацій».

ПРИКЛАД 1. Надання відпустки по догляду за дитиною до 3-х років

Працівниці організації «Харківське управління» Приймаченко О.В. згідно з отриманою заявою надано відпустку по догляду за дитиною до 3-х років з 20.01.2016 р. по 31.12.2018 р.

Для відображення цієї операції слід:

1. Оформити відпустку документом «Відпустка по догляду за дитиною» (Мал. 4).

Малюнок 4 – документ «Відпустка по догляду за дитиною»

У табелі обліку робочого часу відпустка по догляду за дитиною до 3-х років відображається з кодом «вп» (Мал. 5).

Малюнок 5 – документ «Табель обліку робочого часу організації»

2. Нарахувати заробітну плату документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Мал. 6).

Малюнок 6 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій»

Для коректного заповнення таблиці 5 Звіту з ЄСВ необхідно на вкладці «Види розрахунків (для заповнення п. 1 таблиці 1)» у розділі «Відпустка по догляду за дитиною до 3 років» вказати відповідний вид розрахунків (Мал. 7).

Малюнок 7 заповнення вкладки «Види розрахунків (для заповнення п. 1 Таблиці 1)» звіту з ЄСВ

Згідно з Порядком № 435 у таблиці 5 звіту з ЄСВ у разі, коли особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, у звітному місяці зазначається дата початку відпустки та вказується код категорії фізичної особи – 6 (Мал. 8).

Малюнок 8 – заповнення Таблиці 5 звіту з ЄСВ

Інформацію про кількість працівників, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною, можна проаналізувати за допомогою звіту «Статистика кадрів організації» (Мал. 9). Для цього в налаштуваннях звіту на вкладці «Структура звіту» у полі «Рядки» потрібно додати поле «Стан».

Малюнок 9 – звіт «Статистика кадрів організації»

ПРИКЛАД 2. Повернення на роботу під час відпустки по догляду за дитиною до 3-х років

Працівниці організації «Харківське управління» Прокопенко Г.Г. згідно з отриманою заявою надано відпустку по догляду за дитиною до 3-х років з 27.07.2015 р. по 30.06.2018 р. На підставі заяви Прокопенко Г.Г. з 11.01.2016 р. їй установлено неповний робочий день із режимом роботи: з понеділка по п'ятницю – 4 години (з 09:00 до 13:00), з окладом згідно зі штатним розписом 2652 грн.

Для відображення цієї операції слід:

1. Оформити відпустку документом «Відпустка по догляду за дитиною» (Мал. 10).

Малюнок 10 – документ «Відпустка по догляду за дитиною»

2. Нарахувати заробітну плату документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Мал. 11).

Малюнок 11 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій»

3. Відобразити повернення на роботу Прокопенко Г.Г. з 11.01.2016 р. документом «Повернення на роботу організацій» (Мал. 12).

Малюнок 12 – документ «Повернення на роботу організацій»

4. Змінити графік роботи працівниці, а також відновити оплату праці за допомогою документа «Кадрове переміщення організацій». У документі в табличній частині «Працівники» вказується новий графік (Мал. 13), а в табличній частині «Нарахування» припиняється нарахування «Відпустка по догляду за дитиною без оплати» та призначається нарахування «Оклад за днями». Докладніше про графіки роботи описано в статті «Механізм внесення інформації про норму робочого часу».

Малюнок 13 – документ «Кадрове переміщення організацій» і графік роботи

5. Нарахувати заробітну плату документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Мал. 14).

Малюнок 14 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій»