Приклади оформлення торговельних операцій з покупцем у разі ведення контролю за документами розрахунків з контрагентами

Відвантаження товарів покупцю в кредит

Відвантаження товару покупцю за попередньою передоплатою

У конфігурації «Управління торгівлею для України» реалізовано різні варіанти ведення взаєморозрахунків: за договором загалом, за замовленнями, за рахунками. Окремо встановлюється варіант ведення контролю за документами розрахунків у договорі контрагента. З одним контрагентом може бути оформлено кілька договорів з різними видами взаєморозрахунків.

У разі використання деталізації взаєморозрахунків за розрахунковими документами для будь-якого варіанта ведення взаєморозрахунків можна вказати прямий зв'язок між документами, що впливають на взаєморозрахунки, наприклад, між документами відвантаження та оплати.

У платіжних документах, оформлених за договором із деталізацією за розрахунковими документами, на додаток до договору та угоди (замовлення) потрібно вказати інформацію про розрахунковий документ (документ відвантаження, надходження), за яким має бути зафіксовано оплату.

В усіх документах надходження та реалізації, у яких вибрано договір зі встановленою ознакою деталізації взаєморозрахунків за розрахунковими документами, відображається додаткова вкладка («Передоплата» або «Документи розрахунків з контрагентами»). У табличній частині на цій вкладці можна вказати інформацію про розрахункові документи, суму у валюті взаєморозрахунків за договором.

Розглянемо кілька прикладів оформлення торговельних операцій у разі контролю взаєморозрахунків за розрахунковими документами. Приклади, описані в цьому розділі, моделювалися з використанням релізу 2.3.3.4 конфігурації "Управління торгівлею для України", редакція 2.3. Ця методика також застосовна для конфігурації "Управління виробничим підприємством для України", редакція 1.2 реліз 1.2.7.8.

Відвантаження товарів покупцю в кредит

Оформлюємо договір із покупцем. Під час введення нового покупця для нього автоматично встановлюється основний договір.

У договорі необхідно визначити ті умови, за якими товар відвантажується покупцю в кредит.

Припустімо, що максимальна сума кредиту, який може бути наданий покупцю, становить 500 USD, строк, на який надається кредит, дорівнює 10 дням. Контроль оплати необхідно деталізувати до конкретної накладної на відвантаження.

Відповідно до введених умов у договорі з покупцем установлюємо такі параметри:

Взаєморозрахунки ведуться за документами розрахунків з контрагентами, валюта взаєморозрахунків USD.

Контролювати суму заборгованості, сума (USD) не більше - 500

Контролювати кількість днів заборгованості, кількість днів не більше -10

У межах цього договору може бути оформлено кілька документів відвантаження. Контроль суми кредиту та строку заборгованості здійснюється за всіма документами, оформленими в межах договору.

Контроль здійснюється таким чином. Під час оформлення кожного наступного документа відвантаження контролюється строк заборгованості та сума відвантаження за раніше оформленими документами відвантаження. Якщо покупець перевищив установлений для нього кредит або прострочив строк оплати хоча б за одним документом відвантаження, оформленим у межах договору, то відвантаження йому не буде здійснено. Під час проведення документа реалізації буде видано відповідне повідомлення про неможливість відвантаження, і документ не буде проведено.

Відвантаження товарів у кредит оформлюється документом "Реалізація товарів і послуг".

Оплата відвантаження фіксується за кожною конкретною накладною (документом "Реалізація товарів і послуг"). Одна накладна може бути оплачена кількома платіжними документами. Оплата може бути оформлена готівкою (документ "Прибутковий касовий ордер") або шляхом переказу грошових коштів на розрахунковий рахунок (наприклад, за допомогою документа "Платіжне доручення вихідне"). У платіжному документі як розрахунковий документ має бути вказана та накладна, за якою здійснюється оплата.

Водночас за допомогою одного платіжного документа може бути оформлена оплата кількох документів відвантаження. Для того щоб зафіксувати оплату кількох накладних, у платіжному документі необхідно встановити перемикач "Редагувати" у положення "Списком". За допомогою кнопки "Підбір" можна вибрати ті документи реалізації, за якими є заборгованість.

Попередньо покупцю може бути виписаний "Рахунок на оплату", щоб покупець оплатив відвантажені в кредит товари.

Рахунок на оплату покупцю оформлюється за тим самим договором. До цього рахунку можна скопіювати товари з оформлених раніше документів реалізації. Для цього потрібно в документі "Рахунок на оплату" натиснути кнопку "Змінити" та виконати дію "Додати з документа".

Проаналізувати оплату накладних можна за допомогою звіту "Відомість за розрахунками з контрагентами". Для аналізу оплати конкретної накладної необхідно в налаштуваннях установити групування до рівня "Документ руху (реєстратор).

Звіт можна вивести за всіма контрагентами, за групою контрагентів або за одним конкретним контрагентом.

Для оцінки строків затримки заборгованості за документами реалізації можна скористатися звітом "Дебіторська заборгованість за строками боргу". У цьому звіті всі прострочені заборгованості контрагентів розподіляються за інтервалами затримки строків заборгованості. Список цих інтервалів задається користувачем у спеціальному довіднику "Налаштування інтервалів", який відкривається для введення та редагування під час відкриття зміни реквізиту «Інтервал».

У цьому довіднику може зберігатися кілька послідовностей різних інтервалів із різним розподілом строків заборгованості, наприклад дебіторська заборгованість за днями, дебіторська заборгованість за тижнями тощо.

Для оцінки строків заборгованості за конкретними накладними потрібно встановити групування даних у звіті "Контрагент" - "Договір контрагента" - "Документ розрахунків з контрагентом".

На вкладці "Загальні" можна вказати лише ті інтервали заборгованості, у розрізі яких потрібно переглянути дані. Можна також відібрати дані за конкретним договором контрагента на вкладці "Відбори

Строк заборгованості обчислюється від дати документа. Наприклад, документ "Реалізація товарів НФ000000023" оформлено 25 листопада, а документ "Реалізація товарів НФ000000024" оформлено 3 грудня. Дата формування звіту - 4 грудня. Перший документ потрапляє в інтервал строків заборгованості - від 8 до 14 днів, а другий документ потрапляє в інтервал до 7 днів.

Відвантаження товару покупцю за попередньою передоплатою

Відвантаження товарів покупцю за попередньою передоплатою може бути оформлене в межах того самого договору, що й відвантаження товарів у кредит. Якщо ж необхідно надалі проводити окремий аналіз взаєморозрахунків за кредитними договорами та договорами з попередньою оплатою, то доцільно ці операції оформлювати в межах різних договорів із контрагентом.

Під час оформлення договору з відвантаженням за передоплатою параметри кредитних відносин установлювати не потрібно. Товар відвантажуватиметься лише на ту суму, яка вказана в платіжному документі. Товар відвантажується покупцю з поточного залишку без попереднього резервування. Попередньо покупцю може бути виписаний рахунок на оплату в межах цього договору.

Як рахунок на оплату використовується документ "Рахунок на оплату покупцю", за яким не здійснюється резервування товарів.

За одним документом оплати можна здійснити поетапне відвантаження товарів кількома накладними, проте сума відвантаження за всіма накладними, оформленими за цим платіжним документом, не повинна перевищувати суму попередньої оплати, зареєстрованої в платіжному документі.

Розглянемо конкретний приклад. З фірмою "ТВЕМОС" було укладено договір на відвантаження товарів за передоплатою. Фірма "ТВЕМОС" перерахувала на рахунок компанії суму в розмірі 20 000 гривень. На цю суму було здійснено відвантаження товарів кількома документами реалізації.

Перерахування грошових коштів на розрахунковий рахунок компанії оформлюється за допомогою документа "Платіжне доручення вихідне". Грошові кошти перераховуються в межах договору "Договір за передоплатою П-12" , у якому встановлено прапорець "Взаєморозрахунки ведуться за документами розрахунків з контрагентами".

Тепер оформимо відвантаження товарів за передоплатою. Для цього оформлюємо документ "Реалізація товарів і послуг".

У документі на вкладці "Передоплата" як документ розрахунків з контрагентом указуємо оформлений раніше платіжний документ. Список документів розрахунків може бути заповнений автоматично після натискання кнопки "Заповнити" – "Заповнити документи передоплати".

Таких документів реалізації може бути кілька.

Проконтролювати відвантаження товарів за передоплатою можна за допомогою звіту "Відомість за розрахунками з контрагентами". Налаштування звіту аналогічні тим налаштуванням, які були введені в аналогічному звіті для контролю відвантаження товарів за передоплатою. Можна встановити ще додатковий відбір за договором контрагента.

Із цього звіту видно, що сума передоплати за цим договором погашена не повністю, і контрагенту ще не відвантажено товар на суму 8060 гривень 09 копійок.