Структура бюджету

Загальні класифікатори підсистеми "Бюджетування"

План рахунків для бюджетування

Статті оборотів за бюджетами

Довідник "Бюджети"

Довідники, що використовуються для формування конкретних бюджетів

Статті бюджету

Рахунки бюджету

Приклад формування звіту за бюджетом

Загальні класифікатори підсистеми "Бюджетування"

План рахунків для бюджетування

План рахунків для бюджетування формується окремо від бухгалтерського (госпрозрахункового), а також податкового плану рахунків і плану рахунків МСФЗ.

Від інших планів рахунків план рахунків бюджетування відрізняється таким:

• його склад і аналітика не регламентуються національним законодавством і міжнародними бухгалтерськими стандартами, а повністю визначаються керівництвом підприємства (холдингу);
• використання всіх рахунків визначається лише налаштуваннями підсистеми; план рахунків не містить рахунків, використання яких визначається їх призначенням і для яких не можуть коригуватися субрахунки та субконто.

Насамперед план рахунків бюджетування призначений для аналізу планових залишків і оборотів за рахунками за результатами фінансового планування. Однак проводки за планом рахунків бюджетування формуються також під час трансляції фактичних даних до підсистеми бюджетування. Це дає змогу використовувати план рахунків бюджетування для аналізу діяльності підприємства як альтернативний госпрозрахунковому плану рахунків, наприклад:

• як управлінський план рахунків, за яким відображаються всі господарські операції підприємства, зокрема й ті, що не відображаються в його регламентованому обліку;
• як план рахунків вищої організації, за яким формується звітність, що надається керівництву холдингу.

Формування (зміна) складу та аналітики рахунків плану рахунків бюджетування здійснюється так само, як для інших планів рахунків. Однак є деякі особливості.

Перелік видів субконто, які можуть вестися на рахунках плану рахунків бюджетування, визначений наперед і включає:

• статті оборотів за бюджетами;
• ЦФВ;
• проєкти;
• номенклатуру;
• контрагентів.

Перелік видів субконто збігається з переліком вимірів бюджетної транзакції. Проводки за планом рахунків бюджетування завжди формуються документами системи, ручні операції не передбачені. При цьому значення субконто в проводках визначаються автоматично. Тому, незважаючи на наявну технічну можливість, не рекомендується додавати нові види субконто бюджетування, оскільки значення цих субконто в проводках не будуть заповнені.

Для кожного рахунку плану рахунків бюджетування може бути задане джерело отримання фактичних залишків. Це джерело використовується для трансляції фактичних залишків на початок нового періоду документом "Коригування залишків за прогнозними балансами". Налаштування джерела отримання фактичних залишків докладно описано в статті "Автоматизоване введення початкових залишків за рахунками плану рахунків бюджетування".

Статті оборотів за бюджетами

Статті оборотів зберігаються в довіднику "Статті оборотів за бюджетами".

Стаття оборотів є обов'язковим реквізитом будь-якої бюджетної транзакції. Трансляція фактичних даних до підсистеми бюджетування також здійснюється в розрізі статей оборотів.

Для статті оборотів задаються шаблони проводок, що формуються під час бюджетної транзакції та трансляції фактичних даних.

Таким чином довідник "Статті оборотів за бюджетами" є ключовим довідником системи.

Реквізити, що задаються для статті оборотів, можна умовно поділити на ті, що використовуються в усіх операціях бюджетування (бюджетних транзакціях і трансляції фактичних даних), ті, що використовуються лише в документах "Бюджетна операція", і ті, що використовуються лише під час трансляції фактичних даних.

До реквізитів, що використовуються в усіх операціях бюджетування, належать:

• прапорці "Облік за кількістю" і "Облік за сумою" — ознаки кількісного та сумового обліку;
• прапорці "Облік за контрагентами" і "Облік за номенклатурою" — можливість деталізації за номенклатурою та контрагентами;
• шаблони проводок.

Використання ознак кількісного та сумового обліку, а також можливість деталізації за номенклатурою і контрагентами докладно описані в статті "Структура зберігання даних підсистеми "Бюджетування".

За будь-якої операції бюджетування одночасно з оборотом за статтею оборотів можуть формуватися проводки за планом рахунків для бюджетування. Для цього для статті оборотів мають бути налаштовані шаблони проводок. Кількість проводок, що формуються оборотом за однією статтею оборотів, не обмежена. Шаблон проводки включає:

• рахунки дебету та кредиту за планом рахунків бюджетування;
• коефіцієнти для суми та кількості щодо сформованих оборотів.

Зазвичай коефіцієнти для суми та кількості дорівнюють 1. Це означає, що суми й кількості у сформованих проводках збігаються із сумами та кількостями оборотів за статтею оборотів. Зазначати коефіцієнти, відмінні від 1, має сенс, наприклад, для того, щоб під час формування одного обороту сформувати кілька проводок з різними сумами.

ПРИКЛАД. Оптовий продаж із виділенням ПДВ за ставкою 20%. Зазначаються два шаблони проводок:

• Дт Заборгованість покупців Кт Виручка. Ця проводка формується на суму продажів з ПДВ, тобто на суму обороту за бюджетом. Тому зазначається коефіцієнт для суми, що дорівнює 1;
• Дт Виручка Кт ПДВ до сплати. Зазначається коефіцієнт для суми, що дорівнює ставці ПДВ, тобто 0,2.

До реквізитів, що використовуються лише в документах "Бюджетна операція", належать значення та правила розрахунку, на підставі яких будуть заповнені реквізити нових документів "Бюджетна операція" під час вибору в них статті оборотів за бюджетом.

До таких реквізитів належать:

• основні значення ЦФВ, проєкту, одиниці виміру, валюти, контрагента, номенклатури. Під час формування нової "Бюджетної операції" ці значення будуть підставлені у відповідні реквізити документа безпосередньо з елемента довідника "Статті оборотів за бюджетами";
• джерело даних для ціни. Під час формування нової "Бюджетної операції" значення реквізиту "Ціна" буде розраховане відповідно до зазначеного джерела. Налаштування джерела даних для ціни буде докладно описано в статті "Джерела даних для розрахунків бюджетування".

Реквізити статті оборотів за бюджетом, що використовуються лише під час трансляції фактичних даних до підсистеми бюджетування, будуть докладно описані в статті "Джерела даних для розрахунків бюджетування".

Довідник "Бюджети"

Підсистема "Бюджетування" дає змогу побудувати необмежену кількість бюджетів різних видів.

Перелік бюджетів ведеться в довіднику "Бюджети". Для кожного бюджету зазначаються:

• найменування;
• заголовок — повне найменування для виведення у звіти;
• тип бюджету — вибирається з переліку: бюджет доходів і витрат; бюджет руху грошових коштів; інші оборотні бюджети.

Слід зазначити, що механізми фінансового планування, закладені в підсистему, працюють однаково під час побудови бюджету будь-якого типу. Тип бюджету використовується для додаткового опису та додаткової класифікації бюджетів.

Структура бюджету включає:

• перелік статей бюджету, за якими плануються і потім виводяться для бюджету сумові та кількісні обороти;
• перелік рахунків плану рахунків бюджетування, за якими розраховуються і виводяться для бюджету заплановані залишки на початок і кінець періоду планування.

Перелік статей бюджету задається в довіднику "Статті бюджету", підпорядкованому довіднику "Бюджети". Для кожного бюджету цей довідник містить перелік статей оборотів, що використовуються під час формування саме цього бюджету. Однак самі статті оборотів вносяться до єдиного довідника "Статті оборотів за бюджетами". Обороти за статтями оборотів плануються без прив'язки до бюджету. Це пояснюється тим, що одна й та сама стаття оборотів може входити до складу кількох бюджетів.

ПРИКЛАД: Якщо магазин не приймає оплату від покупців платіжними картками, то сума роздрібної виручки та сума надходжень готівкових коштів збігаються. У такому разі обороти за статтею "Виручка. Роздрібна торгівля" можна використовувати під час формування бюджету доходів і витрат та бюджету руху грошових коштів.

Так само перелік рахунків кожного бюджету задається в довіднику "Рахунки бюджету", підпорядкованому довіднику "Бюджети". При цьому для різних бюджетів використовуються рахунки одного й того самого плану рахунків "Бюджетування".

Довідники, що використовуються для формування конкретних бюджетів

Статті бюджету

Довідник "Статті бюджету" підпорядкований довіднику "Бюджети". Це означає, що довідник "Статті бюджету" містить для кожного бюджету перелік статей, що входять до нього.

Кожна стаття бюджету містить посилання на довідник "Статті оборотів за бюджетами". Це означає, що сума за статтею бюджету збігається із сумою обороту за відповідною статтею оборотів, сформованого бюджетними транзакціями. Водночас стаття бюджету може мати найменування, відмінне від найменування статті оборотів.

ПРИКЛАД: Обороти за статтею оборотів "Роздрібна торгівля" можуть використовуватися під час формування бюджету руху грошових коштів за статтею "Надходження готівкових ГК: роздрібна виручка".

Статті бюджету також може відповідати група статей оборотів. Можливість поставити у відповідність одній статті бюджету групу статей оборотів дає змогу автоматично формувати бюджет вищого рівня після того, як затверджено бюджети нижчого рівня.

ПРИКЛАД: Бюджет доходів і витрат включає статтю "Собівартість продукції". Їй поставлено у відповідність однойменну групу статей оборотів. Ця група включає кілька статей оборотів, кожній з яких відповідає одна стаття бюджету виробничих витрат. Таким чином під час формування та затвердження бюджету виробничих витрат стаття "Собівартість продукції" бюджету доходів і витрат формується автоматично.

Для кожної статті бюджету зазначається знак 1, -1 або 0. Від знака залежить сума, яка буде виведена за статтею у звіті за бюджетом.

Для статей бюджету, для яких зазначено знак -1, оборот за статтею виводиться зі знаком "мінус". Під час визначення підсумків за групами статей і за бюджетом загалом обороти за такими статтями також не додаються, а віднімаються від загального підсумку. Знак -1 рекомендується проставляти, наприклад, для статей витрат у бюджеті доходів і витрат; для статей списання ГК у бюджеті РГК.

Для статей бюджету, для яких зазначено знак 0, сума обороту за статтею не виводиться до звіту та не включається до підсумків за групою і за бюджетом загалом. Проставлення знака 0 дає, наприклад, можливість тимчасово виключити статтю зі структури бюджету без коригування довідника; отримати суму за бюджетом без урахування деяких статей.

Крім значень реквізитів елемента довідника, має значення порядок розташування статей. У звіті за бюджетом статті оборотів будуть виведені саме в тому порядку, у якому вони наведені в довіднику.

Рахунки бюджету

Довідник "Рахунки бюджету" підпорядкований довіднику "Бюджети". Це означає, що довідник містить для кожного бюджету перелік рахунків плану рахунків бюджетування, залишки за якими на початок і кінець періоду будуть виведені в друковану форму бюджету. Як правило, це ті рахунки, проводки за якими формуються одночасно з оборотами за статтями бюджету. Однак обмежень під час заповнення "Рахунків бюджету" не існує: можна інформативно виводити й залишки за рахунками, не пов'язаними безпосередньо зі статтями бюджету.

Так само, як для статей бюджету, для рахунків бюджету зазначається знак 1, -1 або 0. У разі зазначення знака 1 за рахунком до звіту за бюджетом виводиться сальдо за дебетом або сальдо за кредитом із протилежним знаком. У разі зазначення знака -1 за рахунком виводиться сальдо за дебетом із протилежним знаком або сальдо за кредитом. У разі зазначення знака 0 залишки за рахунком не виводяться.

Приклад формування звіту за бюджетом

Обороти за статтями бюджету та залишки на рахунках бюджету можна побачити у "Звіті за бюджетом".

Розглянемо на прикладі звіту за бюджетом доходів і витрат вплив заповнення статей і рахунків бюджетування на інформацію, що виводиться у "Звіті за бюджетом".

У звіті виводяться залишки на початок і кінець періоду за рахунком "Виручка". Це єдиний рахунок, зазначений для цього бюджету в довіднику "Рахунки бюджету". Рахунок "Виручка" пасивний, до звіту виводиться сальдо за кредитом цього рахунку. Додатна сума виводиться завдяки тому, що для рахунку бюджету зазначено знак -1.

Крім того, виводяться залишки за статтями бюджету. Для статей доходів (статті "Оптова торгівля" і "Роздрібна торгівля") зазначено знак 1, тому до звіту виводяться додатні обороти за цими статтями. Для статей витрат (інші статті бюджету) зазначено знак -1, тому до звіту виводяться від'ємні обороти за цими статтями. Підсумок за бюджетом загалом (рядок "РАЗОМ" блоку "Обороти за статтями бюджету") розраховується як сума за всіма статтями бюджету з урахуванням їх знаків, тобто в розглянутому прикладі як різниця між доходами та витратами.