Типові ситуації в торговельній діяльності

Придбання матеріальних цінностей з попередньою оплатою за рахунком

Гуртовий продаж за попередньою оплатою

Гуртовий продаж за готівку

Роздрібні продажі в торговельній точці

Придбання матеріальних цінностей з попередньою оплатою за рахунком

Введення даних про контрагента

Якщо постачальник новий, зручно почати з внесення відомостей про нього до довідника Контрагенти.

Відкриваємо форму списку довідника Контрагенти (меню Довідники — Купівлі та продажі — Контрагенти).

У формі списку відкриваємо групу Постачальники. Якщо такої групи у довіднику Контрагенти немає, створюємо її за допомогою кнопки Створити групу на командній панелі форми списку.

Створюємо новий елемент довідника Контрагенти, натиснувши кнопку Створити. У результаті відкриється порожня форма елемента довідника Контрагенти, яку потрібно заповнити відомостями про нового постачальника.

У верхній частині форми елемента заповнюємо поле Найменування — вносимо коротке найменування контрагента без лапок. Вибираємо Вид контрагента — юридична або фізична особа.

На вкладці Головне заповнюємо поля відомостями з рахунку, виписаного постачальником: повним найменуванням контрагента, яке надалі відображатиметься в документах, кодами ЄДРПОУ та ІПН.

Переходимо за посиланням Банківський рахунок: Створити і вносимо відомості про банк та банківський рахунок, зазначені в рахунку постачальника.

Переходимо за посиланням Договір: Створити і вносимо відомості про договір із постачальником. Відомості про договір потрібні системі для обліку та правильного заповнення документів, навіть якщо фактично договір із контрагентом не укладається. Указуємо найменування договору Поставка по рахунку, тип цін: «закупівельна» (за потреби тип цін вносимо до довідника Типи цін номенклатури безпосередньо з форми договору). Указуємо вид договору З постачальником. Інші реквізити договору залишаємо встановленими за замовчуванням.

Переходимо на вкладку Адреси. Тут вносимо відомості про юридичну адресу постачальника.

Закриваємо всі відкриті форми зі збереженням уведеної інформації, натискаючи кнопку Записати і закрити у тих формах, де вона є.

Підготовка платіжного доручення

1. Відкриваємо журнал платіжних доручень (меню Банк і каса — Банк — Платіжні доручення) і створюємо новий документ, натиснувши кнопку Створити на командній панелі журналу.
2. У формі документа Платіжне доручення частина полів буде заповнена інформацією за замовчуванням: буде підставлено нашу основну організацію, банківський рахунок організації, установлений як основний, і поточну дату. За потреби цю інформацію можна змінити.
3. Уводимо дані про постачальника та умови оплати: у полі Одержувач указуємо постачальника; у полі Рахунок одержувача — банківський рахунок постачальника. У полі Сума платежу уводимо загальну суму платежу, у полі Договір указуємо відомості про договір із постачальником, у полі ставки ПДВ вибираємо ставку ПДВ, найімовірніше 20%. Коригуємо поле Призначення платежу: автоматично сформований текст доповнюємо фразою «Оплата за ... з рахунку № ... від ...».
4. Якщо банк приймає платіжні доручення в паперовому вигляді, друкуємо платіжне доручення в потрібній кількості примірників за допомогою кнопки Платіжне доручення. Якщо з банком налагоджено взаємодію електронними каналами за допомогою програми типу Клієнт банку, організовуємо передавання платіжного доручення до банку в електронному вигляді. Для цього натискаємо кнопку Провести і закрити, переходимо до списку Платіжні доручення та натискаємо кнопку Вивантажити.

Реєстрація безготівкової оплати постачальнику

1. Після отримання банківської виписки, що підтверджує списання коштів із банківського рахунку нашої організації, в інформаційній базі слід зареєструвати оплату постачальнику.
2. Знаходимо сформоване раніше платіжне доручення (меню Банк і каса — Банк — Платіжні доручення).
3. На підставі документа Платіжне доручення створюємо документ списання за посиланням Ввести документ списання з банківського рахунку.
4. Документ Списання з банківського рахунку заповнюється автоматично. Перевіряємо реквізити документа та проводимо його.

Реєстрація надходження матеріальних цінностей

1. Для правильного реєстрування надходження ТМЦ потрібно отримати від постачальника підтвердний документ, зазвичай накладну.
2. Відкриваємо журнал документів Надходження товарів і послуг (меню Купівлі — Купівлі — Надходження товарів і послуг) і створюємо новий документ, натиснувши кнопку Надходження товарів — Товари, продукція на командній панелі журналу.
3. Установлюємо вид операції документа. Якщо надходять товари або матеріали для забезпечення основної діяльності, указуємо вид операції Покупка, комісія. Якщо цінності, що надходять, надалі передбачається поставити на облік як об’єкти основних засобів, указуємо вид операції Устаткування.
4. У шапці форми документа вказуємо дату надходження, нашу організацію, склад, контрагента та договір із контрагентом. Унизу форми в полі Коментар уводимо текст «Надходження ... за документом постачальника № ... від ...».
5. На вкладці Товари уводимо перелік ТМЦ, що надходять, із довідника Номенклатура — при цьому додатково відкриватиметься форма списку довідника. Під час уведення нових елементів їх слід одразу включати до груп довідника, що відповідають передбачуваному використанню ТМЦ: товари для продажу записують до групи Товари, матеріали для використання в основній діяльності — до групи Матеріали. Для кожної позиції номенклатури вказуємо кількість, ціну та ставку ПДВ. Рахунки обліку ТМЦ і податкові призначення залишаємо підставленими за замовчуванням.
6. Проводимо документ Надходження товарів і послуг, натиснувши кнопку Провести і закрити на командній панелі форми документа.
7. Для реєстрації податкової накладної, отриманої від постачальника, на підставі документа натисканням кнопки Створити на підставі уводимо документ Реєстрація вхідного податкового документа.

Гуртовий продаж за попередньою оплатою

Оформлення рахунку покупцю

1. Якщо покупець новий, до оформлення рахунку слід увести відомості про нього. У довіднику Контрагенти відомості про покупця доцільно включити до групи Покупці.
2. Відкриваємо журнал документів Рахунки на оплату покупцю (меню Продажі — Продажі — Рахунки на оплату покупцю) і створюємо новий документ, натиснувши кнопку Створити на командній панелі журналу.
3. Форма документа, що відкрилася, частково заповнена: до неї буде внесено дані про нашу організацію, банківський рахунок, номер і дату рахунку. За потреби ці дані можна змінити. Потім у полі Контрагент указуємо дані про покупця, у полі Договір — дані про договір із контрагентом. Якщо наша організація забезпечує доставку товару, на вкладці Додатково заповнюємо поле Адреса доставки.
4. Заповнюємо табличну частину вкладки Товари відомостями з довідника Номенклатура. Для кожної позиції номенклатури вказуємо кількість, ціну та ставку ПДВ.
5. Формуємо друковану форму, натиснувши кнопку Друк.

Реєстрація безготівкової оплати від покупця

Після підтвердження банком оплати рахунку слід зареєструвати цей факт в інформаційній базі.

1. У журналі рахунків покупцю виділяємо запис нещодавно оформленого документа, натискаємо кнопку Створити на підставі на командній панелі журналу та у відкритому меню вибираємо пункт Надходження на банківський рахунок.
2. Відкрита форма документа Надходження на банківський рахунок буде попередньо заповнена відомостями про нашу організацію та покупця. Уводимо відсутню інформацію: номер платіжного доручення контрагента, дату документа. Закриваємо та проводимо документ, натиснувши кнопку Провести і закрити.

Реєстрація відвантаження покупцю

Документ відвантаження покупцю оформлюємо заздалегідь. Після підтвердження відвантаження — приймання ТМЦ представником покупця — документ відвантаження слід провести.

1. Знову відкриваємо журнал рахунків покупцю, виділяємо запис нещодавно оформленого документа та на командній панелі журналу натискаємо кнопку Ввести на підставі. У відкритому меню вибираємо пункт Реалізація товарів і послуг.
2. Відкриється форма документа Реалізація товарів і послуг, яку буде попередньо заповнено відомостями про нашу організацію, покупця та відвантажені ТМЦ на підставі даних документа Рахунок на оплату покупцю. Указуємо дату документа та записуємо документ в інформаційну базу без проведення, натиснувши кнопку Записати (форма документа при цьому залишається відкритою).
3. Друкуємо документ відвантаження, натиснувши кнопку Друк. Закриваємо документ без проведення кнопкою Закрити.
4. Після оформлення приймання ТМЦ покупцем потрібно зареєструвати цей факт в інформаційній базі проведенням документа. Для цього з журналу документів Реалізація товарів і послуг (меню Продажі — Продажі — Реалізація товарів і послуг) відкриваємо форму оформленого, але не проведеного документа подвійним клацанням миші на його записі. Потім проводимо та закриваємо документ, натиснувши кнопку Провести і закрити.

Гуртовий продаж за готівку

Розглянемо ситуацію продажу товару приватному підприємцю за готівку. Передбачається, що на підприємстві використовується мережева версія «BAS Бухгалтерія». Єдина комп’ютерна мережа охоплює бухгалтерію, відділ продажів, касу та склад товарів.

Оформлення реалізації товарів і послуг

Цей документ менеджер відділу продажів оформлює за заявкою приватного підприємця.

1. Якщо приватний підприємець для підприємства новий, до оформлення документа слід увести відомості про нього до довідника Контрагенти. У довіднику Контрагенти відомості про приватного підприємця доцільно включити до групи Покупці.
2. Менеджер відкриває журнал документів Реалізація товарів і послуг (меню Продажі — Продажі — Реалізація товарів і послуг) і створює новий документ, натиснувши кнопку Реалізація — Продаж, комісія на командній панелі журналу. Вид операції документа залишається встановленим за замовчуванням: Продаж, комісія.
3. У формі документа Реалізація товарів і послуг у полі Контрагент указує приватного підприємця, у полі Договір — договір із підприємцем (навіть якщо договір із підприємцем фактично не укладено, запис про договір усе одно створюється системою). Заповнює табличну частину вкладки Товари відомостями про товари з довідника Номенклатура. Для кожної позиції номенклатури вказує кількість, ціну та ставку ПДВ.
4. Записує документ без проведення, натиснувши кнопку Записати в нижній частині форми. Друкує накладну, натиснувши кнопку Друк у нижній частині форми. Проводить і записує документ, натиснувши кнопку Провести і закрити.

Оформлення прибуткового касового ордера

Готівкову оплату оформлюють документом Прибутковий касовий ордер. Цей документ оформлює бухгалтер.

1. У журналі документів Реалізація товарів і послуг знаходить запис оформленого документа Реалізація товарів і послуг. На командній панелі журналу натискає кнопку Створити на підставі та в контекстному меню вибирає пункт Прибутковий касовий ордер.
2. У відкритій формі документа Прибутковий касовий ордер уже буде заповнено більшість полів і підставлено суму за накладною. На вкладці Друк у поле Підстава уводить текст: «Оплата за товари за накладною № ... від ...».
3. Записує документ без проведення, натиснувши кнопку Записати. Друкує документ в одному примірнику, натиснувши кнопку Прибутковий касовий ордер (КО-1). Закриває форму документа без проведення, натиснувши кнопку Закрити.

Реєстрація оплати за прибутковим касовим ордером

Оплату від приватного підприємця за документом Прибутковий касовий ордер реєструє касир.

Після отримання від підприємця потрібної суми коштів касир відкриває журнал документів Прибутковий касовий ордер, знаходить запис непроведеного касового ордера, за яким проведено оплату, відкриває форму документа подвійним клацанням миші, потім проводить і закриває документ, натиснувши кнопку Провести і закрити.

Видача товару покупцю

Видачу товару приватному підприємцю виконує комірник на підставі оформлених паперових документів.

1. Попередньо перевіряє, що оплату товару зареєстровано в системі: знаходить у журналі документів потрібний документ Прибутковий касовий ордер і пересвідчується, що його проведено, тобто оплату за документом зареєстровано касиром.
2. Знаходить у журналі документів Реалізація товарів і послуг потрібний документ реалізації, звіряє дані про товар з аналогічними даними в накладній, наданій підприємцем, та оформлює видачу товарів.

Роздрібні продажі в торговельній точці

Передача товарів зі складу організації в торговельну точку

1. Відкриваємо журнал документів Переміщення товарів (меню Склад — Склад — Переміщення товарів) і створюємо новий документ, натиснувши кнопку Переміщення — Товарів, продукції на командній панелі журналу.
2. У шапці документа вказуємо дату, нашу організацію та склад-відправник. У полі Одержувач указуємо торговельну точку.
3. На вкладці Товари вносимо з довідника Номенклатура перелік переданих товарів і їх кількість.
4. Записуємо документ без проведення, натиснувши кнопку Записати (форма документа при цьому залишається відкритою).
5. Формуємо друковану форму документа за допомогою кнопки Друк. Закриваємо документ без проведення кнопкою Закрити.
6. Після підтвердження приймання товару в торговельній точці знову відкриваємо документ і відразу закриваємо його з проведенням, натиснувши кнопку Провести і закрити.

Звіт про роздрібні продажі автоматизованої торговельної точки і передача виручки в касу організації

Торговельну точку організації можна вважати автоматизованою за умови, що її технічні засоби дають змогу вести точний кількісний і сумовий облік проданих товарів. Торговельну точку також можна вважати автоматизованою за відсутності спеціальних технічних засобів, якщо налагоджено ручний облік і кількість товарів, проданих протягом дня, невелика.

1. Відкриваємо журнал документів Звіт про роздрібні продажі (меню Продажі — Продажі — Звіт про роздрібні продажі) і створюємо новий документ, натиснувши кнопку Звіт — ККМ на командній панелі журналу.
2. Табличну частину Товари заповнюємо списком проданих товарів, вибираючи їх із довідника Номенклатура. Для кожної позиції номенклатури вказуємо кількість і ціну.
3. Записуємо та проводимо документ, натиснувши кнопку Провести. За потреби друкуємо довідку-звіт касира-операціоніста, натиснувши кнопку Друк.
4. Натискаємо кнопку Створити на підставі на командній панелі документа. У меню вибираємо пункт Прибутковий касовий ордер.
5. Відкриється форма документа Прибутковий касовий ордер, де вже буде встановлено вид операції Роздрібний виторг та введено потрібні дані. У полі Сума буде вказано суму виторгу за документом Звіт про роздрібні продажі — за потреби цю суму слід відкоригувати. Записуємо документ в інформаційну базу без проведення, натиснувши кнопку Записати, і друкуємо його, натиснувши кнопку Прибутковий касовий ордер.
6. Після надходження виторгу до каси організації проводимо документ Прибутковий касовий ордер, натиснувши кнопку Провести і закрити.