Ведення обліку, надходження ТМЦ

Відображення операцій з придбання ТМЦ визначається насамперед джерелом надходження. У типовій конфігурації підтримуються такі варіанти:

• від постачальника (зокрема нерезидента). У цьому разі використовується документ «Надходження товарів і послуг». Облік розрахунків за придбані ТМЦ ведеться на рахунках обліку взаєморозрахунків з контрагентами (63, 685);
• від підзвітної особи. У цьому разі використовується документ «Авансовий звіт». Розрахунки за придбані ТМЦ здійснюються підзвітною особою в момент купівлі та відображаються на рахунку обліку розрахунків з підзвітними особами (372).

Окрім операцій з оприбуткування ТМЦ, документом «Надходження товарів і послуг» оформлюються операції:

• «Купівля, комісія». Оформлюється купівля товару та надходження товару на комісію. Від кого надходить товар → від постачальника або від комітента → визначається видом договору, вибраним у документі: «З постачальником» або «З комітентом»;
• «У переробку» → приймання сировини (матеріалів) у переробку;
• «Обладнання» → відображає купівлю необоротних матеріальних активів з оприбуткуванням на відповідні субрахунки рахунку 15 «Капітальні інвестиції». Під обладнанням розуміється як обладнання, що потребує монтажу, так і таке, що не потребує монтажу;
• «Об’єкти будівництва». За допомогою цієї операції можна відобразити надходження придбаних об’єктів незавершеного будівництва тощо;
• «Бланки суворого обліку». Операція використовується під час оприбуткування бланків суворого обліку.

Створимо новий документ, яким будемо оприбутковувати придбані ТМЦ, виберемо вид операції «Купівля, комісія». Після вибору операції необхідно визначити організацію, якій належать ТМЦ, і склад, на який вони оприбутковуються. Якщо всі налаштування користувача виконано правильно, організація має підставитися за замовчуванням і вручну нічого вводити не доведеться. Якщо ж цього не відбувається, необхідно перевірити та додатково налаштувати картку користувача в меню «Сервіс → Налаштування користувача».

У документі можна зазначати склад будь-якого типу, хоч оптовий, хоч роздрібний. Таким чином, прикладне рішення ніяк не обмежує користувача в цьому аспекті → ТМЦ можуть надходити в роздрібну торгівлю як зі складів, так і безпосередньо від постачальників. Зосередимо свою увагу на оптовій схемі. Під час її використання вибирається склад, у картці якого в полі «Вид складу» зазначено «Оптовий».

Далі необхідно визначити контрагента-постачальника та договір постачання. У типовій конфігурації вони пов’язані між собою. При цьому суттєвим для механізмів документа є саме договір, оскільки саме в ньому визначаються всі основні параметри взаєморозрахунків: вид, валюта та варіант ведення взаєморозрахунків, тип цін.

Обов’язкові реквізити, що істотно впливають на товарні документи типової конфігурації, → це вид договору, валюта та спосіб ведення взаєморозрахунків.

Вид договору «відсікає» від документа «Надходження товарів і послуг» усі ті договори, які не відповідають контексту операції: реалізації, комісійні, бартерні та інші. Це дає змогу користувачеві не плутатися у великій кількості договорів із якимось великим контрагентом. Реквізит «Вид договору» є елементом відбору допустимих значень під час роботи з іншими документами. Наприклад, вводячи «Платіжне доручення, вихідне» з видом операції «Оплата постачальнику», у реквізиті «Договір» можна вибрати лише договори виду з постачальником, з комісіонером і з комітентом. Це пов’язано з тим, що умови відбору пов’язані з видом договору. Якщо у вікні відбору натиснути кнопку «Відбір і сортування», то ми можемо побачити, що умова відбору «Вид договору» не активна, а отже, користувач самостійно не зможе її змінити. Щоб стали доступні інші договори з цим контрагентом, потрібно змінити операцію, що оформлюється платіжним дорученням.

Крім цього, відбір договорів у списку для вибору здійснюється не лише за видом договору, а й за реквізитами пари «Організація» і «Контрагент», а також за вибраною валютою договору.

Варіант ведення взаєморозрахунків: «За договором у цілому» або «За розрахунковими документами» → дає змогу за потреби глибше деталізувати облік взаєморозрахунків. Оскільки це потрібно знову ж таки не з усіма контрагентами, а лише з тими, з якими підтримуються багатопланові або об’ємні розрахунки, грамотне використання цього параметра дасть змогу уникнути зайвих операцій і виключить небажані помилки ведення обліку взаєморозрахунків. Якщо для договору визначено варіант ведення взаєморозрахунків «За договором у цілому», у товарних документах стає недоступним реквізит «Документ розрахунків», що дає змогу деталізувати взаєморозрахунки з контрагентами глибше, ніж просто за договорами.

Реквізит «Валюта» визначає валюту договору і, як наслідок, валюту обліку всіх господарських операцій за цим договором. Незважаючи на те, що в документі є цей реквізит, змінити його значення вручну неможливо → для документа діє та валюта, яка зазначена у вибраному договорі.

Зверніть увагу, що за наявності в інформаційній базі проведених за договором документів змінити валюту договору та інші параметри буде вже неможливо.

Поле «Вид взаєморозрахунків» → це додаткова характеристика договору, яка дає змогу розділяти однотипні договори. Надалі поле «Вид взаєморозрахунків» можна використовувати як додатковий розріз під час побудови стандартної бухгалтерської звітності.

Увімкнення параметра «Складний облік ПДВ» дає змогу для операцій, закритих у поточному місяці, показувати інформацію з обліку ПДВ лише в документах відвантаження.

Установивши прапорець навпроти параметра «Встановлено строк оплати за договором», буде отримано можливість установити строк оплати за договором безпосередньо в його формі. Цю константу варто використовувати, якщо строк оплати за договором відрізняється від того, який було задано в «Налаштуваннях параметрів обліку».

У полі «Тип цін» можна зазначити тип цін для підстановки за замовчуванням у документи. Усі перелічені параметри потребують заповнення лише за настання певних умов у контексті відображуваної операції.

Для коректного формування проводок з придбання ТМЦ не можна забувати про рахунки обліку взаєморозрахунків. Проконтролювати, а за потреби й змінити рахунки обліку розрахунків можна знову ж таки в картці договору, на вкладці «Рахунки обліку».

Слід розуміти, що механізм визначення рахунків обліку взаєморозрахунків є універсальним, і в картці якогось конкретного договору ми бачимо лише частину, яка стосується саме цього договору. Визначені в договорі рахунки обліку взаєморозрахунків переносяться до відповідних реквізитів вкладки «Рахунки обліку розрахунків» у документі «Надходження товарів і послуг». Під час повторного вибору в формі документа договору програма пропонує актуалізувати значення цих реквізитів відповідно до налаштувань нового договору. Але в будь-якому разі користувач може як завгодно змінити ці рахунки згідно з вимогами поточної господарської операції.