Виплата заробітної плати працівникам організації

Підготовка документів на виплату заробітної плати

Реєстрація факту виплати заробітної плати

Наведені рекомендації моделювалися в конфігурації «Зарплата та кадри для бюджетних установ України», редакція 1.0. Стаття також актуальна для типової конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0.

Підготовка документів на виплату заробітної плати

Підготовка первинних документів на виплату регламентованої зарплати та даних для автоматичного формування платіжних документів з перерахування внесків і податків забезпечується оформленням документа «Зарплата до виплати організацій». Цей документ у більшості випадків оформлюється після нарахування зарплати документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» або інших нарахувань, які оформлюються під час здійснення міжрозрахункових виплат (відпускні, лікарняні тощо).

Документ «Зарплата до виплати організацій» може бути заповнений як вручну, так і автоматично сумами «до виплати» за основними нарахуваннями та сумами, необхідними для перерахування внесків до фондів соціального страхування. Автоматичне заповнення документа виконується за кнопкою «Заповнити»:

• «Списком працівників» за довільними критеріями (наприклад, за підрозділами, посадами) (Рис. 1).
• 
  Рисунок 1 – заповнення документа «Зарплата до виплати організацій» за допомогою обробки «Формування списку працівників»
  
  
• «За характером виплати» залежно від обраного в документі виду виплати. При цьому в регістрі відомостей «Параметри розрахунку зарплати організацій» можна задавати налаштування округлення сум (наприклад, до 10 копійок, до гривні, до 10 гривень). Під час округлення залишок переноситься на наступний місяць (Рис. 2).
• 
  Рисунок 2 – заповнення документа «Зарплата до виплати організацій» за характером виплати «Чергова виплата» з округленням до гривні
  
  
• «За характером виплати для списку співробітників» залежно від обраного в документі виду виплати. При цьому можна задавати додаткові параметри заповнення відомості: налаштування округлення сум і відсоток для розрахунку сум за часткової виплати, відбір звільнених співробітників або тих, що працюють за договорами ЦПХ (Рис. 3).
• 
  Рисунок 3 – заповнення документа «Зарплата до виплати організацій» за характером виплати для списку співробітників
  
  
• «Договірниками», для видів виплати «Черговa виплата» і «Черговa виплата з погашенням боргів» тільки за співробітниками, які працюють за договорами ЦПХ (Рис. 4).
• 
  Рисунок 4 – заповнення документа «Зарплата до виплати організацій» тільки за співробітниками, які працюють за договорами ЦПХ
  
  
• «Звільненими», для видів виплати «Черговa виплата» і «Черговa виплата з погашенням боргів» тільки за звільненими співробітниками.

У верхній табличній частині документа зазначається сума, що виплачується співробітнику, і спосіб виплати. Якщо спосіб виплати «Через банк», то заповнюються реквізити банківських карток.

Автоматичне заповнення способу виплати, а також за потреби номера картки, здійснюється за даними регістру відомостей «Параметри виплати ЗП працівників». Запис до цього регістру здійснюється на підставі оформленого документа «Введення відомостей про банківські картки працівників» (Рис. 5).

В одній відомості можуть бути і співробітники, які отримують грошові кошти в касі, і співробітники, яким зарплата перераховується на картку. Друковані форми в такому разі будуть окремими. Як змінити спосіб виплати, описано в консультації «Як змінити спосіб виплати заробітної плати?».

У верхній табличній частині документа «Зарплата до виплати організацій» має бути встановлена «виплаченість» зарплати або зазначена необхідність депонування. Платіжні документи формуються лише на суму за рядками, в яких встановлено значення «Виплачено». Докладніше про методику депонування описано в статтях:

• для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України» - «Методика відображення в обліку депонованої заробітної плати»;
• для конфігурації «Зарплата та кадри для бюджетних установ України» - «Методика депонування заробітної плати».

Рисунок 5 – механізм заповнення способу виплати в документі «Зарплата до виплати організацій»

У нижній табличній частині «Параметри оплати» відображаються: період, за який нарахована виплачувана сума, і рахунок бухгалтерського обліку взаєморозрахунків (Рис. 6). У цій таблиці виплачувана сума може бути розбита на кілька рядків залежно від періодів і рахунків обліку.

Рисунок 6 – параметри оплати в документі «Зарплата до виплати організацій»

Табличні частини документа «Зарплата до виплати організацій» дещо відрізняються при виборі різних видів виплат. Перелік усіх видів виплат зберігається в довіднику «Види виплат» (Рис. 7).

Рисунок 7 – довідник «Види виплат»

У довіднику створені визначені елементи, кожному з яких відповідає свій алгоритм автозаповнення платіжної відомості та формування рухів під час проведення платіжних документів. Так, окремі режими передбачені для виплати за рахунок ФСС, відпускних, дивідендів, депонентів, авансу; спеціальні режими - для перерахування внесків і податку на доходи фізичних осіб, що не є заробітною платою.

Вид виплати «Черговa виплата з погашенням боргів» дає змогу за однією відомістю виплатити зарплату за кілька періодів, а вид виплати «Закриття періоду» - перенести переплати за зарплатою та податками на наступний місяць.

Для яких цілей використовується визначений вид виплати «Перерахування ПДФО (без виплати зарплати)» описано в консультації «У яких випадках слід формувати документ «Зарплата до виплати організації» з видом виплати «Перерахування ПДФО (без виплати зарплати)»?».

Докладніше про виплату авансу співробітникам описано в статтях «Методологія виплати авансів заробітної плати фіксованими сумами» та «Методика відображення авансової виплати за відпрацьований час».

Якщо під час оформлення міжрозрахункових виплат потрібно перерахувати податки та внески, то розрахунок сум для перерахування здійснюється безпосередньо в документі «Зарплата до виплати організацій» за кнопкою «Розрахувати податки». Ця кнопка доступна, якщо обрано вид виплати, для якого встановлено прапорець «Розраховувати внески» в довіднику «Види виплат» (Рис. 8). Також можливий спосіб розрахунку податків і внесків у відомості «від зворотного».

Рисунок 8 – вид виплати з розрахунком від зворотного та розрахунком внесків

Для заповнення відомостей під час міжрозрахункових виплат (тобто під час виплати до остаточного розрахунку зарплати) список видів виплат можна доповнювати.

Реєстрація факту виплати заробітної плати

Облікові рухи з виплати зарплати формуються платіжними документами:

• Для виплати зарплати через касу оформлюється документ «Видатковий касовий ордер» на всю відомість або на кожного співробітника:
• • видатковий ордер з видом операції «Виплата заробітної плати за відомостями» на всю суму відомості формується введенням на підставі документа «Зарплата до виплати організацій», у якому встановлено «виплаченість» зарплати (Рис. 9);
  • 
    Рисунок 9 – оформлення виплати зарплати через касу
    
    
  • іменні видаткові ордери з видом операцій «Виплата заробітної плати працівнику» формуються за допомогою обробки «Виплата зарплати видатковими ордерами» (за кнопкою «Перейти» командної панелі документа «Зарплата до виплати організацій») (Рис. 10).
  • 
    Рисунок 10 – оформлення виплати зарплати через касу на кожного працівника
    
    
• Для перерахування зарплати на банківські картки співробітників оформлюється документ «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування заробітної плати». Платіжне доручення також формується введенням на підставі документа «Зарплата до виплати організацій» (Рис. 11).
• 
  Рисунок 11 – оформлення виплати зарплати через банк