Відображення господарської операції за допомогою довідника кореспонденцій рахунків

Пошук за кореспонденцією рахунків

Пошук за змістом господарської операції

Наведені в статті приклади відтворювалися в конфігурації «Бухгалтерія для України», редакція 1.2.

Бухгалтер, як правило, знає сутність господарської операції та (або) кореспонденцію рахунків, але не знає, яким документом необхідно відобразити операцію в програмі. Довідник «Кореспонденції рахунків» — навігатор по конфігурації, який можна використовувати як під час початкового освоєння програми, так і в поточній роботі під час реєстрації господарських операцій.

Довідник «Кореспонденції рахунків» допоможе бухгалтеру:

1. За кореспонденцією рахунків (Дебет та/або Кредит) зрозуміти, яким документом необхідно відобразити операцію в програмі.
2. За змістом господарської операції зрозуміти, за допомогою якої кореспонденції рахунків і яким документом відображається операція.
3. За документом зрозуміти, які господарські операції можна відобразити вибраним документом.

У довіднику «Кореспонденція рахунків» можна вибрати потрібну кореспонденцію рахунків за рахунками дебету або кредиту, за змістом операції або за документом конфігурації. Для цього передбачені поля швидкого відбору:

• Рахунок Дт — за рахунком (субрахунком) дебету кореспонденції рахунків;
• Рахунок Кт — за рахунком (субрахунком) кредиту кореспонденції рахунків;
• Зміст операції — за змістом операції, окремими словами або частинами слів. У спадному списку можна переглянути приклад відбору за змістом операції;
• Документ — за документом конфігурації.

Можна використовувати відбір одразу за кількома полями швидкого відбору.

У цій статті буде розглянуто, яким чином відобразити в програмі надходження готівкових коштів до каси від покупця за допомогою довідника кореспонденцій рахунків: за кореспонденцією рахунків і за змістом господарської операції.

Пошук за кореспонденцією рахунків

Довідник «Кореспонденції рахунків» відкривається за допомогою кнопки «Ввести господарську операцію» командної панелі програми (Рис. 1).

Рисунок 1 — довідник «Кореспонденції рахунків»

Бухгалтер знає, що надходження готівкових коштів до каси організації відображається бухгалтерським проведенням: Дебет 301 Кредит 361.

Щоб знайти документ конфігурації, яким відображається ця операція, у довіднику необхідно заповнити поля швидкого відбору: «Рахунок Дт» і «Рахунок Кт» (Рис. 2).

Рисунок 2 — відбір у довіднику «Кореспонденції рахунків» за кореспонденцією рахунків

У табличній частині довідника відображаються операції, які відповідають заданим критеріям відбору. Тепер бухгалтер знає не лише потрібну кореспонденцію, а й документ, яким бухгалтерське проведення відображається в програмі — документ «Прибутковий касовий ордер». Крім цього, він дізнається, що документ можна знайти в меню «Каса», а під час формування документа необхідно вибрати операцію «Оплата від покупця».

Документ, за допомогою якого в програмі відображається господарська операція, можна ввести безпосередньо з довідника.

На підставі вибраної кореспонденції рахунків можна ввести документ одним із таких способів:

• виділити та натиснути клавішу «Enter»;
• виділити та натиснути кнопку «Ввести операцію»;
• натиснути на гіперпосилання з назвою документа (Рис. 3).

Рисунок 3 — відкриття документа безпосередньо з довідника «Кореспонденції рахунків»

Пошук за змістом господарської операції

Бухгалтер може скористатися відбором за змістом господарської операції.

Пошук у довіднику має здійснюватися мовою інформаційної бази, яка була на момент початкового заповнення інформаційної бази. Для цього в довіднику «Кореспонденції рахунків» використовується поле швидкого відбору — «Зміст операції». Надається можливість переглянути варіанти введення змісту операції (Рис. 4).

Рисунок 4 — налаштування в довіднику «Кореспонденції рахунків» відбору за змістом господарської операції

Якщо під час введення змісту в табличній частині довідника не відображаються відібрані рядки, отже введене значення не відповідає змісту операції довідника. Наприклад, щоб знайти операцію надходження грошових коштів до каси, достатньо в полі «Зміст операції» набрати «получ наличн опл поку» (Рис. 5).

Рисунок 5 — відбір у довіднику «Кореспонденції рахунків» із встановленим відбором за змістом господарської операції

У довіднику кореспонденцій рахунків також можна використовувати відбір за документом (Рис. 6).

Рисунок 6 — налаштування в довіднику «Кореспонденції рахунків» відбору за документом

Вводити господарську операцію за допомогою довідника «Кореспонденції рахунків» можна навіть, якщо документ не формує бухгалтерське проведення. У цьому разі під час вибору документа поля «Рахунок Дт», «Рахунок Кт» будуть порожніми (Рис. 7).

Рисунок 7 — відбір у довіднику «Кореспонденції рахунків» за документом, який не формує бухгалтерські проведення

Якщо бухгалтер веде облік за певним розділом обліку, то під час використання довідника не потрібно щоразу відбирати операції за кореспонденцією рахунків. У цьому разі рекомендується використовувати вкладку «Останні використані» (Рис. 8).

Рисунок 8 — вкладка «Останні використані» у довіднику «Кореспонденції рахунків»