Відрядження. Загальні положення

Нормативно-правові документи

Службове відрядження як вид господарської операції

Види та цілі відряджень

Відряджені особи (кого можна направити у відрядження)

Положення про службові відрядження на підприємстві

Для більшості підприємств службове відрядження — звичайна справа. Адже успішне просування свого бізнесу як на зовнішньому, так і на внутрішньому ринку потребує від підприємства здійснення комплексу заходів: формування мережі філій; проведення маркетингових досліджень; укладення договорів тощо. І без відряджень працівників тут не обійтися. Водночас відрядження на підприємстві є об’єктом пильної уваги контролюючих органів з точки зору їх документального оформлення, обліку тощо. Отже, обліку відряджень на підприємстві слід приділяти відповідну увагу. Основою для цього є нормативно-правові документи.

Нормативно-правові документи

Перелік нормативно-правових документів, що регулюють облік відряджень, невеликий (див. Таблицю 1). Проте всі документи, включені до нього, заслуговують на пильну увагу. Серед них особливо слід виділити такі «відряджувальні» документи, як Інструкція № 59, Постанова № 98. Незважаючи на те, що ці документи орієнтовані виключно на відрядження працівників «бюджетних» підприємств (організацій)¹, вони можуть виявитися надзвичайно корисними і для обліку відряджень на комерційних підприємствах².

¹ Маються на увазі підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

² Проти застосування комерційними підприємствами у своїй діяльності норм Інструкції № 59 у зв’язку з відсутністю документів, що регламентують облік відряджень на таких підприємствах, не заперечували ні Мінфін (див. відповідну інформацію, розміщену на його офіційному веб-сайті за адресою: http://www.minfin.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=289876&cat_id=53608), ні ДФСУ (до набрання чинності Законом України від 28.12.2014 р. № 71-VIII «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законодавчих актів України щодо податкової реформи» (до 01.01.2015 р.) відповідні консультації були розміщені на Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі на офіційному веб-сайті ДФСУ — http://sfs.gov.ua/). Крім того, ДПСУ використовувала цей документ під час надання консультацій для комерційних підприємств з питань, пов’язаних з податковим обліком відряджень (див., наприклад, лист ДПСУ від 06.03.2012 р. № 3268/5/15-1416).

Таблиця 1. Перелік нормативно-правових актів, що регулюють облік відряджень

Крім зазначених у переліку нормативно-правових актів, існує ще низка нормативно-правових документів, які регулюють різні сфери господарської діяльності підприємства і можуть тією чи іншою мірою впливати на облік відряджень на підприємстві. Наприклад, П(С)БО-21, який регламентує облік операцій в іноземній валюті, зокрема й відряджень за кордон.

Службове відрядження як вид господарської операції

ПКУ не містить визначення терміна «службове відрядження». У зв’язку з цим звернемося до норм «бюджетної» Інструкції № 59. Згідно з п. 1 розділу I Інструкції № 59 службовим відрядженням «вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника… підприємства,.. на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства)».

Виходячи з наведеного визначення, можна виділити три основні критерії, за якими поїздка працівника підприємства вважається службовим відрядженням:

• наявність розпорядження керівника підприємства;
• виїзд працівника до іншого населеного пункту (тобто перебування працівника поза місцем постійної роботи);
• поїздка пов’язана з виконанням службового доручення і обов’язково з господарською діяльністю підприємства.

Види та цілі відряджень

Чинні нормативно-правові акти, що регулюють облік відряджень, а це насамперед ПКУ та Інструкція № 59, виділяють два основні види відряджень, в основі яких лежить територіальна ознака:

• відрядження в межах України;
• відрядження за кордон.

Як правило, метою всіх без винятку відряджень є виконання працівником, направленим у відрядження, доручення керівника підприємства, пов’язаного з вирішенням будь-яких питань, що стосуються господарської діяльності підприємства та входять до кола його посадових обов’язків. Хоча можливий варіант, коли відрядженому працівникові можуть доручити виконання завдань, не пов’язаних з його посадовими обов’язками, наприклад, придбання товарно-матеріальних цінностей.

Мета відрядження зазначається в наказі про відрядження досить лаконічно, проте за потреби її можна деталізувати, і в такому вигляді, по суті, вона вже становитиме службове завдання.

Відряджені особи (кого можна направити у відрядження)

Аналізуючи норми п. 170.9 ст. 170 ПКУ, що регулюють податковий облік відряджень, а також норми п. 1 розділу I Інструкції № 59, доходимо висновку, що у відрядження можуть бути направлені працівники підприємства, тобто фізичні особи, які перебувають із платником податків у трудових відносинах, а також особи, які є членами керівних органів підприємства. Нагадаємо, що відповідно до ст. 1 Закону про охорону праці працівником підприємства є особа, яка працює на підприємстві, в організації, установі та виконує обов’язки або функції згідно з трудовим договором (контрактом). Своєю чергою, ст. 21 КЗпП визначає трудовий договір як «угоду між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, відповідно до якої працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з додержанням внутрішнього трудового розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін».

Забороняється направляти у відрядження (ст. 176, 177 КЗпП):

• вагітних жінок;
• жінок, які мають дітей віком до трьох років;
• жінок, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей з інвалідністю (без їхньої згоди).

Зазначені норми поширюються також на батьків, які виховують дітей без матері (зокрема в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі); опікунів (піклувальників) і прийомних батьків (ст. 186¹ КЗпП).

Положення про службові відрядження на підприємстві

На сьогодні і Інструкція № 59, і Постанова № 98, що регламентують облік таких господарських операцій, як відрядження, обов’язкові для застосування виключно підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Облік відряджень комерційними підприємствами регламентується п. 170.9 ст. 170 ПКУ³. На жаль, ні п. 170.9 ст. 170 ПКУ, ні норми бухгалтерських нормативних документів не дають відповідей на багато організаційно-відряджувальних питань, наприклад, щодо граничних строків відрядження, розрахунку добових, порядку виплати компенсації витрат на відрядження тощо. У ситуації, що склалася, оптимальним рішенням для комерційних підприємств є розроблення та затвердження на підставі ПКУ, бухгалтерських нормативних документів і чинних «бюджетних» відряджувальних документів Положення про службові відрядження. Такий внутрішній документ підприємства дасть змогу не лише врегулювати організаційні питання, пов’язані з відрядженням працівника, а й забезпечити оптимальний облік витрат на відрядження. Цей документ не є обов’язковим. Отже, підприємство може й не створювати його, а використовувати у своїй роботі виключно норми п. 170.9 ст. 170 ПКУ та бухгалтерських нормативних документів, незважаючи на неможливість вирішення окремих відряджувальних питань. Альтернативою Положенню про службові відрядження може також бути наказ по підприємству (приклад такого наказу див. нижче) за підписом керівника, відповідно до якого бухгалтерія підприємства для ведення обліку витрат на відрядження керується нормами п. 170.9 ст. 170 ПКУ, Інструкції № 59 і Постанови № 98, а також бухгалтерських нормативних документів. Але в такому разі підприємство повинно пам’ятати про наявність у «бюджетних» відряджувальних документах додаткових обмежень, що стосуються витрат на відрядження та суперечать вимогам п. 170.9 ст. 170 ПКУ. З огляду на викладене, розроблення та затвердження Положення про службові відрядження у цьому разі є найбільш компромісним варіантом для врегулювання «відряджувальних питань».

³ Законом № 71 розділ III ПКУ викладено в новій редакції, а «податкові» норми щодо відряджень тепер містяться в розділі IV ПКУ (детальніше див. коментар до цього документа).

У разі прийняття рішення про розроблення Положення про службові відрядження, на підприємстві видається наказ. У ньому, серед іншого, зазначається, що за основу цього документа беруться норми Інструкції № 59, за винятком тих її норм, які встановлюють додаткові «відряджувальні» обмеження для бюджетних підприємств, а також те, що зміст Положення не суперечить нормам ПКУ і КЗпП, нормативних документів, що регулюють бухгалтерський облік відряджень. У наказі обов’язково слід зазначити дату введення в дію цього Положення. Нижче наведемо зразок наказу про розроблення Положення про службові відрядження.

Слід зазначити, що Положення про службові відрядження розробляється, як правило, на тривалий строк. У його щорічному перегляді та затвердженні немає потреби. Водночас окремі розділи Положення можуть переглядатися у зв’язку зі зміною законодавства раз на рік або частіше. Наприклад, розділ, яким установлюється розмір добових витрат, що залежить від розміру мінімальної заробітної плати. Такі розділи можна оформити у вигляді додатків до Положення про службові відрядження або, пославшись на чинну законодавчу норму, передбачити безпосередньо в розділі можливість внесення відповідних змін (доповнень, уточнень) на відповідний рік без розроблення та подальшого затвердження нового Положення.

Див. зразок Положення про службові відрядження.