Документальне оформлення відряджень

Завдання на відрядження

Наказ на відрядження

Кошторис витрат на відрядження

Документи для продовження строків відрядження

Посвідчення про відрядження

Журнал реєстрації відряджень

Звіт про виконання завдання

Документи, що встановлюють зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства

Звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт

Як і будь-яка господарська операція, службове відрядження працівника має бути належним чином оформлене, щоб уникнути претензій з боку контролюючих органів. Більше того, витрати на відрядження (проїзд, проживання тощо), за винятком добових, згідно з пп.170.9.1 ст.170 ПКУ не є об’єктом оподаткування ПДФО за умови їх підтвердження первинними документами із зазначенням у них розміру понесених витрат. Прикладами таких підтвердних документів є транспортний квиток, рахунок, багажна квитанція, страховий поліс тощо.

На сьогодні немає єдиного нормативного документа, що встановлює форми та регламентує порядок складання «відрядних» документів. Офіційно затверджену форму мають лише Звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт, і Журнал реєстрації відряджень. Форми інших документів підприємству необхідно розробити самостійно. Розглянемо приклади оформлення «відрядних» документів, не затверджених законодавчо та які підприємства мають самостійно розробляти для ведення обліку витрат на відрядження.

Завдання на відрядження

Пунктом 1 р.III Інструкції № 59 передбачено, що наказ на службове відрядження за кордон складається після затвердження завдання. Слід зазначити, що для відряджень по Україні така вимога законодавчо не встановлена. Але з метою контролю та подальшого виконання працівником відрядних доручень таке завдання з ініціативи керівництва підприємства може бути складене. При складанні завдання на відрядження в ньому можуть бути продубльовані мета відрядження, строки виконання завдання, строки подання звіту про відрядження, перелік документів, які працівник має надати після завершення відрядження.

Оскільки ані форма такого завдання, ані його зміст нормативними документами не регулюються, підприємство самостійно встановлює коло питань, що відображаються в завданні. Наведемо зразок оформлення завдання на відрядження.

Наказ на відрядження

Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником підприємства або його заступником та оформлюється наказом. Відсутність наказу може бути підставою для невизнання поїздки працівника відрядженням з усіма наслідками, що випливають, з урахуванням норм пп.170.9.1 ст.170 ПКУ. Наказ про направлення працівника у відрядження оформлює працівник відділу кадрів, на якого згідно з посадовою інструкцією покладено такий обов’язок, або працівник служби діловодства (за її наявності), на невеликому підприємстві – бухгалтер або секретар. Працівникові, відповідальному за оформлення наказів, може бути поставлено в обов’язок не лише підготовку наказів, а й ведення (заповнення) інших документів щодо відрядження (наприклад, ведення журналу реєстрації відряджень тощо). Зазначимо, що будь-якої затвердженої форми наказу законодавчо не встановлено, тому підприємство цілком може оформити наказ у довільній формі на окремому аркуші формату А4. У такому разі наказ про відрядження обов’язково має містити:

• назву підприємства;
• назву документа;
• номер і дату документа;
• підпис керівника;
• підпис працівника, що свідчить про те, що працівник ознайомлений із наказом.

Крім зазначених реквізитів, згідно з п.1 розділу II Інструкції № 59¹ у наказі про службове відрядження обов’язково зазначаються:

• пункт призначення;
• назва підприємства, куди відряджається працівник;
• строк відрядження;
• мета відрядження.

¹ Нагадаємо, що вимоги Інструкції № 59 поширюються на державних службовців, а також інших осіб, яких направляють у відрядження підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Однак багато комерційних підприємств у зв’язку з відсутністю документів, що регулюють відрядження таких підприємств, застосовують у своїй діяльності норми цієї інструкції, попередньо прописавши таку можливість у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні тощо) по підприємству. Проти застосування цього документа зазначеними підприємствами не заперечували ані Мінфін (див. відповідну інформацію, розміщену на його офіційному веб-сайті за адресою: http://www.minfin.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=289876&cat_id=53608), ані ДФСУ (до набрання чинності Законом № 71 (з 01.01.2015 р.) відповідні консультації були розміщені на Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі на офіційному веб-сайті ДФСУ – http://sfs.gov.ua/). ДПСУ також використовувала цей документ під час надання консультацій для комерційних підприємств із питань, пов’язаних із податковим обліком відряджень (див., наприклад, лист ДПСУ від 06.03.2012 р. № 3268/5/15-1416).

При оформленні відрядження за кордон додатково в наказі (розпорядженні) зазначаються умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням – додається копія з перекладом) (п.1 р.III Інструкції № 59). Також наказ може містити інформацію, що стосується обмеження витрат на проживання, проїзд тощо. Наприклад, у разі можливості використання кількох видів транспорту, що сполучають місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація підприємства може вказати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої вказівки працівник самостійно здійснює свій вибір.

Наведемо приклад оформлення наказу про відрядження.

Кошторис витрат на відрядження

Пунктом 1 р.III «бюджетної» Інструкції № 59 передбачено оформлення кошторису витрат при направленні працівника у відрядження за кордон. При цьому для відряджень у межах України складання кошторису витрат на відрядження нормами Інструкції № 59 не передбачено. З огляду на бюджетну спрямованість цього документа комерційні підприємства мають право ігнорувати складання кошторису витрат на відрядження. Найчастіше вони обмежуються зазначенням у наказі на службове відрядження орієнтовної суми витрат на відрядження. Водночас складання кошторису витрат на відрядження працівника може істотно полегшити розрахунок авансу на відрядження працівника. Складається кошторис витрат на відрядження працівника в довільній формі. Підставою для його складання є тарифи (розцінки) на проїзд, проживання, норми добових та інша інформація.

Документи для продовження строків відрядження

Багато підприємств на практиці стикаються з необхідністю продовження строку відрядження працівника з об’єктивних причин (без попереднього погодження такого продовження), наприклад, хвороба працівника, відсутність транспортних квитків, скасування авіарейсів, ремонт транспортного засобу тощо. У такому разі фактичний строк відрядження відрізнятиметься від строку, зазначеного в наказі на службове відрядження. Інструкція № 59 (п.10 р. II, п.4 р. III) передбачає можливість продовження строку відрядження як по Україні, так і за кордон при затримці працівника у відрядженні та за наявності підтвердних документів. Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки (див. нижче).

Рішення про продовження строку відрядження на підставі доповідної записки оформлюється у вигляді наказу (див. нижче).

Порядок продовження службового відрядження на підприємстві встановлюється в Положенні про службове відрядження або в окремому розпорядчому документі (у разі відсутності на підприємстві Положення про службове відрядження), відобразивши в ньому:

• строки оформлення продовження відрядження;
• підставу для оформлення продовження відрядження (дозвільний напис керівника на доповідній записці відрядженого працівника, наказ по підприємству тощо);
• посадову особу, до обов’язків якої входить оформлення документів щодо продовження відрядження, зокрема працівника бухгалтерії, працівника відділу кадрів.

Посвідчення про відрядження

Нормами ПКУ не передбачено оформлення підприємством посвідчення про відрядження при направленні працівника у відрядження. Немає такої вказівки й в Інструкції № 59. Крім того, чинна редакція Інструкції № 59 не містить вимоги щодо визначення фактичного часу перебування у відрядженні за відмітками в посвідченні про відрядження, а також вимоги щодо невиплати добових у разі відсутності зазначених відміток у посвідченні про відрядження. Немає в ній і вимоги щодо подання разом зі звітом про відрядження посвідчення про відрядження тощо. Та й сама форма посвідчення про відрядження, яку було затверджено наказом ДПАУ від 28.07.97 р. № 260, втратила чинність ще з 2011 року.

З огляду на все це, на сьогодні суми добових визначаються згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (пп.170.9.1 ст.170 ПКУ). При цьому чинне законодавство не забороняє, як і раніше, використовувати бланк скасованого посвідчення про відрядження, проставляти в ньому відмітки (засвідчені печаткою) про прибуття та вибуття (наявність такого посвідчення в низці випадків може спростити обґрунтування зв’язку відрядження з господарською діяльністю підприємства). Використання підприємством скасованої форми посвідчення про відрядження у його господарській діяльності бажано «закріпити» у спеціальному розпорядчому документі (розпорядження, наказ тощо) або в Положенні про відрядження, яке підприємство розробляє самостійно, щоб уникнути запитань з боку контролюючих органів. У разі якщо підприємство використовує у своїй господарській діяльності посвідчення про відрядження, не зайвим буде звернути увагу на лист Мінфіну України від 16.02.2007 р. № 31-18030-07-25/3102. У ньому, зокрема, зазначається, що відмітки в посвідченні про відрядження про прибуття до пункту призначення та вибуття з нього мають засвідчуватися печаткою того підприємства, до якого згідно з наказом керівника направлено працівника у відрядження. Якщо працівника направлено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття та день вибуття проставляються в кожному з пунктів.

Крім того, відмітки в посвідченні про відрядження про прибуття та вибуття працівника доцільно засвідчувати тією печаткою підприємства, яка використовується в його господарській діяльності для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають із нього.

Слід зазначити, що ані відсутність, ані наявність посвідчення про відрядження не впливає на включення або невключення здійснених витрат на відрядження до оподатковуваного доходу відрядженої особи.

З огляду на викладене вище, наведемо приклад заповнення посвідчення про відрядження.

Журнал реєстрації відряджень

Згідно з п.4 розділу I «Загальні положення» Інструкції № 59 «підприємство, що направляє працівника у відрядження, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком до цієї Інструкції». У додатку до Інструкції № 59 наведено форму Журналу реєстрації відряджень, зразок заповнення якої наведено нижче. У журналі відображається інформація про працівника, направленого у відрядження (його ПІБ, посада), місце відрядження, наказ на відрядження (дата і номер наказу), а також про дату вибуття у відрядження та дату прибуття відрядженого працівника до місця роботи. Чинна форма журналу не містить спеціальної графи для зазначення інформації про посвідчення про відрядження. Водночас, якщо комерційне підприємство у своїй діяльності використовує згадану форму посвідчення про відрядження, то доцільно доповнити форму журналу відповідною графою для відображення інформації про посвідчення.

Наведемо зразок заповнення Журналу реєстрації відряджень (підприємство у своїй діяльності використовує посвідчення про відрядження).

Звіт про виконання завдання

Після повернення з відрядження працівник має відзвітувати керівникові підприємства або іншій уповноваженій особі про виконання завдання, подавши їм письмовий звіт. Такий звіт складається в довільній формі, оскільки законодавчо його форму не регламентовано.

Зразок такого звіту наведено нижче.

Документи, що встановлюють зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства

Відповідно до пп.170.9.1 ст.170 ПКУ «будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору або контракту; інших документів, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться за тематикою, яка збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає».

Із наведеного переліку найменше запитань у контексті відряджень виникає до договорів і контрактів, оскільки вимоги до їх складання та змісту регламентуються ЦКУ та ГКУ². Щодо інших документів через відсутність будь-яких їх форм і порядків складання ситуація інша. Саме тому на складанні цих документів зупинимося докладніше. При цьому зазначимо, що всі зазначені документи не є первинними документами з точки зору Закону про бухоблік, складаються в довільній формі, інформація, що міститься в них, підтверджує зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства.

² Складання договорів і контрактів не є предметом цього матеріалу. Приклади складання окремих видів договорів наведено в довіднику «Договори: умови та форми».

Запрошення приймаючої сторони

Запрошення приймаючої сторони оформлюється, як правило, у вигляді листа, складеного на бланку організації, у якому викладаються мета майбутнього заходу, місце та умови проведення тощо. За змістом інформації, викладеної в листі, можна судити, наскільки діяльність приймаючої сторони збігається з діяльністю сторони, що відряджає. Крім того, на його підставі надалі може бути оформлено наказ на службове відрядження.

Документи, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини

Чинна редакція пп.170.9.1 ст.170 ПКУ та норми Інструкції № 59 не містять будь-яких роз’яснень щодо переліку, форм і видів документів, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини. Найчастіше використовуваним документом, що засвідчує бажання встановити цивільно-правові відносини, є протокол про наміри.

Цей документ не має чітко встановленої форми та складається в довільній формі. При його складанні необхідно враховувати, що інформація, яка міститься в ньому, має підтверджувати зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства і він має бути підписаний представниками щонайменше двох сторін. Нижче наведемо зразок протоколу про наміри:

Документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах

Підтвердження зв’язку відрядження з господарською діяльністю підприємства документами цієї категорії, як правило, не викликає складнощів, оскільки для участі в конференціях, форумах, симпозіумах та інших заходах підприємство завчасно, до початку проведення заходу, отримує спеціальне запрошення, яке часто додатково є ще й перепусткою на нього. На додаток до нього підставою також можуть слугувати різного роду інформаційні матеріали (програма заходу, порядок денний, буклети тощо), що їх працівник отримує під час заходу. При складанні працівником, на вимогу керівника, звіту про відрядження такі матеріали можуть бути додані до цього звіту, а їх копії (повністю або частково) можуть бути додані до авансового звіту.

Звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт

Після повернення з відрядження (як закордонного, так і по Україні) працівник підприємства зобов’язаний надати до бухгалтерії підприємства звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт (пп.170.9.2 ст.170 ПКУ та п.11 р.II і п.17 р.III Інструкції № 59). Такий звіт подається за формою, затвердженою Наказом № 845 (див. приклад заповнення нижче). До нього також додаються оригінали первинних документів³, що підтверджують понесені у відрядженні витрати, та документи, що підтверджують зв’язок службового відрядження з господарською діяльністю підприємства.

³ У разі відрядження за кордон сторона, що відряджає, згідно з пп.170.9.1 ст. 170 ПКУ, на запит представника контролюючого органу забезпечує за свій рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою.

Звіт має подаватися підзвітною особою до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем, у якому особа завершує:

• відрядження;
• виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка видала грошові кошти під звіт (пп.170.9.2 ст.170 ПКУ).

За наявності надміру витрачених грошових коштів їх сума повертається працівником до каси або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх видала, до або під час подання звіту.

Дуже часто у відрядженні працівники використовують платіжні картки для оплати витрат. У такому разі строки подання звіту дещо відрізняються від зазначених вище та залежать від особливостей використання платіжної картки. Якщо під час службового відрядження працівник отримував готівку із застосуванням платіжної картки, то йому необхідно подати звіт і повернути надміру витрачені грошові кошти до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Якщо ж відряджений працівник під час службового відрядження застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, то строк подання ним звіту не має перевищувати десяти банківських днів. При цьому за наявності поважної причини роботодавець (самозайнята особа) може продовжити зазначений строк подання звіту до двадцяти банківських днів.

Наказом № 845, яким затверджено форму звіту про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – авансовий звіт⁴), затверджено й порядок його заповнення – Порядок № 845. Але за своєю суттю зазначений порядок більшою мірою роз’яснює оподаткування надміру витрачених грошових коштів, отриманих платником на відрядження або під звіт і не повернених у встановлений строк, ніж заповнення форми звіту. Порядок заповнення форми авансового звіту вмістився в один пункт – п.5 Порядку № 845. Проте наведеної в ньому інформації недостатньо для заповнення авансового звіту, оскільки роз’яснює лише:

• хто складає звіт;
• які графи не заповнюють підзвітні особи;
• у якій графі ставить підпис керівник підприємства (податковий агент).

⁴ У розписці до форми звіту він названий саме авансовим.

Тому зупинимося докладно на порядку оформлення авансового звіту. Отже, відповідно до зазначеної норми Порядку № 845 авансовий звіт складають не лише фізичні особи – платники податку, які отримали грошові кошти на підприємствах усіх організаційно-правових форм, а й фізичні особи, які отримали такі грошові кошти у самозайнятих осіб⁵.

⁵ Самозайнята особа – платник податку, який є фізичною особою – підприємцем або здійснює незалежну професійну діяльність за умови, що така особа не є працівником у межах такої підприємницької або незалежної професійної діяльності (пп.14.1.226 ст.14 ПКУ).

До обов’язкових реквізитів, що заповнюються підзвітною особою на лицьовому боці авансового звіту належать:

• назва податкового агента, його код за ЄДРПОУ;
• прізвище, ім’я, по батькові підзвітної особи;
• податковий номер фізичної особи (або серія і номер паспорта, для фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податку);
• відділ, цех, у якому він працює (якщо такий є);
• посада, професія;
• дата заповнення авансового звіту;
• призначення отриманого під звіт авансу (у розглядуваній ситуації аванс видано на відрядження);
• сума отриманого авансу, фактично витрачена сума;
• кількість первинних документів (в оригіналі), що додаються до авансового звіту.

Керівник підприємства на лицьовому боці авансового звіту зобов’язаний поставити підпис у графі «Звіт затверджено», підтверджуючи таким чином фактично витрачену суму (зазначається словами).

Графи «Звіт перевірено» і «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», бухгалтерські проведення, розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернені грошові кошти на відрядження (під звіт) мають заповнюватися особою, яка надала грошові кошти на відрядження (п.5 Порядку № 845). Кого законодавець мав на увазі під зазначеними особами в Порядку № 845, незрозуміло, і цей факт викликає у бухгалтерів складнощі із заповненням зазначених граф. Слід зазначити, що ця проблема має досить тривалу історію, оскільки вона існувала й у порядках, що передували Порядку № 845. У зв’язку з цим доречно нагадати про лист ДПАУ від 26.03.2007 р. № 2862/6/11-0216, який залишається актуальним і сьогодні. У цьому листі ДПАУ зазначила, що наведені вище графи мають заповнюватися посадовою особою підприємства (організації), до обов’язків якої входить виконання таких функцій, як перевірка звіту, відображення операції в обліку, виплата грошових коштів тощо. На практиці такі обов’язки, як правило, виконує бухгалтер. Тому перевірку звіту, бухгалтерські проведення загальною сумою за видами витрат, заповнення розділу про проведені розрахунки (повернення залишку грошових коштів, не використаних у відрядженні, або виплата (погашення) перевитрати грошових коштів) із зазначенням реквізитів касового документа здійснює, найчастіше, бухгалтер підприємства.

Також на лицьовому боці звіту розміщені:

• розділ «Розписка», у якому зазначається особа, що надала авансовий звіт на перевірку, сума звіту, кількість доданих документів. Заповнює та підписує цей розділ, як правило, працівник бухгалтерії підприємства, до обов’язків якого входить приймання авансових звітів;
• розділ «Розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернені грошові кошти». Згідно з вимогами п.170.9 ст.170 ПКУ сума грошових коштів, видана на відрядження (під звіт) і своєчасно не повернена, підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (ПДФО). У зв’язку з цим у зазначеному розділі бланка авансового звіту наведено формулу для визначення суми ПДФО для кожної зі ставок, встановлених п.167.1 ст.167 ПКУ. Звертаємо увагу, що у формі авансового звіту не враховано зміни, внесені до ПКУ Законом № 71, відповідно до якого ставку 17% замінено на 20%. Для визначення суми податку необхідно у формулу підставити потрібні значення та розрахувати результат. Наприкінці проведених розрахунків в обов’язковому порядку проставляються підпис особи, яка здійснила розрахунок, і дата. Із зазначеним розрахунком під підпис ознайомлюється винна підзвітна особа.

Зворотний бік авансового звіту представлений у вигляді таблиці, що складається з п’яти граф: порядковий номер операції; дата документа; кому, за що і на підставі якого документа здійснено платіж; сума платежу; дебет бухгалтерського рахунку для кожного виду витрат. Таблиця заповнюється на підставі доданих до авансового звіту первинних документів у хронологічному порядку із зазначенням дати здійснення операції, назви первинного документа, суб’єкта господарювання, призначення та суми платежу. Під таблицею підзвітна особа ставить свій підпис із зазначенням дати.

Наведемо приклад заповнення авансового звіту. Для наочності заповнення граф авансового звіту посадовими особами підприємства додатково наведемо такі дані: директор підприємства – Гуран В.С., підзвітна особа – Притула А. А.; бухгалтер – Зозуля Л.П.