Введення залишків за взаєморозрахунками з підзвітними особами

Введення залишків заборгованості підзвітної особи перед організацією

Етап 1

Етап 2

Введення залишків заборгованості організації перед підзвітною особою

У статті описано порядок введення залишків за взаєморозрахунками з підзвітними особами на прикладі конфігурацій «Управління торговим підприємством для України», редакція 1.1. Стаття також актуальна для конфігурації «Управління виробничим підприємством для України».

Введення залишків заборгованості підзвітної особи перед організацією

Операція введення залишків за розрахунками з підзвітною особою оформлюється у два етапи.

Етап 1

Спочатку вноситься сума залишків грошових коштів (готівкових або безготівкових) до каси або на розрахунковий рахунок підприємства, що дорівнює заборгованості підзвітної особи. Про введення залишків грошових коштів докладно розповідається у статті «Рекомендації щодо введення початкових залишків».

Етап 2

Потім за допомогою документів «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Видача грошових коштів підзвітній особі» або «Платіжний ордер на списання грошових коштів» з видом операції «Передача грошових коштів підзвітній особі» слід відобразити операцію видачі грошових коштів підзвітній особі. У документах необхідно вказати суму заборгованості підзвітної особи та касу (розрахунковий рахунок), звідки будуть списані грошові кошти і на які на першому етапі були внесені залишки грошових коштів.

Приклад заповнення документа «Видатковий касовий ордер» і сформовані ним проводки наведено на рисунку. Рекомендується в реквізиті «Номер ВКО» вказати той номер, за яким фактично були видані грошові кошти. У цьому випадку цей номер коректно відображатиметься в друкованій формі авансового звіту, за яким підзвітна особа надалі відзвітує за видані підзвітні грошові кошти.

Зазначимо, що в результаті введення такої послідовності на рахунку обліку грошових коштів (бухгалтерські рахунки 3-го класу «Грошові кошти, розрахунки та інші активи») сальдо залишиться рівним нулю, а на рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" будуть залишки за заборгованістю підзвітної особи перед організацією.

Введення залишків заборгованості організації перед підзвітною особою

Введення залишків перевитрати грошових коштів підзвітною особою, яку не погашено організацією на момент початку роботи в конфігурації, здійснюється документом «Авансовий звіт». Інформацію про перевитрату слід заповнювати на вкладці «Інше». Як рахунок витрат слід вказати рахунок 00 «Допоміжний рахунок».

Приклад заповнення документа «Авансовий звіт» і сформовані ним проводки наведено на рисунку.

Регістр накопичення «Витрати» є залишковим, тому рухи за ним необхідно сторнувати. Цю операцію рекомендується відображати за допомогою документа «Інші витрати».

У документі слід вказати такий самий підрозділ і статтю витрат, як і в документі «Авансовий звіт». Документ «Інші витрати» відображається лише за управлінським обліком, тому як суму необхідно вказувати суму в управлінській валюті (значення «Сума» у русі документа «Авансовий звіт» за регістром «Витрати»). Сума має бути вказана зі знаком мінус. Нижче наведено приклад заповнення документа «Інші витрати» та рухи, сформовані цим документом.