Види звітів та їх атрибути

Реквізити звіту, види аналітики та групи розкриття показників

Вид звіту та бланки звіту

Бланки звіту, правила обробки та правила перевірки

Розробка нового звіту починається з формування нового елемента довідника "Види звітів". У ході розробки звіту визначаються такі його атрибути:

• структура — склад рядків, колонок і показників звіту;
• аналітичні ознаки звіту;
• аналітичні ознаки показників звіту (групи розкриття);
• перелік бланків звіту;
• перелік правил заповнення;
• перелік правил перевірки.

Усі атрибути зберігаються в довідниках, підпорядкованих довіднику "Види звітів". Їх призначення та можливі способи формування докладно описані в "Описі конфігурації" (глава 4 "Розробка звітів"). У цій статті ми зупинимося на співвідношенні між різними атрибутами звіту.

Реквізити звіту, види аналітики та групи розкриття показників

Для звітів усіх видів визначено обов'язкові реквізити: організаційна одиниця, період і сценарій. Це означає, що під час формування примірника звіту будь-якого виду потрібно зазначити значення цих параметрів; для введення значень одних і тих самих показників, наприклад, за один і той самий період і за одним сценарієм, але для різних організацій потрібно сформувати два примірники звіту.

Окрім обов'язкових реквізитів, для звіту можуть бути визначені довільні види аналітики (види субконто). Склад видів аналітики визначається для кожного зі звітів (видів звітів) індивідуально; список можливих видів аналітики також не заданий жорстко й може поповнюватися користувачами. Однак спосіб визначення значень довільних аналітик такий самий, як спосіб визначення обов'язкових реквізитів звіту: для кожного значення кожної з аналітик формується окремий примірник звіту.

Довільні види аналітики можуть бути визначені й для окремих показників звіту. У такому разі види аналітики визначаються "списком": для показника визначається група розкриття, яка містить один або кілька видів аналітики. Для кількох показників звіту може бути визначена одна й та сама група розкриття. Таким чином, перелік аналітичних ознак задається не для кожного показника звіту окремо, а для групи показників. Такий підхід скорочує процес розробки звіту й робить його макет більш "читабельним".

Зрозуміло, що формувати окремий примірник звіту для кожного значення аналітики кожного показника немає потреби. Формується один примірник звіту, і в ньому здійснюється розкриття показників, тобто введення їх значень для кожного зі значень аналітик.

На рисунку показано заповнення реквізитів та аналітичних ознак звіту: реквізити й види аналітики (що стосуються звіту загалом) вводяться в тілі звіту, у заголовку. Аналітичні ознаки, що входять до групи розкриття, вводяться в таблиці, яка відкривається під час розкриття показника звіту. Можливе також розкриття показників у тілі звіту. Важливо те, що в будь-якому разі для одного примірника звіту розкриття в будь-якому разі здійснюється у вигляді таблиці, яка містить різні поєднання значень аналітичних ознак, і для кожного з цих поєднань — своє значення показників.

Види аналітики звіту поширюються на всі показники цього звіту. Значення показника звіту визначаються в розрізі аналітик звіту та аналітик, що входять до складу групи розкриття цього показника.

На рисунку показано рухи за регістром "Значення показників звітів", сформовані двома примірниками звіту з різними значеннями аналітики "проєкт". У кожному з цих звітів показник розкрито за аналітичними ознаками "Номенклатурні групи" та "Канали збуту". На рисунку видно, що значення показника зберігаються і в розрізі аналітик звіту, і в розрізі аналітик групи розкриття цього показника.

Вид звіту та бланки звіту

Бланки звіту використовуються для зберігання макетів звітів, а також деяких інших параметрів, що визначають особливості подання примірників звіту. Насамперед потрібно звернути увагу на такі параметри бланка:

• одиниця виміру: числові показники звіту можуть вимірюватися в одиницях, тисячах або мільйонах;
• точність звіту — кількість знаків після коми в числових показниках;
• редагувати розкриття показників: розкриття показників може здійснюватися в таблиці або в бланку; таблиця має жорстку структуру, формат розкриття в бланку визначається користувачем під час розробки бланка; але розкриття в таблиці здійснюється швидше, тому саме таке розкриття рекомендується для звітів, що містять великий обсяг інформації.

У більшості випадків розробка звіту починається саме з формування його макета; у процесі формування макета в автоматизованому режимі визначаються рядки, колонки та показники звіту. Така можливість надана для зручності користувачів. Крім того, надана можливість імпорту макета звіту, розробленого поза ІС, причому після імпорту також здійснюється автоматизоване формування показників звіту.

Однак можливість розробки звіту "від макета до структури" не означає, що між структурою та бланком звіту існує однозначна відповідність. Звіт (вид звіту) визначається саме його структурою: складом рядків, колонок і показників. Бланків у звіту може бути кілька. Макет кожного з бланків може містити всі або вибрані показники звітів. Наприклад, можна сформувати макет для ручного введення, що містить лише заповнювані показники, і макет для відображення, що містить усі показники; макет для подання керівництву, що містить лише ключові показники звіту; макет для перевірки, що містить лише інформацію, необхідну для перевірки значень певних показників, тощо. Крім того, можна сформувати бланки, для яких макети збігаються, але відрізняються параметри: наприклад, бланки, що передбачають виведення числових показників в одиницях і в тисячах.

Під час формування примірника звіту визначається бланк звіту (бланк відображення). Цей бланк використовується під час ручного формування звіту; під час його заповнення будь-яким способом, крім імпорту з файлу; під час перегляду, коригування, затвердження примірника звіту. У процесі обробки примірника звіту бланк, вибраний під час його формування, можна змінити на інший (див. рисунок), при цьому зміниться подання звіту, видиме користувачеві.

Під час імпорту примірника звіту з файлу використовується бланк імпорту. Макет бланка імпорту використовується як еталон, з яким порівнюється імпортований файл: контролюється відповідність структури макета та імпортованого файлу; визначаються відповідно до макета комірки файлу, що містять значення показників. Водночас для подальшої роботи з примірником звіту (коригування, затвердження) використовується бланк звіту (бланк відображення), який може мати зовнішній вигляд і склад показників, що відрізняються від бланка імпорту.

У разі, якщо для звіту розробляється один бланк, цей бланк автоматично призначається бланком відображення та бланком імпорту для виду звітів і всіх його примірників. В інших випадках, щоб не вибирати вручну бланки для кожного примірника звіту, можна для виду звіту визначити бланки звіту (відображення) та імпорту за замовчуванням.

Бланки звіту, правила обробки та правила перевірки

Правила обробки являють собою правила автоматичного визначення значень показників звітів, як обчислюваних, так і заповнюваних. Правило обробки включає:

• формули розрахунку значень усіх або деяких показників звіту;
• процедуру заповнення, що містить алгоритм визначення значень усіх або деяких заповнюваних показників;
• процедуру обчислення, що містить алгоритм визначення значень усіх або деяких обчислюваних показників.

Для одного виду звіту можна задати кілька правил обробки. Це означає, що для різних примірників звіту можуть бути задані різні правила обробки. Наприклад, деякі з дочірніх організацій надають холдингу інформаційні бази — для таких організацій розробляються правила, що визначають значення всіх або більшості показників звіту на підставі даних зовнішньої ІБ, причому правил може бути кілька, якщо різні організації автоматизовані на різних продуктах (наприклад, УПП і БП); інші організації надають заповнені вручну звіти — для них розробляється правило, що визначає розрахунок лише обчислюваних показників; для заповнення звіту консолідуючої організації також розробляється окреме правило обробки.

Одне з правил обробки може бути визначене як правило обробки за замовчуванням. У такому разі це правило за замовчуванням застосовується до всіх примірників одного звіту. Змінити правило можна під час формування примірника звіту, а за потреби й у процесі його заповнення.

Для розробки та редагування правил обробки (як процедур, так і формул) призначена спеціалізована форма "Правила обробки". Водночас формули розрахунку значень показників можна визначати з форми бланка звіту. Така можливість надана з тієї самої причини, з якої можливе формування структури звіту з форми його бланка: це зручно. Але це не означає, що існує однозначна відповідність між одним із бланків звіту та формулами, що визначають значення показників, відображених на цьому бланку. З будь-якого бланка звіту можна визначати формули, що належать до будь-якого правила обробки цього звіту: правило вибирається в нижній частині бланка.

Правила перевірки призначені для контролю правильності заповнення показників звітів. Для одного виду звітів може бути визначено кілька правил перевірки, у такому разі для кожного примірника звіту може бути вибрано одне з них. Наприклад, для звітів деяких організацій холдингу, що мають кваліфіковану фінансову службу, достатньо перевірки кількох ключових показників; для звітів інших організацій необхідна перевірка достовірності значення кожного показника; для автоматично заповнюваного звіту консолідуючої організації перевірка може не проводитися.

Для кожного з правил обробки звіту також може бути визначене правило перевірки. Це пов'язано з тим, що рівень перевірки звіту визначається зокрема й способом його заповнення. Наприклад, під час автоматичного заповнення звіту даними інших, уже затверджених звітів перевірка може бути не потрібна; під час заповнення даними зовнішньої ІБ може знадобитися перевірка кількох ключових показників; під час ручного заповнення — перевірка контрольних сум.

Таким чином, до кожного примірника звіту можуть застосовуватися два правила перевірки: правило перевірки, визначене для примірника звіту, і правило перевірки, визначене для правила його обробки.