Виплата заробітної плати працівникам організації

Підготовка документів на виплату заробітної плати

Реєстрація факту виплати заробітної плати

Наведені рекомендації моделювалися в конфігурації «Зарплата та Управління Персоналом для України», редакція 2.1. Стаття також актуальна для типової конфігурації «Управління виробничим підприємством для України», редакція 1.3.

Підготовка документів на виплату заробітної плати

Підготовка первинних документів на виплату регламентованої зарплати та даних для автоматичного формування платіжних документів щодо перерахування внесків і податків забезпечується оформленням документа «Зарплата до виплати організацій». Цей документ у більшості випадків оформляється після нарахування зарплати документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» або інших нарахувань, які оформляються під час здійснення міжрозрахункових виплат (відпускні, лікарняні тощо).

Документ «Зарплата до виплати організацій» може бути заповнений як вручну, так і автоматично сумами «до виплати» за основними нарахуваннями та сумами, необхідними для перерахування внесків до фондів соціального страхування. Автоматичне заповнення документа виконується за кнопкою «Заповнити»:

• «Списком працівників» за довільними критеріями (наприклад, за підрозділами, посадами) (Рис. 1).
• 
  Рисунок 1 – заповнення документа «Зарплата до виплати організацій» за допомогою обробки «Формування списку працівників»
  
  
• «За характером виплати» залежно від обраного в документі виду виплати. При цьому можна задавати додаткові параметри заповнення відомості: налаштування округлення сум і відсоток для розрахунку сум за часткової виплати, відбір звільнених співробітників або тих, що працюють за договорами ЦПХ, а також сортування рядків відомості (Рис. 2).
• 
  Рисунок 2 – механізм заповнення документа «Зарплата до виплати організацій»

Можливість указувати додаткові параметри є опціональною та діє за скинутого прапорця «Швидке заповнення «Зарплата до виплати організацій»» у налаштуваннях користувача.

При округленні виплачуваних сум, наприклад, до цілого, відомість формується без копійок, а сума копійок переноситься на наступний місяць. Налаштування округлень здійснюється в налаштуваннях параметрів обліку або безпосередньо в документі за допомогою механізму налаштування заповнення (Рис. 3). Докладніше про те, які додаткові параметри заповнення передбачені для відповідних видів виплат, описано в консультації «Для чого і як правильно використовувати прапорець «Швидке заповнення «Зарплата до виплати організацій»» у налаштуваннях користувача?».

Рисунок 3 – налаштування заповнення в документі «Зарплата до виплати організацій»

У верхній табличній частині документа проставляється сума, що виплачується співробітнику, і спосіб виплати. Якщо спосіб виплати «Через банк», то заповнюються реквізити банківських карток.

Автоматичне заповнення способу виплати, а також за потреби номера картки, виконується за даними регістру відомостей «Параметри виплати ЗП працівників». Запис до цього регістру здійснюється на підставі оформленого документа «Введення відомостей про банківські картки працівників» (Рис. 4).

В одній відомості можуть бути і співробітники, які отримують грошові кошти в касі, і співробітники, яким зарплата перераховується на картку. Друковані форми в такому разі будуть окремими. Як змінити спосіб виплати, описано в консультації «Як змінити спосіб виплати заробітної плати?».

У верхній табличній частині документа «Зарплата до виплати організацій» має бути встановлено «виплаченість» зарплати або зазначено необхідність депонування. Платіжні документи формуються лише на суму за рядками, у яких установлено значення «Виплачено». Докладніше про методику депонування описано у статті «Методика відображення в обліку депонованої заробітної плати».

Рисунок 4 – механізм заповнення способу виплати в документі «Зарплата до виплати організацій»

У нижній табличній частині «Параметри оплати» відображаються: період, за який нараховано виплачувану суму, і рахунок бухгалтерського обліку взаєморозрахунків (Рис. 5). У цій таблиці виплачувана сума може бути розбита на кілька рядків залежно від періодів і рахунків обліку.

Рисунок 5 – параметри оплати в документі «Зарплата до виплати організацій»

Табличні частини документа «Зарплата до виплати організацій» дещо відрізняються при виборі різних видів виплат. Перелік усіх видів виплат зберігається в довіднику «Види виплат» (Рис. 6).

Рисунок 6 – довідник «Види виплат»

У довіднику створено наперед визначені елементи, кожному з яких відповідає свій алгоритм автозаповнення платіжної відомості та формування рухів під час проведення платіжних документів. Так, окремі режими передбачено для виплати лікарняних, відпускних, дивідендів, депонентів, авансу; спеціальні режими — для перерахування внесків і податку на доходи фізичних осіб, що не є заробітною платою.

Види виплат «Черговая виплата з погашенням боргів» і «Погашення боргів» дають змогу за однією відомістю виплатити зарплату за кілька періодів, а вид виплати «Закриття періоду» — перенести переплати за зарплатою і податками на наступний місяць. Докладніше описано у статті «Методика відображення авансової сплати ПДФО».

Для яких цілей використовується наперед визначений вид виплати «Перерахування ПДФО (без виплати зарплати)», описано в консультації «У яких випадках слід формувати документ «Зарплата до виплати організації» з видом виплати «Перерахування ПДФО (без виплати зарплати)»?».

Причини, через які може не заповнюватися цей документ з видом виплати «Аванс», описано в консультації «Чому при автоматичному заповненні документа «Зарплата до виплати організацій» з видом виплати Аванс до документа можуть не потрапляти працівники організації?».

Докладніше про виплату авансу співробітникам описано у статтях «Методологія виплати авансів заробітної плати фіксованими сумами» і «Методика відображення авансової виплати за відпрацьований час».

Для заповнення відомостей при міжрозрахункових виплатах (тобто при виплаті до остаточного розрахунку зарплати) список видів виплат можна доповнювати. Якщо під час оформлення міжрозрахункових виплат потрібне перерахування податків і внесків, то розрахунок сум для перерахування здійснюється безпосередньо в документі «Зарплата до виплати організацій» за кнопкою «Розрахувати податки». Ця кнопка доступна, якщо обрано вид виплати, для якого встановлено прапорець «Розраховувати внески» у довіднику «Види виплат» (Рис. 7). Також можливий спосіб розрахунку податків і внесків у відомості «від зворотного». Докладніше про методику виплати внесків описано в розділі «Строки та порядок сплати ЄСВ» довідника «Праця та заробітна плата».

Рисунок 7 – створений вид виплати в довіднику «Види виплат»

Реєстрація факту виплати заробітної плати

Облікові рухи з виплати зарплати формуються платіжними документами:

• Для виплати зарплати через касу оформляється документ «Видатковий касовий ордер» на всю відомість або на кожного співробітника:
• • видатковий ордер з видом операції «Виплата заробітної плати за відомостями» на всю суму відомості, формується введенням на підставі документа «Зарплата до виплати організацій», у якому встановлено «виплаченість» зарплати (Рис. 8);
  • 
    Рисунок 8 – оформлення виплати зарплати через касу на всю суму за відомістю
    
    
  • поіменні видаткові ордери з видом операцій «Виплата заробітної плати працівнику» формуються за допомогою обробки «Виплата зарплати видатковими ордерами» (за кнопкою «Перейти» командної панелі документа «Зарплата до виплати організацій») (Рис. 9).
  • 
    Рисунок 9 – оформлення виплати зарплати через касу на кожного працівника
    
    
• Для перерахування зарплати на банківські картки співробітників оформляється документ «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування заробітної плати». Платіжне доручення також формується введенням на підставі документа «Зарплата до виплати організацій» (Рис. 10).
• 
  Рисунок 10 – оформлення виплати зарплати через банк