Виписка податкових документів за операціями постачання в оптовій торгівлі

Яку інформацію про організацію підприємства потрібно вказати для коректної виписки податкових документів?

Яку інформацію про покупця потрібно вказати для коректної виписки податкових документів?

Як виписуються податкові накладні покупцям?

Як визначається сума податкових зобов'язань, на яку виписується Податкова накладна?

Як перевірити, чи правильно визначено суму і дату податкових зобов'язань, за якими виписана Податкова накладна?

Як терміново виписати податкову накладну покупцю?

Як вказати реквізити договору, якщо здійснено разовий продаж, без укладення договору?

Як заповнити Податкову накладну на передоплату, якщо номенклатура постачання точно невідома?

Як заповнити Податкову накладну на передоплату, якщо номенклатура постачання точно відома, змінюватися не буде, і Податкова накладна одразу ж видається покупцю?

Після передачі пакета відвантажувальних документів покупцю виявили помилку у Видатковій накладній. Як виправити Податкову накладну за цією операцією?

Податкова накладна за операцією експорту повинна бути виписана датою перетину кордону. Як цього досягти в програмі?

Покупець наполягає на внесенні до Податкової накладної номенклатури, що не збігається з номенклатурою відвантаження. Чи є в програмі можливість оформити йому Податкову накладну так, як він хоче?

Як виписати Податкову накладну на перевищення звичайної ціни над ціною постачання?

У цьому розділі буде розглянуто питання, що стосуються виписки податкових документів за операціями постачання в оптовій торгівлі.

• Яку інформацію про організацію підприємства потрібно вказати для коректної виписки податкових документів?
• Яку інформацію про покупця потрібно вказати для коректної виписки податкових документів?
• Як виписуються податкові накладні покупцям?
• Як визначається сума податкових зобов'язань, на яку виписується Податкова накладна?
• Як перевірити, чи правильно визначено суму і дату податкових зобов'язань, за якими виписана Податкова накладна?
• Як терміново виписати податкову накладну покупцю?
• Як вказати реквізити договору, якщо здійснено разовий продаж, без укладення договору?
• Як заповнити Податкову накладну на передоплату, якщо номенклатура постачання точно невідома?
• Як заповнити Податкову накладну на передоплату, якщо номенклатура постачання точно відома, змінюватися не буде, і Податкова накладна одразу ж видається покупцю?
• Після передачі пакета відвантажувальних документів покупцю виявили помилку у Видатковій накладній. Як виправити Податкову накладну за цією операцією?
• Податкова накладна за операцією експорту повинна бути виписана датою перетину кордону. Як цього досягти в програмі?
• Покупець наполягає на внесенні до Податкової накладної номенклатури, що не збігається з номенклатурою відвантаження. Чи є в програмі можливість оформити йому Податкову накладну так, як він хоче?
• Як виписати Податкову накладну на перевищення звичайної ціни над ціною постачання?

Яку інформацію про організацію підприємства потрібно вказати для коректної виписки податкових документів?

Уся необхідна інформація вказується в довіднику Організації (розділ Нормативно-довідкова інформація). Для організації вказується Система оподаткування – Податок на прибуток і ПДВ або Єдиний податок і ПДВ, а також повне найменування та коди платника ПДВ, які ідентифікують постачальника в Податковій накладній.

На вкладці Адреси, телефони вказуються юридична адреса і телефон організації, які вказуються в Податковій накладній.

На вкладці Налаштування обліку ПДВ вказується співробітник, Відповідальний за виписку податкових документів. В автоматично сформованих податкових документах буде вказано, що вони складені саме цим співробітником.

З картки організації можна також вказати особливості нумерації та оформлення податкових документів, які не визначені однозначно формою і порядком виписки податкових накладних. Наприклад, Налаштування нумерації податкових документів визначає, чи буде нумерація податкових документів починатися з одиниці щорічно або щомісячно.

На вкладці Налаштування обліку ПДВ вказується Номенклатура заповнення податкових документів на аванс. В автоматично виписаних податкових накладних за отриманими авансами буде вказана саме ця номенклатура. На тій самій вкладці вказуються Моменти визначення бази ПДВ за операціями продажу (резидентам) та експорту. Моменти визначення бази ПДВ вказуються автоматично під час створення Організації відповідно до чинного законодавства і враховуються під час нарахування податкових зобов'язань за операціями продажу. Як правило, автоматично визначені для організації Моменти визначення бази ПДВ не потрібно змінювати вручну.

Яку інформацію про покупця потрібно вказати для коректної виписки податкових документів?

У довіднику Контрагенти для покупця-платника ПДВ потрібно заповнити прапорець Платник ПДВ, а також вказати повне найменування та коди платника ПДВ, які ідентифікують постачальника в Податковій накладній, його юридичну адресу і номер телефону.

Якщо розрахунки з покупцем ведуться в межах договору, у Договорі вказуються номер і дата його укладення. На вкладці Налаштування обліку ПДВ вказуються інші реквізити договору, які будуть вказані в Податковій накладній.

Крім того, на вкладці Налаштування обліку ПДВ можна уточнити інформацію, необхідну для заповнення Податкових накладних, яку було вказано для організації: наприклад, можна вказати Відповідального за виписку податкових документів, від імені якого підписуватимуться податкові документи лише за цим договором; Номенклатура заповнення податкових на аванс, що вказується в податкових накладних лише за цим договором.

Тут же вказується Момент визначення бази ПДВ для договорів, що передбачають особливості оподаткування.

Як виписуються податкові накладні покупцям?

Виписка податкових накладних і додатків до них за операціями постачання товарів здійснюється автоматично. Ця операція виконується регламентним завданням Формування вихідних податкових документів до поточної дати за заданим розкладом.

Активізація та визначення розкладу запуску регламентного завдання здійснюється у списку Регламентні та фонові завдання (розділ Адміністрування – Підтримка та обслуговування). Для завдання обов'язково потрібно встановити прапорець Використання і задати періодичність, з якою має виконуватися регламентне завдання.

Наприклад, ми хочемо, щоб виписка податкових документів здійснювалася щодня о 22-00. Потрібно ввести ці дані до розкладу регламентного завдання.

Податкові документи, сформовані під час запуску регламентного завдання або натискання кнопки Сформувати податкові документи, видно на вкладці Оформлення податкових документів журналу Вихідні податкові документи. Бухгалтер повинен зайти до кожного з них, перевірити, за потреби змінити. Після завершення перевірки документа в ньому встановлюється статус Перевірено.

Перевірений податковий документ уже не видно в журналі на вкладці Оформлення податкових документів. Його можна побачити в тому самому журналі на вкладці Податкові документи.

Під час автоматичного формування податкових накладних визначаються податкові зобов'язання за день, нараховані за договором (замовленням, розрахунковим документом). Потім визначаються оформлені за цим договором (замовленням, розрахунковим документом) документи відвантаження (постачання). Номенклатура постачання в Податковій накладній заповнюється номенклатурою документів постачання. Документ постачання вказується в Податковій накладній, щоб перевірити правильність її заповнення і не вказати одну й ту саму одиницю товару з документа постачання у двох Податкових накладних.

Як визначається сума податкових зобов'язань, на яку виписується Податкова накладна?

Сума податкових зобов'язань розраховується автоматично перед випискою Податкових накладних. Сума податкових зобов'язань визначається для кожного Об'єкта розрахунків. Об'єкт розрахунку залежить від деталізації розрахунків, яка визначається в торговій угоді або договорі з клієнтом.

Якщо в договорі вказано, що розрахунки ведуться за договором загалом, об'єктом розрахунків є договір, тобто сума 1-ї події визначається за договором загалом. Якщо розрахунки ведуться за замовленнями/накладними, то об'єктом розрахунків є Замовлення клієнта або Реалізація товарів і послуг, тобто 1-ша подія визначається для кожного замовлення/накладної окремо.

Приклад. У межах Договору здійснено відвантаження за Замовленням № 1 на суму 12 тис. грн. і отримано передоплату за Замовленням № 2 на суму 6 тис. грн.
Якщо розрахунки ведуться за договором загалом, то об'єктом розрахунків є Договір і сума податкових зобов'язань за ним 2 тис. грн.
Якщо розрахунки ведуться за замовленнями/накладними, то об'єктами розрахунків є Замовлення № 1 (сума податкових зобов'язань 2 тис. грн.) і Замовлення № 2 (сума податкових зобов'язань 1 тис. грн.).

У більшості випадків сума податкових зобов'язань – це сума 1-ї події. Але в договорі з клієнтом можуть бути вказані особливі умови оподаткування. У такому разі податкові зобов'язання розраховуються залежно від зазначеного в договорі Моменту визначення бази ПДВ. Наприклад, якщо в договорі з підприємством бюджетної сфери вказано Момент визначення бази ПДВ – За оплатою, податкові зобов'язання нараховуються і Податкові накладні виписуються в момент отримання оплати.

Як перевірити, чи правильно визначено суму і дату податкових зобов'язань, за якими виписана Податкова накладна?

Скористайтеся звітом Аналіз податкових зобов'язань (розділ Регламентований облік – Звіти з регламентованого обліку). У звіті за кожен день показано Сума, що потребує виписки ПН (сума 1-ї події) і Сума, що не потребує виписки ПН (сума 2-ї події), а також Сума виписаних ПН. Сума виписаних Податкових накладних повинна збігатися з Сумою, що потребує виписки ПН.

На рисунку ми бачимо таке: 02.04.12 від покупця в межах договору надійшла часткова передоплата на суму 7930,46 грн. Уся ця сума є сумою 1-ї події (Сума, що потребує виписки ПН), і на цю суму виписана Податкова накладна. 03.04.12 покупцю було здійснено відвантаження на суму 23603,12 грн., зокрема сума 2-ї події (Сума, що не потребує виписки ПН) 7930,46 грн. – це сума внесеної вчора передоплати, на яку вже виписана Податкова накладна. Відповідно сума 1-ї події 15672,66 грн., і на цю суму виписана Податкова накладна.

Звіт Аналіз податкових зобов'язань формується за період, вибраний користувачем, зазвичай за місяць. Але щоб правильно визначити суму 1-ї події, потрібно знати й події, що відбувалися до початку аналізованого періоду. Тому звіт розділено на дві колонки: Сума постачання до початку періоду і Сума постачання за період.

На рисунку ми бачимо аналіз податкових зобов'язань за постачаннями покупцю за квітень 2012 р. У березні 2012 р. від покупця отримано передоплату на суму 1700 грн., інформацію про передоплату зазначено в документі введення початкових залишків. У звіті ця передоплата – Сума постачання до початку періоду, що потребує виписки ПН. Звіт формується за квітень, тому ми не контролюємо, чи була виписана Податкова накладна на цю передоплату: такий контроль уже було проведено в березні. У звіт не виведено Податкову накладну за березень не тому, що її немає, а тому, що вона не належить до аналізованого періоду: ми точно знаємо, що така Податкова накладна є, оскільки березень уже перевірено і закрито.

17.04.12 здійснюється відвантаження на суму 6152.16 грн., зокрема сума 2-ї події (Сума, що не потребує виписки ПН) 1700 грн. – це сума передоплати, отриманої в березні. Відповідно, сума 1-ї події 4452,16 грн., і на цю суму виписана Податкова накладна.

Таким чином, сума передоплати за березень виведена у звіті за квітень не для того, щоб проконтролювати правильність виписки Податкової накладної в березні, а щоб переконатися, що не вся сума квітневого відвантаження є 1-ю подією.

Як терміново виписати податкову накладну покупцю?

Рекомендується виписувати податкові документи щодня за всіма операціями постачання. У такому разі гарантовано дотримання нумерації податкових документів.

Проте якщо необхідно виписати податкову накладну одному покупцю та видати її у складі пакета видаткових документів, це можна зробити в журналі Вихідні податкові документи на вкладці Оформлення податкових документів.

У журналі потрібно вказати Клієнта, якому здійснюється продаж, і Контрагента, на ім'я якого виписано пакет видаткових документів.

Потім потрібно натиснути кнопку Сформувати податкові документи. Будуть виписані податкові документи лише за операціями постачання зазначеному покупцю.

Якщо торгівля з покупцем здійснюється від імені кількох організацій підприємства, можна в журналі вказати також Організацію, від імені якої потрібно виписати податкові документи. Тоді при натисканні кнопки Сформувати податкові документи будуть виписані податкові документи лише за операціями постачання зазначеному покупцю від імені зазначеної організації.

Як вказати реквізити договору, якщо здійснено разовий продаж, без укладення договору?

У Податковій накладній не заповнюється поле Договір, якщо договір з покупцем не укладено. Реквізити усного договору вказуються на вкладці Додатково вручну.

Як заповнити Податкову накладну на передоплату, якщо номенклатура постачання точно невідома?

Імовірну номенклатуру постачання можна уточнити до запуску автоматичного формування податкових документів.

Як правило, автоматично сформована податкова накладна на аванс заповнюється Номенклатурою заповнення податкових документів на аванс, визначеною в довіднику Організації. Якщо аванс отримано в межах договору, за яким переважно відвантажується одне найменування товару, можна в договорі з покупцем вказати відповідну Номенклатуру заповнення податкових документів на аванс. Тоді під час автоматичної виписки Податкова накладна заповниться цією номенклатурою.

Як правило, автоматично сформована податкова накладна на аванс заповнюється Номенклатурою заповнення податкових документів на аванс, визначеною в довіднику Організації. Якщо аванс отримано в межах договору, за яким переважно відвантажується одне найменування товару, можна в договорі з покупцем вказати відповідну Номенклатуру заповнення податкових документів на аванс. Тоді під час автоматичної виписки Податкова накладна заповниться цією номенклатурою.

У сформованій Податковій накладній під час перевірки встановлюється Режим автокоригування - Виправляти цей документ. Це означає, що Податкова накладна буде автоматично переформована, коли стане відома номенклатура постачання.

У день відвантаження Податкова накладна буде автоматично переформована. У неї залишиться той самий номер і та сама дата (дата 1-ї події, а не відвантаження). Але номенклатура постачання буде перезаповнена відповідно до номенклатури документа відвантаження.

Переформовану Податкову накладну буде видно в журналі Вихідні податкові документи на вкладці Оформлення податкових документів. Вона підлягає повторній перевірці, і лише після цього має сенс видати її покупцю та за потреби зареєструвати в ЄРПН.

Як заповнити Податкову накладну на передоплату, якщо номенклатура постачання точно відома, змінюватися не буде, і Податкова накладна одразу ж видається покупцю?

Номенклатура постачання вказується вручну в табличній частині документа. Документ постачання не заповнюється. Вказується Режим автокоригування - Формувати « Додаток 2 до податкової накладної» .

У день відвантаження в Податковій накладній будуть автоматично заповнені Документи постачання. Але якщо очікування бухгалтера виправдалися і номенклатура відвантаження повністю збігається з номенклатурою, зазначеною в Податковій накладній, більше нічого не змінюється. Змінена Податкова накладна не потрапляє знову на вкладку Оформлення податкових документів, не підлягає повторній перевірці та передачі покупцю. Документ постачання – це службове поле, з точки зору бухгалтера Податкова накладна не змінилася.

Якщо номенклатура відвантаження все ж змінилася, буде автоматично виписано Додаток 2 до податкової накладної. Дата Додатка 2 збігається з датою відвантаження. Документ видно на вкладці Оформлення податкових документів, він підлягає перевірці та видачі покупцю в загальному порядку.

Після передачі пакета відвантажувальних документів покупцю виявили помилку у Видатковій накладній. Як виправити Податкову накладну за цією операцією?

Виявлену помилку потрібно виправити в документі Реалізація товарів і послуг. Вручну Податкову накладну виправляти не потрібно. Вона буде виправлена автоматично під час наступного сеансу автоформування податкових документів. Це відбудеться під час чергового запуску регламентного завдання Формування вихідних податкових документів до поточної дати за заданим розкладом. Але якщо переформувати Податкову накладну потрібно терміново, можна зайти до журналу документів Вихідні податкові документи, вказати покупця (Клієнт) та його юридичну або фізичну особу, зазначену в Податковій накладній (Контрагент) і натиснути кнопку Сформувати податкові документи.

При цьому буде автоматично виявлено, що номенклатура документа відвантаження і податкової накладної не збігаються. Залежно від Статусу автокоригування, відбудеться таке:

• Або буде виправлена виписана раніше Податкова накладна, причому вона потрапить на вкладку Оформлення податкових документів журналу Вихідні податкові документи, тож стане зрозуміло, що її потрібно повторно передати покупцю;
• Або буде виписано новий Додаток 2 до податкової накладної.

Під час встановлення Статусу автокоригування щойно виписаної Податкової накладної потрібно керуватися саме можливістю такої помилки. Якщо її буде виявлено після виписки відвантажувальних документів, що ми робитимемо: замінювати виписану та видану цьому покупцю Податкову накладну чи виписувати Додаток 2 до неї?

Але можна встановити потрібний Статус автокоригування і в момент виявлення помилки. Для цього потрібно знайти Податкову накладну в журналі Вихідні податкові документи на вкладці Податкові документи, зайти до неї та встановити потрібний Статус автокоригування. Зробити це потрібно обов'язково ДО запуску регламентного завдання Формування вихідних податкових документів до поточної дати за заданим розкладом (або до натискання кнопки Сформувати податкові документи).

Податкова накладна за операцією експорту повинна бути виписана датою перетину кордону. Як цього досягти в програмі?

У програмі для операцій експорту вказано Момент визначення бази ПДВ – За відвантаженням. Це означає, що Податкові накладні формуються на дату документа Реалізація товарів і послуг, тобто на дату відвантаження зі складу, а не перетину кордону.

Під час перевірки автоматично сформованої Податкової накладної потрібно вручну змінити її дату, вказавши дату перетину кордону. Але зробити лише це недостатньо. Якщо дати видаткової та податкової накладної не збігаються, вважається, що видаткова накладна була виправлена, і тому Податкова накладна має бути перенесена на дату відвантаження. А отже, під час наступного запуску регламентного завдання Формування вихідних податкових документів до поточної дати за заданим розкладом буде сформована нова Податкова накладна, на дату відвантаження.

Тому в документі на вкладці Додатково потрібно вказати Дату виникнення ПЗ. Це дата, на яку нараховано податкові зобов'язання за даними програми – тобто дата документа Реалізація товарів і послуг.

На рисунку ми бачимо, як потрібно виправляти дату автоматично сформованої Податкової накладної на експорт. Відвантаження відображено Реалізацією товарів і послуг від 19.04.12, тому й Податкова накладна автоматично сформована на дату 19.04.12. Перетин кордону відбувся 22.04.12. Тому потрібно змінити дату документа. Але щоб зберегти зв'язок між Податковою накладною та документом відвантаження, за яким вона виписана, потрібно вказати Дату виникнення ПЗ 19.04.12. У такому разі під час наступного запуску регламентного завдання Формування вихідних податкових документів до поточної дати за заданим розкладом документ не буде змінено.

Крім того, на вкладці Додатково рекомендується заповнити прапорець Є ВМД (експорт) і вказати Номер ВМД. Це потрібно для формування Реєстру виданих та отриманих податкових накладних.

Покупець наполягає на внесенні до Податкової накладної номенклатури, що не збігається з номенклатурою відвантаження. Чи є в програмі можливість оформити йому Податкову накладну так, як він хоче?

Номенклатурний склад автоматично сформованої Податкової накладної може бути змінений вручну. Але зробити лише це недостатньо. Якщо номенклатурний склад видаткової та податкової накладної не збігаються, вважається, що видаткова накладна була виправлена, і тому Податкова накладна має бути виправлена теж. А отже, під час наступного запуску регламентного завдання Формування вихідних податкових документів до поточної дати за заданим розкладом Податкова накладна зміниться, і всі внесені вручну зміни буде втрачено.

Тому ручні зміни потрібно почати зі Статусу автокоригування. Має бути встановлено статус Не змінювати (не рекомендується). Це означає, що Податкова накладна під час наступних запусків регламентного завдання перевірятися та змінюватися не буде.

Якщо номенклатурний склад документа буде змінено незначно, на спадне запитання Зберегти поточний номенклатурний склад? потрібно відповісти Так. Якщо номенклатуру постачання потрібно заповнити « з нуля» , на запитання потрібно відповісти Ні.

Як виписати Податкову накладну на перевищення звичайної ціни над ціною постачання?

Податкові накладні на перевищення звичайної ціни виписують вручну в журналі Вихідні податкові документи на вкладці Податкові документи. У них вказується Вид операції - Продаж нижче звичайної ціни.

Можливі два підходи до формування таких Податкових накладних: вони можуть виписуватися за постачаннями кожному покупцю (за потреби – у межах кожного договору) або за всіма операціями постачання. У будь-якому разі Податкові накладні на перевищення звичайної ціни виписуються щодня.

Номенклатурний склад Податкової накладної може визначатися автоматично. Для цього потрібно в заголовку документа вказати