Новий внесок за невиконання нормативу працевлаштування людей з інвалідністю: квартальний калькулятор
Практичний алгоритм для роботодавця: як за показниками кварталу визначити середньооблікову кількість працівників, норматив робочих місць, середньомісячну зарплату та суму внеску з урахуванням 50-відсоткового воєнного коефіцієнта. Окремо розібрано межі 8, 25 і 26 працівників та ситуацію, коли працівника прийнято посеред кварталу.. Що актуально станом на 11 вересня 2026 року. Формула внеску: п’ять показників в одному рядку. Крок 1. Визначаємо середньооблікову кількість. Крок 2. Знаходимо норматив для 8, 25 і 26 працівників. Крок 3. Розраховуємо середньомісячну зарплату. Готовий калькулятор: 8, 25 і 26 працівників. Що перевірити перед розрахунком у BAS або таблиці. Типові помилки, через які внесок занижують. Практичний висновок
Що актуально станом на 11 вересня 2026 року
Формула внеску: п’ять показників в одному рядку
Крок 1. Визначаємо середньооблікову кількість
Крок 2. Знаходимо норматив для 8, 25 і 26 працівників
Крок 3. Розраховуємо середньомісячну зарплату
Готовий калькулятор: 8, 25 і 26 працівників
Що перевірити перед розрахунком у BAS або таблиці
Типові помилки, через які внесок занижують
Із 1 січня 2026 року роботодавцю вже недостатньо раз на рік перевірити, чи виконано норматив працевлаштування людей з інвалідністю. Тепер контрольний період — календарний квартал. Якщо середньооблікова кількість штатних працівників за квартал становить 8 і більше, а норматив не виконано, роботодавець самостійно обчислює цільовий внесок.
Це не майбутня ініціатива і не законопроєкт: механізм запроваджено Законом № 4219-IX і він діє у 2026 році. У роз’ясненні ДПС щодо нового внеску підтверджено коло платників, розміри нормативу, базову ставку 40% і тимчасове зменшення суми на 50% у період воєнного стану.
Що актуально станом на 11 вересня 2026 року
Основні правила вже діють, тому відкладати внутрішній розрахунок до появи чергового роз’яснення не можна. Для робочого файлу бухгалтера важливі такі орієнтири:
- платниками можуть бути юридичні особи та фізичні особи — підприємці, які використовують найману працю; форма власності не має значення;
- базовий звітний період дорівнює календарному кварталу;
- Порядок обчислення середньомісячної зарплати затверджено постановою КМУ від 25.02.2026 № 268; він набрав чинності 03.03.2026 і застосовується з 01.01.2026;
- у 2026 році мінімальна зарплата становить 8 647 грн на місяць і 52 грн за годину; для зарахування працівника з інвалідністю до нормативу треба окремо перевірити законодавчі вимоги до оплати праці;
- воєнний стан на дату матеріалу діє, тому до розрахованого внеску застосовується коефіцієнт 50%;
- для зарахування платежу діють бюджетні рахунки за кодом класифікації доходів бюджету 50070100;
- наказом Мінфіну від 25.08.2026 № 453 форму звіту затверджено, але станом на 11.09.2026 наказ ще не набрав чинності. Відсутність чинної форми або її електронного ідентифікатора не скасовує обов’язку правильно обчислити та своєчасно сплатити внесок.
Звітність передбачено подавати протягом 40 календарних днів після останнього календарного дня кварталу, а внесок — протягом 10 календарних днів після останнього дня граничного строку подання. Перед відправленням звіту варто перевірити, чи набрав чинності наказ № 453, чи з’явився електронний формат і чи встановлено відповідне оновлення у програмі звітності.
Є також спеціальні випадки. Для закладів охорони здоров’я, реабілітаційних закладів, надавачів соціальних послуг та організацій, основною діяльністю яких є реабілітація, навчання або догляд за людьми з інвалідністю, норматив становить 2%. Штатні одиниці з визначеними законодавством важкими, шкідливими чи небезпечними умовами праці не включають до розрахунку нормативу. У серпні 2026 року перелік невраховуваних одиниць доповнили посадами, за якими роботу виконують безпосередньо на територіях активних бойових дій; для таких роботодавців потрібна окрема перевірка місця роботи та періоду дії пільги.
Формула внеску: п’ять показників в одному рядку
Для звичайного роботодавця, який не належить до спеціальної 2-відсоткової категорії, розрахунок можна записати так:
Внесок = 40% × ЗПсер × П × (Н − І) × 50%
де:
- ЗПсер — середньомісячна зарплата на одного працівника у відповідному кварталі;
- П — кількість місяців кварталу, за які здійснювали нарахування зарплати; для повного кварталу це 3;
- Н — норматив робочих місць;
- І — середньооблікова кількість штатних працівників з інвалідністю за квартал, яких можна зарахувати до виконання нормативу;
- 50% — тимчасовий коефіцієнт на період воєнного стану та до останнього числа останнього місяця кварталу, в якому його буде припинено або скасовано.
Якщо різниця Н − І дорівнює нулю або має від’ємне значення, норматив виконано і внеску немає. Якщо результат додатний, саме він показує кількість незаповнених нормативних місць для формули.
Крок 1. Визначаємо середньооблікову кількість
Спочатку порахуйте середньооблікову кількість штатних працівників за кожен місяць. У загальному випадку складають облікову кількість за кожен календарний день місяця, включно з вихідними та святковими днями, а потім ділять суму на число календарних днів. Для вихідного беруть облікову кількість попереднього робочого дня.
Квартальний показник отримують так:
СКШПкв = (СКШП1 + СКШП2 + СКШП3) : 3
Показник для нормативу формується зі штатних працівників. Не підміняйте його кількістю людей у штатному розписі на останній день кварталу: прийняття, звільнення, тривалі відпустки та інші кадрові події змінюють середню величину.
Для цілей Порядку № 268 не враховують, зокрема, виконавців за цивільно-правовими договорами, працівників у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною, працівників у відпустці без збереження зарплати протягом усього звітного періоду, осіб із призупиненими трудовими договорами та мобілізованих працівників. Перелік треба звіряти з фактичними кадровими статусами, а не відтворювати механічно зі старого річного звіту.
Приклад: працівника прийнято посеред кварталу
Припустімо, працівника з інвалідністю прийняли 20 травня 2026 року, і він працював до кінця II кварталу. У квітні його показник дорівнює 0. У травні він перебував в обліковому складі 12 календарних днів із 31, тому частка за місяць становить 12 : 31 = 0,387. У червні показник дорівнює 1.
До округлення квартальна середня становить:
(0 + 0,387 + 1) : 3 = 0,462
Після округлення показника середньооблікова кількість таких працівників за квартал дорівнює 0. Отже, сам факт прийняття людини до закінчення кварталу ще не гарантує виконання нормативу. Бухгалтеру потрібно вести поденний розрахунок, перевірити документи про інвалідність, основне місце роботи та умову щодо зарплати. Для повністю відпрацьованого місяця оплата, що дає право на зарахування, має перевищувати встановлену мінімальну зарплату; рівність мінімальній зарплаті формально не відповідає слову «перевищує» у нормі.
Окремі працівники можуть зараховуватися за двох — зокрема люди з інвалідністю I групи та визначені категорії людей з інвалідністю II групи з порушеннями зору або психічними розладами. Подвійне зарахування застосовують лише за наявності документів і дотримання умов, установлених постановою КМУ № 490, а не лише за позначкою в кадровій картці.
Крок 2. Знаходимо норматив для 8, 25 і 26 працівників
Межа між 25 і 26 працівниками змінює спосіб визначення нормативу, але не обов’язково його числовий результат:
- від 8 до 25 працівників включно — норматив становить одне робоче місце;
- понад 25 працівників — 4% середньооблікової кількості штатних працівників за квартал;
- результат нормативу округлюють до цілого значення за математичними правилами.
Тому для 26 працівників норматив дорівнює 26 × 4% = 1,04, після округлення — 1 місце. Це той самий результат, що й для 25 працівників, хоча формула вже інша. За подальшого збільшення чисельності 4-відсотковий результат треба щоразу перераховувати, а не зберігати норматив «одна особа» до кінця року.
Крок 3. Розраховуємо середньомісячну зарплату
Порядок № 268 установлює окрему формулу:
ЗПсер = ЗПкварт : Ксер : П
ЗПкварт — нарахована за квартал основна й додаткова зарплата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі. Не включають винагороди за цивільно-правовими договорами, допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами, оплату перших п’яти днів непрацездатності, лікарняні коштом Пенсійного фонду та інші прямо виключені Порядком виплати.
Ксер для цієї формули — середня кількість працівників, яким нараховано зарплату за квартал. Вона складається із середньооблікової кількості штатних працівників та зовнішніх сумісників в еквіваленті повної зайнятості. Саме тут часто виникає помилка: для нормативу зовнішні сумісники не збільшують СКШП, але для знаменника середньої зарплати їх оплачений час враховують пропорційно.
Щоб кадрові події, табель і нарахування не розійшлися між собою, корисно звіряти дані до закриття кварталу. Тим, хто хоче відпрацювати повний шлях від кадрового документа до нарахування й регламентованої звітності, стане у пригоді практичний курс «Розрахунок заробітної плати + BAS»: у такому розрахунку особливо важливо розуміти не лише формулу, а й походження кожного показника в обліковій системі.
Готовий калькулятор: 8, 25 і 26 працівників
Візьмемо три звичайні підприємства. Усі вони працювали повний квартал, зовнішніх сумісників немає, працівників з інвалідністю, яких можна зарахувати до нормативу, — 0. Для наочності середньомісячна зарплата на одного працівника в усіх випадках дорівнює 30 000 грн. Воєнний коефіцієнт 50% діє.
| Показник | 8 працівників | 25 працівників | 26 працівників |
|---|---|---|---|
| Фонд зарплати за квартал | 720 000 грн | 2 250 000 грн | 2 340 000 грн |
| Середньомісячна зарплата | 720 000 : 8 : 3 = 30 000 грн | 2 250 000 : 25 : 3 = 30 000 грн | 2 340 000 : 26 : 3 = 30 000 грн |
| Норматив | 1 місце | 1 місце | 26 × 4% = 1,04 ≈ 1 місце |
| Незайнятий норматив | 1 | 1 | 1 |
| Базовий внесок без знижки | 30 000 × 40% × 3 × 1 = 36 000 грн | 36 000 грн | 36 000 грн |
| До сплати з коефіцієнтом 50% | 18 000 грн | 18 000 грн | 18 000 грн |
Однаковий підсумок у таблиці не означає, що чисельність не впливає на внесок. Тут навмисно однакова середня зарплата й однаковий незаповнений норматив. У реальному обліку зміняться фонд оплати праці, середня кількість, кількість нормативних місць або фактична кількість працівників з інвалідністю — і сума буде іншою.
Як зміниться сума, якщо є зарахований працівник
Якщо в будь-якому з трьох прикладів квартальна середньооблікова кількість працівників з інвалідністю, які відповідають умовам зарахування, дорівнює 1, різниця між нормативом і фактом становить 0. Внесок дорівнює нулю. Якщо працівника прийнято посеред кварталу і після розрахунку та округлення квартальний показник дорівнює 0, норматив залишається незаповненим і до сплати в умовах нашого прикладу буде 18 000 грн.
Що перевірити перед розрахунком у BAS або таблиці
- Зафіксуйте період. Рахуйте окремо кожен календарний квартал, не переносьте виконання нормативу з попереднього кварталу.
- Звірте поденну чисельність. Дати прийняття, звільнення, призупинення договору та відпустки мають відповідати кадровим наказам і табелю.
- Відокремте два показники кількості. Для нормативу потрібні штатні працівники, а для ЗПсер до Ксер додають зовнішніх сумісників в еквіваленті повної зайнятості.
- Очистьте зарплатну базу. Не включайте ЦПД, декретні та лікарняні виплати, які Порядок № 268 прямо виключає.
- Перевірте працівників з інвалідністю. Документи, дата прийняття, квартальна середня, вид зайнятості, розмір оплати та право на подвійне зарахування мають бути підтверджені.
- Округлюйте на належному етапі. Не округлюйте проміжні частки довільно, бо на межі 8 або 25 працівників навіть невелике відхилення змінює категорію роботодавця.
- Застосуйте 50% один раз. Спершу обчисліть базовий внесок за формулою, потім зменште саме підсумок удвічі.
- Перевірте реквізити й форму перед поданням. Не копіюйте рахунок іншого підприємства або старий рахунок Фонду; контролюйте набрання чинності наказом № 453 та появу актуального електронного формату.
Типові помилки, через які внесок занижують
- рахують працівників станом на останній день кварталу замість середньооблікового показника;
- для 26 працівників залишають фіксований норматив без розрахунку 4%;
- ділять фонд зарплати лише на кількість працівників, забуваючи ще поділити на кількість місяців;
- включають до ЗПкварт лікарняні, декретні або винагороди за ЦПД;
- вважають будь-якого прийнятого посеред кварталу працівника з інвалідністю повною одиницею;
- зараховують працівника із зарплатою, що не відповідає встановленій умові;
- зменшують на 50% окремі складники формули, а потім повторно зменшують підсумок;
- чекають на форму звіту й через це пропускають строк сплати.
Практичний висновок
Найнадійніший робочий файл складається не з одного підсумкового числа, а з чотирьох взаємопов’язаних регістрів: поденна чисельність, перелік працівників з інвалідністю з умовами зарахування, очищений фонд зарплати та контроль строків. Для 8 і 25 працівників норматив дорівнює одному місцю; для 26 працівників уже застосовується формула 4%, але після округлення результат також становить одне місце. За середньої зарплати 30 000 грн, повного кварталу, відсутності зарахованих працівників і чинного 50-відсоткового коефіцієнта внесок у кожному з трьох прикладів становить 18 000 грн.
Перед фактичною сплатою ще раз звірте склад працівників, винятки, зарплатну базу та статус електронної форми. Саме ці перевірки, а не складність множення, найчастіше визначають, чи буде квартальний розрахунок правильним.
