1С:Предприятие 8.2 /
BAS Бухгалтерия /
Общее
Сутність та особливості електронної бухгалтерії
Інноваційний розвиток бухгалтерського обліку: роль інформаційних технологій
Електронний документообіг і електронний документ
Переваги і особливості електронної бухгалтерії
Недоліки електронної бухгалтерії
Інформаційна безпека та електронний підпис
Організація облікового процесу на підприємстві
Значення електронного документообігу для бізнесу
електронна бухгалтерія , електронний документообіг , ін форма ційні технології, електронний документ, цифровий підпис, автоматизація обліку , інформаційна безпека , менеджмент, документообіг, цифрові дані, комп’ютерні системи, інтерактивність, фінансова звітність, аналіз даних, автоматизація, управління підприємством, законодавство України, контроль, архівування, переваги і недоліки, електронна звітність
У цій статті розглядаються основні ознаки, переваги, недоліки та сутність електронної бухгалтерії, а також особливості використання електронних документів і підписів в сучасних підприємствах.
Інноваційний розвиток бухгалтерського обліку: роль інформаційних технологій
Сьогодні розвиток суспільства, економіки та менеджменту нерозривно пов’язаний із впровадженням інформаційних технологій, інтелектуальними підходами та модернізацією засобів обліку. Цифровізація бізнесу стає ключовою умовою його успішної трансформації у відповідь на вимоги інформаційного суспільства. Саме тому автоматизація облікових процесів і впровадження сучасних ІТ-рішень є невід'ємною складовою управління підприємством.
Електронний документообіг і електронний документ
Поява та розвиток електронного документообігу насамперед змінили спосіб роботи з обліковою інформацією в підприємствах. Електронні документи, як головний елемент такого документообігу, використовуються в бухгалтерс ькій діяльності лише за умови відповідності вимогам чинного законодавства щодо обігу та зберігання електронної документації.
Узагальнені трактування терміну «електронний документ» представлені у наступній таблиці:
Інтерпретації поняття «електронний документ»
| Поняття | Інтерпретація |
|---|---|
| Електронний документ | Документ, в якому інформація міститься у вигляді електронних даних з усіма потрібними реквізитами. |
| Електронний розрахунковий документ | Документ, поданий у формі електронних даних, з відповідними реквізитами, який можна створити, передавати, зберігати та перетворювати у зручну для сприйняття форму за допомогою електронних засобів. |
| Електронний документ | Документована інформація в електронному вигляді, яку можна сприймати за допомогою комп’ютера, передавати й обробляти через інформаційні мережі. |
| Електронний документ | Сукупність даних, зафіксованих на носії або переданих по електронних каналах, з реквізитами для ідентифікації автора та змісту. |
| Електронний документ може бути створений як на основі паперової версії, так й інших електронних документів або формуватися автоматично під час електронної взаємодії без фізичного прототипу. | |
| Електронний документ | Документ, створений за допомогою комп'ютера, який може бути підписаний електронним підписом та збережений у вигляді файлу. |
| Електронний документ | Матеріал, що зберігається на цифрових носіях (дисках, USB та іншому обладнанні); сучасна універсальна форма представлення інформації. |
| Електронний документ | Різні реалізації документу в електронному середовищі, де інформація представлена у цифровій формі, або у вигляді набору станів елементів обчислювальної техніки, які можна сприймати людиною, мають ідентифікаційні атрибути. |
| Електронний документ | Документ у електронно-цифровій формі, який як юридично повноцінний аналог паперового документа створюється, зберігається та передається за допомогою відповідного програмного забезпечення; може бути представлений у зручній для користувача формі та містить реквізити для перевірки справжності й цілісності. |
Ключові ознаки електронного документа
- Електронний документ — це документ, інформація або матеріал у вигляді файлу чи сукупності даних;
- Дані обробляються у електронно-цифровому форматі;
- Обов'язкове включення всіх визначених реквізитів документа.
Переваги і особливості електронної бухгалтерії
Головні риси електронного обліку
- Процес обліку структурований за чіткими алгоритмами;
- Автоматизація забезпечує підвищений рівень контролю для менеджменту;
- Скорочення трудомісткості серед працівників бухгалтерії завдяки автоматизації процесів;
- Принцип інтерактивності при зборі, обробці та архівуванні бухгалтерських даних;
- Можливість одночасного доступу декількох працівників до інформації;
- Впровадження надійних систем перевірки правильності і своєчасності складання бухгалтерських документів;
- Легка трансформація і накопичення даних у потрібному форматі;
- Автоматизована перевірка відповідності показників фінансової звітності;
- Зручний експорт облікових документів і фінансових даних для подальшою обробки у тексто вих редакторах;
- Комплексна діагностика ефективності компанії із залученням програм економічного аналізу або моделювання;
- Електронний облік змінює акценти функцій бухгалтерських документів, зосереджуючи увагу на інформаційній, аналітичній, контрольній та доказовій функціях;
- Оперативне виявлення потенційних ри зик ів у фінансово-господарській діяльності;
- Можливість гнучкого налаштування параметрів програм для більш креативного підходу до обліку;
- Автоматизація контрольних процедур;
- Зменшення кількості помилок у бухгалтерських операціях;
- Зниження рівня викривлень фінансової звітності через шахрайство;
- За необхідності можливе ручне коригування облікових даних;
- Зменшення обсягу паперового документообігу;
- Надання звітності через Інтернет у відповідні органи.
Ілюстрація організації електронної бухгалтерії
Недоліки електронної бухгалтерії
- Недосконалість законодавчої бази щодо організації електронного обліку;
- Необхідність постійного оновлення ПЗ для підтримки актуальності електронного обліку;
- Зростання витрат на придбання, обслуговування програмних продуктів та навчання персоналу;
- Недосконалість системи контролю й архівації бланків суворої звітності;
- Існуючі загрози інформаційній безпеці.
Зазначені недоліки не свідчать про стояння на місці. В інформаційній сфері України триває постійна робота, спрямована на підвищення рівня захисту даних бухгалтерського обліку та автоматизацію бізнес-процесів.
Інформаційна безпека та електронний підпис
Надійність даних в електронному обліку значною мірою залежить від використання електронного підпису як інструменту забезпечення цілісності інформації. Відповідно до українського законодавства, електронний підпис — це електронні дані, що додаються або логічно зв’язані з іншими даними для ідентифікації підписувача. Сам підпис формується за допомогою особистого ключа.
Організація облікового процесу на підприємстві
Використання електронного обліку дозволяє підприємствам отримувати потрібну інформацію про господарські операції в максимально стислі строки. Система організації обліку будується на послідовному накопиченні, обробці та узагальненні даних з диференціацією на окремі взаємопов’язані етапи: від реєстрації операції, підготовки первинних документів, формування відео- та машинограм, до архівування інформації та експорту реєстрів до текстових редакторів або друку.
Значення електронного документообігу для бізнесу
Комплексний електронний документообіг не лише фіксує та зберігає інформацію про операції, але й забезпечує її швидку обробку, аналіз та обмін між різними підрозділами компанії. Це дозволяє оперативно отримувати достовірні дані для прийняття стратегічних управлінських рішень, підвищує ефективність та конкурентоспроможність сучасного підприємства.
