1С:Предприятие 8.2 /
BAS Бухгалтерия /
Общее
Сутність та особливості електронної бухгалтерії
Інноваційний розвиток бухгалтерського обліку: роль інформаційних технологій
Електронний документообіг і електронний документ
Переваги і особливості електронної бухгалтерії
Недоліки електронної бухгалтерії
Інформаційна безпека та електронний підпис
Організація облікового процесу на підприємстві
Значення електронного документообігу для бізнесу
електронна бухгалтерія, електронний документообіг, ін форма ційні технології, електронний документ, цифровий підпис, автоматизація обліку, інформаційна безпека, менеджмент, документообіг, цифрові дані, комп’ютерні системи, інтерактивність, фінансова звітність, аналіз даних, автоматизація, управління підприємством, законодавство України, контроль, архівування, переваги і недоліки, електронна звітність
У цій статті розглядаються основні ознаки, переваги, недоліки та сутність електронної бухгалтерії, а також особливості використання електронних документів і підписів в сучасних підприємствах.
Інноваційний розвиток бухгалтерського обліку: роль інформаційних технологій
Сьогодні розвиток суспільства, економіки та менеджменту нерозривно пов’язаний із впровадженням інформаційних технологій, інтелектуальними підходами та модернізацією засобів обліку. Цифровізація бізнесу стає ключовою умовою його успішної трансформації у відповідь на вимоги інформаційного суспільства. Саме тому автоматизація облікових процесів і впровадження сучасних ІТ-рішень є невід'ємною складовою управління підприємством.
Електронний документообіг і електронний документ
Поява та розвиток електронного документообігу насамперед змінили спосіб роботи з обліковою інформацією в підприємствах. Електронні документи, як головний елемент такого документообігу, використовуються в бухгалтерс ькій діяльності лише за умови відповідності вимогам чинного законодавства щодо обігу та зберігання електронної документації.
Узагальнені трактування терміну «електронний документ» представлені у наступній таблиці:
Інтерпретації поняття «електронний документ»
| Поняття | Інтерпретація |
|---|---|
| Електронний документ | Документ, в якому інформація міститься у вигляді електронних даних з усіма потрібними реквізитами. |
| Електронний розрахунковий документ | Документ, поданий у формі електронних даних, з відповідними реквізитами, який можна створити, передавати, зберігати та перетворювати у зручну для сприйняття форму за допомогою електронних засобів. |
| Електронний документ | Документована інформація в електронному вигляді, яку можна сприймати за допомогою комп’ютера, передавати й обробляти через інформаційні мережі. |
| Електронний документ | Сукупність даних, зафіксованих на носії або переданих по електронних каналах, з реквізитами для ідентифікації автора та змісту. |
| Електронний документ може бути створений як на основі паперової версії, так й інших електронних документів або формуватися автоматично під час електронної взаємодії без фізичного прототипу. | |
| Електронний документ | Документ, створений за допомогою комп'ютера, який може бути підписаний електронним підписом та збережений у вигляді файлу. |
| Електронний документ | Матеріал, що зберігається на цифрових носіях (дисках, USB та іншому обладнанні); сучасна універсальна форма представлення інформації. |
| Електронний документ | Різні реалізації документу в електронному середовищі, де інформація представлена у цифровій формі, або у вигляді набору станів елементів обчислювальної техніки, які можна сприймати людиною, мають ідентифікаційні атрибути. |
| Електронний документ | Документ у електронно-цифровій формі, який як юридично повноцінний аналог паперового документа створюється, зберігається та передається за допомогою відповідного програмного забезпечення; може бути представлений у зручній для користувача формі та містить реквізити для перевірки справжності й цілісності. |
Ключові ознаки електронного документа
- Електронний документ — це документ, інформація або матеріал у вигляді файлу чи сукупності даних;
- Дані обробляються у електронно-цифровому форматі;
- Обов'язкове включення всіх визначених реквізитів документа.
Переваги і особливості електронної бухгалтерії
Головні риси електронного обліку
- Процес обліку структурований за чіткими алгоритмами;
- Автоматизація забезпечує підвищений рівень контролю для менеджменту;
- Скорочення трудомісткості серед працівників бухгалтерії завдяки автоматизації процесів;
- Принцип інтерактивності при зборі, обробці та архівуванні бухгалтерських даних;
- Можливість одночасного доступу декількох працівників до інформації;
- Впровадження надійних систем перевірки правильності і своєчасності складання бухгалтерських документів;
- Легка трансформація і накопичення даних у потрібному форматі;
- Автоматизована перевірка відповідності показників фінансової звітності;
- Зручний експорт облікових документів і фінансових даних для подальшою обробки у тексто вих редакторах;
- Комплексна діагностика ефективності компанії із залученням програм економічного аналізу або моделювання;
- Електронний облік змінює акценти функцій бухгалтерських документів, зосереджуючи увагу на інформаційній, аналітичній, контрольній та доказовій функціях;
- Оперативне виявлення потенційних ри зик ів у фінансово-господарській діяльності;
- Можливість гнучкого налаштування параметрів програм для більш креативного підходу до обліку;
- Автоматизація контрольних процедур;
- Зменшення кількості помилок у бухгалтерських операціях;
- Зниження рівня викривлень фінансової звітності через шахрайство;
- За необхідності можливе ручне коригування облікових даних;
- Зменшення обсягу паперового документообігу;
- Надання звітності через Інтернет у відповідні органи.
Ілюстрація організації електронної бухгалтерії
Недоліки електронної бухгалтерії
- Недосконалість законодавчої бази щодо організації електронного обліку;
- Необхідність постійного оновлення ПЗ для підтримки актуальності електронного обліку;
- Зростання витрат на придбання, обслуговування програмних продуктів та навчання персоналу;
- Недосконалість системи контролю й архівації бланків суворої звітності;
- Існуючі загрози інформаційній безпеці.
Зазначені недоліки не свідчать про стояння на місці. В інформаційній сфері України триває постійна робота, спрямована на підвищення рівня захисту даних бухгалтерського обліку та автоматизацію бізнес-процесів.
Інформаційна безпека та електронний підпис
Надійність даних в електронному обліку значною мірою залежить від використання електронного підпису як інструменту забезпечення цілісності інформації. Відповідно до українського законодавства, електронний підпис — це електронні дані, що додаються або логічно зв’язані з іншими даними для ідентифікації підписувача. Сам підпис формується за допомогою особистого ключа.
Організація облікового процесу на підприємстві
Використання електронного обліку дозволяє підприємствам отримувати потрібну інформацію про господарські операції в максимально стислі строки. Система організації обліку будується на послідовному накопиченні, обробці та узагальненні даних з диференціацією на окремі взаємопов’язані етапи: від реєстрації операції, підготовки первинних документів, формування відео- та машинограм, до архівування інформації та експорту реєстрів до текстових редакторів або друку.
Значення електронного документообігу для бізнесу
Комплексний електронний документообіг не лише фіксує та зберігає інформацію про операції, але й забезпечує її швидку обробку, аналіз та обмін між різними підрозділами компанії. Це дозволяє оперативно отримувати достовірні дані для прийняття стратегічних управлінських рішень, підвищує ефективність та конкурентоспроможність сучасного підприємства.
