Визначаємо документи, які підтверджують витрати на проживання під час відрядження
Працівник установи, перебуваючи у відрядженні, проживав у готелі. До авансового звіту він не додав рахунок з готелю, а лише квитанцію про оплату за проживання, яка не ідентифікує юридичну особу — надавача послуги. У відшкодуванні витрат на проживання йому було відмовлено. Які документи повинен надати працівник до бухгалтерії для підтвердження витрат на проживання?
Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59, установа за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.
Для підтвердження своїх витрат під час перебування у відрядженні працівник разом зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження, повинен подати до бухгалтерії установи, яка його відрядила, оригінали розрахункових документів.
У статті 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР визначено, що розрахунковими документами є документи встановленої форми та змісту, а саме: касові і товарні чеки, розрахункові квитанції, проїзні документи тощо, які підтверджують факт продажу товарів та надання послуг , надруковані й зареєстровані в установленому порядку реєстратором розрахункових операцій (РРО) або заповнені вручну.
Звертаємо увагу, що підтвердні документи повинні мати обов’язкові реквізити, передбачені пунктом 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88.
Тож витрати на проживання під час відрядження відшкодовуються на підставі чеку РРО, що підтверджує оплату за проживання, до якого додається рахунок з готелю (мотелю) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання із зазначенням кількості діб проживання, переліку послуг, прізвища, імені та по батькові відрядженого працівника.
Наявність підтвердних документів, оформлених належним чином, впливає на процедуру реєстрації бюджетних зобов’язань.
Пунктом 2 Методичних рекомендацій щодо переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведення платежів, затверджених наказом Державної казначейської служби України від 29.04.2013 № 68 (далі — Методичні рекомендації), визначено, що до органів Казначейства на стадіях реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведення платежів надаються підтвердні документи, передбачені законодавством , в залежності від сутності платежу.
Відповідно до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 12.03.2012 № 333, видатки на оплату проїзду, добових, вартості проживання під час службових відряджень здійснюються за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження» (далі — КЕКВ 2250).
У Переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань та проведення платежів, що є додатком до Методичних рекомендацій, за КЕКВ 2250 визначені, зокрема, договір, рахунок, накладна, квитанція, копія наказу про відрядження або витяг з нього, авансовий звіт , інші документи, передбачені нормативно-правовими актами.
Отже, для вирішення наведеної в запитанні ситуації, пропонуємо звернутись письмово до адміністрації готелю з проханням надати повний пакет документів, що підтверджують факт надання послуг з проживання відрядженого працівника. А для запобігання у майбутньому подібних ситуацій, пропонуємо адміністрації бюджетної установи перед направленням працівників у відрядження ознайомлювати їх з переліком підтвердних документів, що додаються до звіту про використання виданих на відрядження коштів.
Другие материалы по теме:
накладна, авансового звіту, авансовий звіт, надання послуг, реквізити, рекомендації, розміщення, проживання, наявність, послуги, реєстр, документи, витрати, на підставі, відрядження, використання, послуг, забезпечення, рахунок, установа, установи, час, працівник, далі, вид, документ
Материалы из раздела: Бухгалтеру / Відрядження
Другие материалы по теме:
Невідшкодування витрат на проживання під час відрядження: чи можливо
Працівник не відзвітував про використання авансу на відрядження: як бути бухгалтеру
Нас находят: https://stimul kiev ua/materialy htm?a=viznachaemo-dokumenti-yaki-pidtverdzhuyut-vitrati-na-prozhivannya-pid-chas-vidry, https://stimul kiev ua/materialy htm?a=viznachaemo-dokumenti-yaki-pidtverdzhuyut-vitrati-na-prozhivannya-pid-chas-vidry#:~:text=%D0%A2%D0%BE%D0%B6%20%D0%B2%D0%B8%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%82%D0%B8%20%D0%BD%D0%B0%20%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B6%D0%B8%D0%B2%D0%B0%D0%B, документи що підтверджують проживання в готелі за кордоном, документи на проживання у відрядженні, які документи потрібно надати готелю для відрчдження, відрядження підтвердження проживання в готелі готель чеки, документи для відшкодування витрат за проживання у відрядженні, документи для відшкодування проживання у відрядженні, перлік документів які надаються отелем під час відрядження, Проживання в готелі під час відрядження
Мы на Facebook
