Кадровий облік
Особливістю обліку персоналу є той факт, що одна й та сама людина (інакше фізична особа) може розглядатися як кілька об'єктів обліку. Наприклад, деяка фізична особа може попрацювати в організації та звільнитися, а потім через деякий час знову бути прийнятою на роботу. У цьому випадку два співробітники, прийняті в різний час і в загальному випадку на різні робочі місця, відповідають одній фізичній особі.Фізичні особи. Співробітники. Спрощений кадровий облік. Документи кадрового обліку
Особливістю обліку персоналу є той факт, що одна й та сама людина (інакше фізична особа) може розглядатися як кілька об'єктів обліку. Наприклад, деяка фізична особа може попрацювати в організації та звільнитися, а потім через деякий час знову бути прийнятою на роботу. У цьому випадку два співробітники, прийняті в різний час і в загальному випадку на різні робочі місця, відповідають одній фізичній особі.
З іншого боку, одна й та сама фізична особа може бути прийнята на роботу в організацію кілька разів: на основне місце роботи та одночасно за сумісництвом (внутрішнім). У цьому випадку також одній фізичній особі відповідають два співробітники, хоча гроші за роботу при цьому виплачуються одній людині.
Слід враховувати, що згідно з Податковим кодексом України податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) розраховується з урахуванням усіх доходів фізичної особи у податкового агента (організації), а не окремо за різними трудовими договорами з цією організацією. Так само щодо фізичної особи подається до органів і звітність з ПДФО. Аналогічні положення містяться і в Законі про єдиний соціальний внесок (ЄСВ).
Таким чином, у межах обліку персоналу ми стикаємося з двома класами тісно пов'язаних об'єктів обліку: співробітниками та фізичними особами, тому до типової конфігурації включено довідники «Співробітники» та «Фізичні особи».
Фізичні особи
У довіднику ведеться список усіх людей, які можуть мати відносини з підприємством, і зберігається лише особиста інформація (персональні дані) таких осіб.
Насамперед до таких людей належать співробітники підприємства (які виконують роботи як за трудовими договорами, так і за договорами цивільно-правового характеру). Список співробітників також ведеться в окремому довіднику співробітників, де зберігається їхня кадрова інформація. Роботу зі співробітниками, зокрема з їхніми особистими даними, зручно здійснювати саме з довідника співробітників.
Окрім співробітників до списку фізичних осіб можуть бути додані діти співробітників (інформація про дітей може знадобитися для розрахунку пільг з ПДФО), а також інші особи, які не є співробітниками підприємства, але яким виплачується дохід і, отже, може знадобитися розрахувати з цього доходу податки та внески.
Співробітники
У програмі під співробітниками розуміються фізичні особи, з якими в організації може бути укладений
один конкретний трудовий договір. Якщо з однією й тією самою людиною організація укладає, наприклад, два трудові договори, то в програмі ця людина повинна бути представлена двома співробітниками. Це дасть змогу отримувати інформацію про людину як співробітника за кожним таким договором окремо (будувати звіти за нарахуваннями в розрізі таких співробітників тощо).
Найменування (подання) цих співробітників у програмі можуть відрізнятися, що зручно для їхнього пошуку, вибору, отримання інформації про них. При цьому справжні прізвище, ім'я та по батькові людини зберігаються окремо й однакові для обох таких співробітників. Окремо, у довіднику фізичних осіб, зберігається й уся інша персональна інформація про людину, її особисті дані.
Під час додавання до програми нового співробітника автоматично створюється відповідна йому фізична особа та вона "прив'язується" до співробітника.
Особисті дані людини при цьому можна внести до картки співробітника, і вони збережуться в довіднику фізичних осіб. Немає потреби окремо відкривати довідник фізичних осіб і вводити дані до нього.
Якщо потрібно зареєструвати оформлення з цією людиною іншого трудового договору, то зручно створити нового співробітника зі спеціального розділу «Робота» картки відповідної фізичної особи. Якщо ж з метою реєстрації нового трудового договору (для вже наявної в програмі фізичної особи) ввести нового співробітника безпосередньо до довідника співробітників, то під час введення повторюваного прізвища програма повідомить, що схожа фізична особа вже є в програмі, і запропонує вибрати її. Під час вибору відбудеться «прив'язування» цієї фізичної особи до введеного співробітника. Таким чином, програма дасть змогу уникнути небажаного дублювання фізичних осіб.
У розділі «Головне» заповнюються (відображаються) відомості про організацію співробітника, його прізвище, ім'я та по батькові, дату народження, код за ДРФО, інформація про поточне місце роботи, оклад тощо. За потреби можна змінити подання співробітника у звітах. Для цього потрібно встановити прапорець «Доповнювати подання» та вказати потрібні відомості.
У розділі «Особисті дані» можна заповнити відомості про місце народження, громадянство, документ, що посвідчує особу, а також заповнити відомості про адресу реєстрації та проживання.
В інших розділах форми відображається та редагується різна додаткова інформація (кадрові
документи, дані про пільги ПДФО, способи виплати зарплати, порядок обліку витрат тощо).
Безпосередньо з довідника за кнопкою «Друк» можна сформувати типові друковані форми з обліку кадрів для цього співробітника.
Спрощений кадровий облік
У програмі підтримується спрощений і повний кадровий облік.
У разі спрощеного обліку документи кадрових наказів не використовуються, інформація про місце роботи співробітника, плановий оклад тощо вводиться безпосередньо з картки співробітника.
Зверніть увагу, що під час ведення спрощеного обліку не підтримується зберігання історії внесених змін. Зокрема, наприклад, можливість нарахувати частину заробітної плати в поточному місяці за іншим підрозділом.
За потреби в процесі роботи можна буде перейти від ведення спрощеного кадрового обліку до ведення повного обліку та сформувати відсутні форми наказів.
Документи кадрового обліку
Під час ведення повного кадрового обліку інформація вводиться за допомогою документів. Кадрові накази (прийняття, переведення, звільнення) оформлюються окремо за кожним співробітником.
Вид зайнятості співробітника (основне місце роботи, внутрішнє або зовнішнє сумісництво) вказується для співробітника безпосередньо в наказі про прийняття та може бути змінений під час кадрового переведення. Таким чином можливе змінення основного місця працівника в організації без необхідності звільнення та повторного прийняття на роботу.
Первинні відомості, необхідні для нарахування зарплати працівникам підприємства, вказуються в документі «Прийняття на роботу». За кнопкою «Друк» можна сформувати друковану форму документа за типовою формою П1.
Документ "Кадрове переведення" дає змогу фіксувати як змінення кадрових даних без змін даних про оплату праці (склад нарахувань, утримань, категорія ЄСВ), так і змінення лише даних про оплату праці без кадрових переміщень.
Звільнення працівника з організації реєструється документом «Звільнення». Документ також автоматично припиняє дію всіх даних щодо нарахування заробітної плати співробітнику. За кнопкою «Друк» можна сформувати друковану форму документа за типовою формою П4.
