Оформлення результатів перевірки

Службові документи, що підтверджують проведення перевірки

Зміст акта (довідки) документальної перевірки

Заперечення до акта перевірки

Документи

Службові документи, що підтверджують проведення перевірки

Основні вимоги до порядку оформлення результатів документальних перевірок визначено ст.86 ПКУ. Детальний порядок оформлення результатів документальних перевірок викладено ДПАУ в Порядку № 984.

Цей Порядок містить вимоги до оформлення акта (довідки) документальної перевірки, а саме вимоги щодо:

• оформлення титульного аркуша, запису показників тощо;
• складових частин акта (довідки) – це вступна частина, загальні положення, описова частина та висновок;
• переліку інформації, яку повинна містити кожна зі складових частин цих документів.

Крім того, Порядком № 984 чітко визначено дії посадових (службових) осіб органів ДПС у випадках:

• відмови платника податків або його законних представників від підписання акта (довідки);
• відмови від отримання примірника акта (довідки) про результати перевірки;
• під час розгляду заперечень до акта (довідки) та підготовки відповіді платнику податків.

ДПАУ, у листі від 31.01.2011 р. № 2518/7/23-4017/89, звертає увагу на те, що в новому законодавстві залишено порядок винесення на розгляд постійної комісії при відповідних органах ДПС спірних питань, що виникли під час проведення перевірки до підписання акта, а також можливість розгляду заперечень, поданих платником податків або його законним представником до акта (довідки) документальної перевірки.

Водночас скасовано раніше чинну норму щодо оформлення за результатами планової документальної перевірки зведеного акта, складовою частиною якого була довідка з окремих питань, що погоджувалася з посадовими особами платника податків. Однак можливість складення такої довідки залишилася за необхідності та на вимогу працівника структурного підрозділу, який очолює перевірку, але без вимоги щодо її погодження з платником податків.

Порядок № 984 застосовується для оформлення результатів перевірок, предметом яких є:

• своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати всіх передбачених ПК податків і зборів;
• дотримання валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДПС;
• дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудових договорів, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами);
• перевірка правильності заповнення податкових декларацій (розрахунків), ведення фінансової, статистичної та іншої звітності, регістрів податкового й бухгалтерського обліку, первинних документів, що використовуються в бухгалтерському та податковому обліку і пов'язані з нарахуванням та сплатою податків і зборів.

Проведення всіх видів перевірок завжди завершується оформленням акта або довідки про результати перевірки.

Акт складається, якщо в ході перевірки виявлено порушення податкового законодавства, довідка – якщо такі порушення відсутні.

Акт – це службовий документ, який підтверджує факт проведення документальної перевірки фінансово-господарської діяльності платника податків і є носієм доказової інформації про виявлені порушення вимог податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДПС. В акті перевірки зазначаються як факти заниження, так і факти завищення податкових зобов'язань платника податків.

За результатами документальної перевірки в акті систематизовано мають бути викладені всі істотні обставини фінансово-господарської діяльності платника податків, що мають відношення до фактів виявлених порушень податкового, валютного та іншого законодавства. Ці факти мають бути викладені чітко, об'єктивно та повною мірою, з посиланням на первинні або інші документи, зафіксовані в бухгалтерському й податковому обліку та такі, що підтверджують наявність цих фактів.

Довідка – це службовий документ, що підтверджує факт проведення документальної перевірки фінансово-господарської діяльності платника податків і є носієм доказової інформації про невиявлення фактів порушень платниками податків вимог податкового, валютного та іншого законодавства.

Акт і довідка складаються на паперовому носії державною мовою та повинні мати наскрізну нумерацію сторінок. Їх титульний аркуш має бути надрукований на номерному бланку органу ДПС для складання актів документальної перевірки.

У разі необхідності використання у змісті акта (довідки) скорочених назв і загальноприйнятих абревіатур при першому вживанні відповідне словосполучення зазначається повністю, а в дужках - його скорочена назва або абревіатура, яка використовуватиметься далі в тексті.

В акті (довідці) документальної перевірки, розрахунках та інших матеріалах не допускаються різного роду виправлення цифрових показників, дат та інших даних.

Усі вартісні показники відображаються в національній валюті України, а показники, виражені в іноземній валюті, підлягають відображенню з одночасним зазначенням їх еквівалента в національній валюті за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, встановленим Національним банком України на дату проведення фінансово-господарської операції.

Інформація, що міститься в акті або довідці документальної перевірки, не підлягає розголошенню посадовими особами органу ДПС, а також передачі до інших органів, за винятком випадків, передбачених законом.

Акт і довідка документальної перевірки складаються у двох примірниках, підписуються посадовими (службовими) особами органу ДПС, які проводили перевірку, та реєструються протягом п'яти робочих днів після закінчення встановленого для проведення перевірки строку.

Реєстрація актів і довідок здійснюється в єдиному Журналі реєстрації актів (довідок) перевірок, який ведеться структурним підрозділом, до функцій якого віднесено реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції органу ДПС.

При цьому в акті або довідці на першому аркуші у верхньому лівому куті мають бути зазначені дата реєстрації документа та його номер відповідно до Журналу реєстрації актів (довідок) перевірок, код структурного підрозділу, відповідального за проведення перевірки, код за ЄДРПОУ платника податків.

Після реєстрації акт і довідка вручаються платнику податків (його посадовим особам або законним представникам).Один примірник акта (довідки) та інших матеріалів перевірки після прийняття за ними відповідних податкових повідомлень-рішень і застосування інших передбачених законодавством заходів передається до структурного підрозділу, в якому зберігається справа платника податків.

Строк зберігання актів, довідок та інших матеріалів документальних перевірок в органах державної податкової служби становить 5 років.

За результатами камеральної перевірки може бути складено акт, але лише у разі встановлення порушень. Якщо ж порушень не виявлено, оформлення довідки не передбачено. Акт про проведення камеральної перевірки складається у двох примірниках, підписується посадовими особами органу ДПС, які проводили перевірку, і після відповідної реєстрації вручається платнику податків особисто або надсилається для підписання протягом трьох робочих днів поштою.

Акт і довідка за іншими видами перевірок також підписуються посадовими особами органу ДПС та платником податків, який перевіряється, особисто. ПКУ дозволяє підписувати ці документи також законним представникам платника податків (пп.17.1.2 ст.17 ПКУ).

Платник податків, згідно з ПК, має право не лише бути присутнім під час проведення перевірок, а й ознайомлюватися з актами (довідками) перевірок перед їх підписанням, а у разі наявності зауважень до змісту (тексту) складених актів (довідок) підписувати їх із застереженням і подавати контролюючому органу письмові заперечення як разом із підписаним примірником акта, так і окремо. Але підписати акт або довідку платник податків зобов'язаний.

Строк складання акта (довідки) про результати перевірки не зараховується до строку проведення перевірки, встановленого для цього виду перевірки.

Під час проведення документальної виїзної перевірки акт або довідка складаються у двох примірниках, підписуються посадовими особами органу ДПС, які проводили перевірку, та реєструються протягом п'яти робочих днів з дня, наступного за днем закінчення встановленого для проведення перевірки строку (для платників податків, які мають філії та/або перебувають на консолідованій сплаті, – протягом 10 робочих днів).

У разі відмови платника податків або його законних представників від підписання акта (довідки) посадовими особами органу ДПС має бути складено відповідний акт, який засвідчує факт такої відмови. Один примірник акта або довідки про результати виїзної планової чи позапланової документальної перевірки в день його підписання або відмови від підписання вручається чи надсилається платнику податків або його законному представнику.

Відмова платника податків від підписання акта перевірки або отримання його примірника не звільняє його від обов'язку сплатити визначені органом ДПС за результатами перевірки грошові зобов'язання.

Акт або довідка при документальній невиїзній перевірці також складається у двох примірниках, підписується посадовими особами органу ДПС, які проводили перевірку, та реєструється в податковій протягом п'яти робочих днів з дня, наступного за днем закінчення строку перевірки (для платників податків, які мають філії та/або перебувають на консолідованій сплаті – протягом 10 робочих днів).

Акт або довідка про проведення документальної невиїзної перевірки після їх реєстрації мають бути вручені особисто платнику податків або його законному представнику для його підписання. Якщо платник податків відмовляється підписати акт або довідку, про це складається відповідний акт. Однак це не звільняє платника податків від сплати податкових зобов'язань за результатами перевірки. При цьому у платника податків залишається право протягом 5 робочих днів подати свої заперечення до акта перевірки (п.86.7 ст.86 ПКУ).

Акт або довідка про результати фактичної перевірки мають бути складені у двох примірниках, підписані перевіряючими, зареєстровані не пізніше наступного робочого дня після закінчення перевірки. Цей документ (акт або довідка) про результати фактичної перевірки підписується платником податків (його представником) та його найманим працівником, який здійснював розрахункову операцію. При цьому факт підписання акта (довідки) може відбутися як на об'єкті, що перевіряється, так і в приміщенні органу ДПС.

У разі відмови платника податків, його законних представників або працівника, який здійснював розрахункову операцію, від підписання акта (довідки), посадовими особами органу ДПС має бути складено акт, що засвідчує факт такої відмови. Один примірник акта або довідки про результати перевірки не пізніше наступного робочого дня після його складення реєструється в журналі реєстрації актів ДПС і не пізніше наступного дня після його реєстрації вручається або надсилається платнику податків чи його законному представнику. Цей документ може бути надісланий також працівнику, який здійснював розрахункову операцію.

У разі якщо зазначені особи відмовилися від отримання примірника акта (довідки) перевірки або за неможливості його вручення, такий акт або довідка надсилається платнику податків у порядку, визначеному ст.58 ПКУ для надсилання (вручення) податкових повідомлень-рішень, про що робиться відмітка в самому акті або довідці чи складається відповідний акт.

Відмова платника податків або його законних представників чи особи, яка здійснювала розрахункову операцію, від підписання акта перевірки або отримання його примірника не звільняє платника податків від обов'язку сплатити визначені органом ДПС за результатами перевірки грошові зобов'язання.

Зміст акта (довідки) документальної перевірки

Акт і довідка, що складаються за результатами документальної перевірки, повинні складатися з чотирьох частин: вступної, загальних положень, описової частини та висновку.

До акта також додаються інформативні додатки.

Вступна частина акта (довідки) повинна містити такі дані:

• місцезнаходження платника податків;
• повне та скорочене (за наявності) його найменування відповідно до установчих документів;
• підстави для проведення перевірки відповідно до ПКУ та інших законодавчих актів;
• дату видачі та номер направлення на проведення перевірки, найменування органу ДПС, який його виписав;
• дату та номери наказів керівника органу ДПС на проведення перевірки, продовження або перенесення строків перевірки чи її зупинення. Якщо документальна перевірка у відповідних випадках здійснюється згідно з постановою суду або органу дізнання, слідчого, прокурора, зазначаються реквізити цих постанов;
• посаду, назву структурного підрозділу, найменування органу ДПС, звання, прізвища, імена, по батькові посадових осіб, які проводили перевірку;
• вид перевірки (документальна планова або позапланова, виїзна або невиїзна);
• період, за який проводилася документальна перевірка діяльності платника податків;
• інформація про направлення (вручення) платнику податків повідомлення про проведення перевірки;
• інформація про внесення запису до журналу реєстрації перевірок.

Загальні положення акта та довідки документальної планової перевірки повинні містити такі дані:

• строк проведення перевірки (дати початку та закінчення) з урахуванням строку продовження, перенесення або зупинення (якщо це передбачено);
• інформація про посадових осіб платника податків або його законних представників, відповідальних за фінансово-господарську діяльність у періоді, що перевіряється, із зазначенням наказів про призначення на посаду та звільнення;
• дані про реєстрацію (перереєстрацію) платника податків, про взяття на облік в органах ДПС, реєстраційні дані платника ПДВ;
• дані про розмір статутного капіталу, засновників, розмір їх внесків до статутного фонду, код за ЄДРПОУ (для юридичних осіб) та/або реєстраційний номер облікової картки платника податків (номер і серія паспорта для фізичних осіб, які її не мають);
• інформацію про те, чи є платник податків засновником, учасником або акціонером інших платників податків;
• підпорядкованість і перелік філій, відділень та інших відокремлених підрозділів, а також об'єктів, пов'язаних з оподаткуванням;
• інформація про види діяльності, які здійснював платник податків за період, що перевіряється, зокрема ліцензовані (інформація про ліцензію);
• дані про рахунки в банку та інших фінансових установах;
• інформація про попередню документальну планову перевірку із зазначенням дати та номера акта перевірки, періоду перевірки, встановлених порушень і вжитих заходів щодо їх усунення;
• інформація про документи та комп'ютерну автоматизовану інформаційну систему, використані під час перевірки;
• інформація про зустрічні перевірки;
• інформація про проведений аналіз фінансово-господарської діяльності платника податків;
• інформація про проведену інвентаризацію основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, готівки, документів і розрахунків.

В описовій частині акта та довідки результати перевірки групуються за видами податків і зборів у розрізі податкових періодів. У цій частині акта (довідки) відображаються задекларовані платником податків у податковій та іншій звітності показники, результати перевірки цих показників і робиться відповідний запис щодо встановлення або невстановлення порушень. При цьому до акта (довідки) перевірки додається відповідна аналітична таблиця.

Крім того, наводяться дані про наявність і результати перевірки пільг (код пільги, на яку суму та щодо якого податку вона отримана з розбивкою за роками в межах звітних періодів, що перевіряються).

Якщо перевіркою встановлено порушення податкового законодавства, в описовій частині акта необхідно, щоб було:

• чітко викладено зміст порушення з посиланням на конкретні норми законодавчих актів, які порушено платником податків, зазначено період фінансово-господарської діяльності та господарську операцію, внаслідок якої здійснено це порушення, при цьому додано письмові пояснення посадових осіб платника податків або його законних представників щодо встановлених порушень;
• зазначено первинні документи, на підставі яких здійснено запис у податковому та бухгалтерському обліку, наведено регістри бухгалтерського обліку, кореспонденцію рахунків та інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, а також наведено докази, що підтверджують наявність факту порушення;
• зазначено перелік первинних документів, які підтверджують факт порушення, у разі їх відсутності під час перевірки або їх неподання;
• відображено факт про складення акта у разі відмови платника податків надати копії документів із зазначенням переліку документів, які було запропоновано подати;
• відображено факт про надання платником податків письмових пояснень щодо встановлених порушень податкового законодавства або причини неподання запитуваних документів чи їх копій, у разі якщо такі пояснення були;
• відображено факт відсутності податкового та/або бухгалтерського обліку.

У разі встановлення порушення у сфері зовнішньоекономічної діяльності в описовій частині акта має бути відображено також:

• номер, дата зовнішньоекономічного договору (контракту) та його сума;
• у разі необхідності реєстрації договору (контракту) в центральному органі виконавчої влади з питань економічної політики - номер і дата його реєстрації;
• країна нерезидента, який є стороною зовнішньоекономічного договору (контракту);
• найменування фінансових установ резидента та нерезидента, через які здійснюються розрахунки за договором (контрактом);
• номенклатура товарів договору (контракту) згідно з кодами Української класифікації товарів зовнішньоекономічної діяльності;
• сума простроченої заборгованості, що виникла під час виконання договору (контракту).

Висновок акта або довідки документальної перевірки складається таким чином:

• описуються виявлені перевіркою порушення податкового, валютного та іншого законодавства з посиланням на конкретні норми законодавчих актів або робиться загальний висновок про відсутність таких порушень;
• виявлені порушення відображаються в гривнях у розрізі податків і зборів з розбивкою за роками та податковими періодами в межах періоду, що перевіряється, а порушення валютного законодавства відображаються у розрізі зовнішньоекономічних договорів (контрактів);
• в акті не допускається визначення виду та розміру штрафних (фінансових) санкцій за встановлені порушення;
• у разі отримання під час перевірки копій документів, що підтверджують факт виявленого порушення, про це робиться запис із відображенням підстав для їх отримання;
• відображається кількість складених примірників акта (довідки) перевірки та робиться відмітка про вручення одного примірника платнику податків.

До акта та довідки документальної позапланової перевірки долучаються інформативні додатки залежно від питань, що підлягали перевірці.

Інформативними додатками вважаються:

• план перевірки платника податків, затверджений керівником (заступником керівника) органу ДПС та підписаний начальником відділу (управління) працівника, який очолює перевірку;
• відомості або таблиця, у якій згруповано факти однотипних і повторюваних порушень;
• розрахунки донарахованих (зменшених) сум податків і зборів, а також розрахунки зменшення від'ємного значення об'єкта оподаткування податком на прибуток, зменшення (збільшення) заявленої до відшкодування з бюджету суми ПДВ, зменшення від'ємного значення суми ПДВ у розрізі податкових періодів;
• пояснення, зауваження або заперечення платника податків щодо виявлених порушень чи інших питань, що виникли під час перевірки;
• інші матеріали, що підтверджують наявність фактів порушень податкового, валютного та іншого законодавства;
• копія матеріалів (описи, відомості, протоколи) про результати проведеної платником податків інвентаризації;
• матеріали зустрічної перевірки, реєстри, в яких зазначено інформацію про направлені запити на їх проведення до інших органів ДПС та отримані з цього приводу відповіді;
• засвідчені в установленому законодавством порядку копії документів, що підтверджують наявність фактів порушень податкового, валютного та іншого законодавства у разі їх отримання, а також їх опис;
• дані про виконання зовнішньоекономічних договорів (контрактів) (експортних, імпортних, бартерних, з переробки давальницької сировини на території України та за її межами тощо);
• інші матеріали, що мають значення для прийняття податкового повідомлення-рішення за результатами перевірки.

Ці додатки мають бути підписані посадовими особами органу ДПС, які проводили перевірку, та платником податків або його представниками.

Не підписуються лише додатки, що містять інформацію службового характеру, зокрема інформацію про аналіз фінансово-господарської діяльності платника податків, опрацювання встановлених ризикових операцій і матеріали зустрічної перевірки.

До підписання акта та довідки документальної перевірки враховуються всі пояснення платника податків, а у разі виникнення спірних питань і заперечень щодо встановлених порушень такі питання та заперечення виносяться на розгляд постійної комісії при відповідних органах ДПС.

Заперечення до акта перевірки

Заперечення платник податків може надати протягом п'яти робочих днів з дня отримання акта перевірки.

Форма заперечень до акта та їх зміст не регламентовані. Тому складати їх можна в довільній формі.

У запереченнях до акта зазначаються:

• найменування податкового органу, П.І.Б. посадових осіб, які проводили перевірку;
• найменування платника податків та його місцезнаходження;
• найменування, номер і дата акта, до якого додаються заперечення;
• за який період проводилася перевірка та на підставі якого документа;
• пункти акта та види податку, щодо яких є незгода з висновками податкової;
• власні доводи щодо кожного з оспорюваних пунктів, за можливості - з доданням копій документів, що підтверджують ці доводи, або з посиланнями на такі документи (зокрема, з посиланням на індивідуальні консультації податкової та приклади із судової практики);
• порушення, допущені посадовими особами податкового органу під час проведення перевірки;
• очікуваний результат за результатами розгляду заперечень до акта.

Такі заперечення є невід'ємною частиною акта перевірки.

Якщо в акті перевірки перевіряючі зазначили деякі документи як відсутні, а насправді вони є, то платник податків відповідно до п.44.7 ст.44 ПКУ має право надати їх протягом трьох днів з дати отримання акта перевірки. Отримання податковою таких документів може бути підставою для відмови від прийняття рішення за результатами проведення перевірки та приводом для призначення позапланової документальної перевірки.

Заперечення мають бути розглянуті органом ДПС протягом п'яти робочих днів, наступних за днем їх отримання (днем завершення перевірки, проведеної у зв'язку з необхідністю з'ясування обставин, які не були досліджені під час перевірки та зазначені в зауваженнях). Після цього платнику податків надсилається відповідь. Платник податків або його представник мають право брати участь у розгляді своїх заперечень.

Якщо таке бажання висловлено, представники податкової не пізніше наступного робочого дня з дня отримання заперечень зобов'язані повідомити платника податків про місце та час проведення такого розгляду шляхом направлення відповідного повідомлення. Граничний строк для такого повідомлення - не пізніше ніж за два робочі дні до дня розгляду заперечень. Причому в розгляді заперечень платника податків обов'язково має брати участь керівник органу ДПС або його представник.

За результатами розгляду заперечень складається висновок довільної форми, у якому зазначаються наведені в акті перевірки висновки, факти та дані, щодо яких платником податків надано заперечення, стисло викладається їх зміст, наводиться обґрунтування позиції податкового органу з кожного питання, порушеного в запереченнях, і підбивається підсумок щодо обґрунтованості заперечень.

Висновок залишається в податковій, а на його основі складається обґрунтована письмова відповідь, яка підписується керівником (його заступником) податкового органу та надсилається платнику податків.

Потім приймається рішення про визначення грошових зобов'язань, і платник податків або його законний представник можуть при цьому бути присутніми. Рішення про визначення грошових зобов'язань має прийматися з урахуванням заперечень платника податків.

Керівник податкової або його заступник протягом десяти робочих днів з дня, наступного за днем вручення платнику податків акта перевірки, повинен прийняти податкове повідомлення-рішення. За наявності заперечень воно приймається з урахуванням висновку про результати їх розгляду протягом трьох робочих днів, наступних за днем направлення письмової відповіді платнику податків. Якщо ж заперечення платника податків будуть проігноровані або не повністю враховані податковим органом, то можна використовувати наведені в них аргументи під час оскарження податкового повідомлення-рішення в адміністративному або судовому порядку.

У разі якщо грошове зобов'язання розраховується органом ДПС за результатами перевірки, призначеної відповідно до кримінально-процесуального законодавства або за матеріалами оперативно-розшукової справи, податкове повідомлення-рішення за результатами такої перевірки не приймається, доки не набере чинності відповідне рішення суду. Матеріали перевірки разом із висновками податкової служби передаються правоохоронному органу, який призначив перевірку.

Статус таких матеріалів перевірки та висновків органу ДПС визначається кримінально-процесуальним законом або законом про оперативно-розшукову діяльність.

Документи

1. Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (ПКУ);
2. Порядок оформлення результатів документальної перевірки з питань дотримання податкового, валютного та іншого законодавства, затверджений наказом ДПАУ від 22.12.2010 р. № 984 (Порядок № 984);
3. Лист ДПАУ від 31.01.2011 р. № 2518/7/23-4017/89.