Організація роботи з персоналом

1. Введення попередньої інформації про працівників

Введення інформації про реєстраційні картки працівників магазину

Приклад

2. Планування робочого часу

3. Складання щоденних звітів за фактично відпрацьованим часом

4. Складання план-фактного аналізу для контролю та обліку робочого часу

Приклад 1

Приклад 2

Приклад 3

5. Реєстрація та аналіз особистих продажів продавця

Зазначення продавця під час продажу товарів

Зазначення продавця під час повернення товарів покупцем

Аналіз особистих продажів продавця

 

У конфігурації "Роздрібна торгівля для України" передбачено можливість планувати робочий час працівників магазинів, реєструвати інформацію про фактично використаний робочий час працівників, будувати план-фактний аналіз використання робочого часу, на підставі чого ухвалювати управлінські рішення щодо мотивації персоналу.

Процес планування та обліку робочого часу працівників можна розбити на такі етапи:

• Введення попередньої інформації про працівників і режим роботи магазину.
• Планування робочого часу працівників магазину.
• Складання працівниками магазину щоденних звітів за фактично відпрацьованим часом.
• Складання план-фактного аналізу для порівняння планового та фактично відпрацьованого часу працівників магазину.

Розглянемо послідовно виконання кожного етапу.

1. Введення попередньої інформації про працівників

Введемо інформацію про працівників магазину. Попередньо інформацію про працівників додамо до довідника Фізичні особи:

• про касирів магазину, які оформлятимуть продаж товарів;
• менеджерів магазину, які оформлятимуть різні операції з надходження, відвантаження, передпродажної підготовки товарів;
• керівних працівників магазину, які аналізуватимуть дані про продажі товарів у магазині.

Для введення інформації про працівників відкриємо довідник Фізичні особи (Довідники – Підприємство – Фізичні особи).

Додамо до цього довідника групу Працівники магазинів. У цій групі створимо підгрупи, наприклад: Керівництво, Бухгалтери, Касири та Менеджери, як це показано на рисунку. Для додавання групи використаємо кнопку .

Відкриємо групу Касири, натиснувши на стрілку поруч із зображенням групи, і додамо до цієї групи новий запис.

Відкриється картка нового працівника. Заповнимо дані про працівника.

У полі Ім'я введемо інформацію про прізвище, ім'я та по батькові працівника. Під час введення цих даних буде автоматично заповнено поля ПІБ. Зазначимо дату народження та стать працівника.

Установимо прапорець Є працівником і зазначимо той магазин, у якому працює працівник.

У табличній частині Робота зазначимо ту роботу (посадові обов'язки), яку виконує працівник. У загальному випадку працівник може суміщати кілька посад і виконувати кілька робіт.

Для додавання інформації про роботу, яку виконує працівник, натиснемо кнопку на панелі інструментів табличної частини Робота. У довідник, що з'явився, Вибір роботи, яку виконують працівники додамо новий запис про виконувану роботу та натиснемо кнопку Вибрати. Інформацію про виконувану роботу буде перенесено до табличної частини Робота. Надалі ця інформація використовуватиметься для планування робочого часу працівників магазину.

Для введення інформації про паспортні дані працівника натиснемо кнопку Ввести дані про посвідчення особи і в діалоговому вікні, що з'явилося, введемо цю інформацію.

Щоб ввести контактну інформацію, натиснемо кнопку Адреси й телефони і в діалоговому вікні, що з'явилося, введемо необхідну інформацію про адреси й телефони працівника.

Після цього натиснемо кнопку Записати. Інформацію про працівника буде введено.

Введення інформації про реєстраційні картки працівників магазину

Реєстраційна картка працівника магазину дає змогу обліковувати особисті продажі працівників магазину, а також автоматично обліковувати відпрацьований продавцем час.

Для введення реєстраційної картки в картці працівника натиснемо на піктограму із зазначенням картки. З'явиться список інформаційних карток. Додамо до списку нову інформаційну картку працівника.

У властивостях інформаційної картки вже встановлено ознаку того, що картка є реєстраційною. Зазначте код картки та/або її штрихкод.

Реалізовано можливість використання інформаційних карток, що мають унікальний штрихкод (Штрихкод); код, нанесений на магнітну смугу (Код картки); або код, ембосований (нанесений) на картці..

Надалі ця інформація використовуватиметься для автоматичного обліку фактично відпрацьованого часу.

Для кожного магазину необхідно ввести інформацію про графік роботи магазину та інтервали роботи.

Для кожного інтервалу роботи магазину вводиться інформація про те, скільки працівників з певними посадовими обов'язками мають працювати в магазині.

Приклад

Якщо магазин Господарські товари працює щодня і при цьому в денну зміну (з 14.00 до 22.00) одночасно мають працювати чотири каси та два менеджери мають здійснювати операції з приймання товарів і розподілу їх по торговельних залах, то інформацію слід заповнити, як показано на рисунку.

2. Планування робочого часу

Планування робочого часу здійснюється на підставі даних про посадові обов'язки працівників і графік роботи магазину за допомогою обробки Запланований робочий час працівників.

Обробка Запланований робочий час працівників викликається з пункту меню Довідники – Магазини – Запланований робочий час.

Під час вибору магазину й інтервалу планування автоматично заповнюється список працівників магазину з групуванням за виконуваними ними роботами (посадами).

Працівник магазину, відповідальний за планування робочого часу, активізує відповідну комірку в поданій таблиці (натисканням правої клавіші миші або клавішею Enter). При цьому автоматично заповнюється той час, який має відпрацювати той чи інший працівник відповідно до заданого інтервалу роботи магазину. Якщо працівник працює неповну зміну, то інформацію про час можна виправити вручну. Для цього, перебуваючи в потрібній комірці таблиці, потрібно натиснути праву клавішу миші та вибрати пункт меню Змінити. У діалоговому вікні, що з'явилося, можна змінити час роботи працівника.

Таким чином заповнюється запланований графік роботи працівників на кожен робочий день.

Графік роботи працівників можна роздрукувати, як будь-який інший звіт.

Ця інформація зберігається в програмі, а потім порівнюється з фактично відпрацьованим часом працівників.

3. Складання щоденних звітів за фактично відпрацьованим часом

Для реєстрації фактично відпрацьованого часу працівник щодня має оформлювати щоденний звіт (Документи — Щоденний звіт). У табличній частині Час щоденного звіту працівник фіксує фактично відпрацьовані ним години.

У програмі передбачено сервіс для автоматизованої реєстрації робочого часу працівника в документі Щоденний звіт.

Застосування цього сервісу дає змогу:

• Обмежити доступ працівників до інформаційної системи.
• За автоматичної реєстрації не потрібно реєструвати всіх працівників як користувачів системи, щоб вони могли заповнити документ Щоденний звіт.
• Не надавати доступ до документа Щоденний звіт, щоб працівник не проставив час «на власний розсуд».
• Автоматично реєструвати прихід/відхід працівників.
• Не навантажувати працівників додатковою роботою із заповнення щоденних звітів.

Щоб здійснювати автоматичну реєстрацію робочого часу працівників, необхідно виконати такі попередні дії:

• Кожному працівнику видати реєстраційну картку. Інформацію про реєстраційні картки працівників ввести до довідника Інформаційні картки (реєстраційні).
• Виділити комп'ютер, за допомогою якого здійснюватиметься реєстрація часу приходу та відходу працівників магазину. На цьому комп'ютері має бути встановлена інформаційна база, сеанс роботи якої запущено з параметром «ТОКлієнт».

Наприклад, рядок запуску сеансу може мати такий вигляд:

"С:\Program Files\1cv81\bin\1cv8.exe" ENTERPRISE /F D:\DemoBase\Retail /N "Адміністратор (Петренко)" /C ТОКлієнт".

До комп'ютера має бути підключене торговельне обладнання для зчитування реєстраційних карток. Залежно від виду картки (штрихова або магнітна) це може бути сканер штрихкоду або зчитувач магнітних карток.

Реєстрація робочого часу працівника здійснюється так:

1. Після приходу на роботу працівник зчитує інформацію зі своєї реєстраційної картки.
2. В інформаційній базі для нього автоматично створюється документ Щоденний звіт.
3. У документі фіксується час початку роботи, і документ записується.
4. Після відходу з робочого місця працівник знову зчитує інформацію зі своєї реєстраційної картки.
5. Буде зареєстровано час закінчення роботи, і документ буде проведено. При цьому в документі може бути зафіксовано кілька часових інтервалів, наприклад, робочий час працівника до та після обідньої перерви.

Якщо часовий інтервал, зафіксований у документі, перевищує 24 години, то програма автоматично закриває (проводить) наявний документ і створює новий.

4. Складання план-фактного аналізу для контролю та обліку робочого часу

Для контролю та обліку робочого часу працівника використовується звіт План-фактний аналіз використання робочого часу працівниками.

Звіт дає змогу отримати картину фактичного використання запланованого робочого часу працівниками підприємства.

Звіт формується за працівниками магазину в розрізі календарних дат. Для аналізу використання робочого часу працівниками кількох магазинів можна використовувати групування за магазинами. Порядок роботи з цим звітом аналогічний порядку роботи з будь-яким звітом, поданим у конфігурації.

У звіті виводяться такі показники:

• План – запланований робочий час, у годинах.
• Факт – фактично відпрацьований робочий час, у годинах.
• Факт за планом – фактично відпрацьований робочий час в інтервалі запланованого робочого часу, у годинах.
• Факт поза планом – фактично відпрацьований робочий час поза запланованим інтервалом, у годинах.
• Відношення факту поза планом до плану – відсоткове співвідношення позапланового робочого часу до планового.
• Відхилення факту від плану – відхилення фактично відпрацьованого часу від планового, у годинах.
• Відношення факту до плану – відсоткове відношення фактично відпрацьованого часу до планового.
• Відхилення факту за планом від плану – відхилення фактично відпрацьованого часу в інтервалі запланованого робочого часу від запланованого робочого часу, у годинах. Наприклад, працівник мав відпрацювати 8 годин з 9.00 до 18.00, а фактично працював 7 годин – з 8.00 до 16.00 з обідом на 1 годину, тобто відхилення від плану – 2 години.
• Відношення факту за планом до плану – відсоткове відношення фактично відпрацьованого часу в інтервалі запланованого робочого часу до запланованого робочого часу.

У підсумкових значеннях відсоткові дані є не сумою всіх значень, а середнім значенням.

Застосування тих чи інших показників під час оцінювання роботи працівників магазину залежить від того, який метод оцінювання роботи працівників застосовується в тому чи іншому магазині.

Наведемо кілька прикладів.

Приклад 1

У мережевих магазинах, орієнтованих на залучення студентів, оцінювання роботи здійснюється за фактично відпрацьованим часом (погодинне оцінювання за гнучким графіком роботи). Тобто за тиждень потрібно відпрацювати 40 годин. Аналіз фактично відпрацьованого часу щодо запланованого визначається за полем Відхилення факту від плану в годинах. Сумарне відхилення за працівником, який працює за таким графіком протягом тижня, має дорівнювати нулю.

Приклад 2

Оцінювання роботи з урахуванням понаднормових годин. Якщо в магазині передбачено додаткову оплату понаднормових годин, то оцінити кількість понаднормових годин, відпрацьованих працівником, можна за полем Відхилення факту від плану. Додатне число – це кількість годин, які працівник відпрацював понаднормово, за ці години працівнику належать преміальні або додаткова оплата.

Приклад 3

Оцінювання роботи за відпрацьованими годинами в плановий час. Для безперебійної роботи магазину необхідно, щоб працівник перебував на робочому місці в запланований час. За відсутність протягом планового часу нараховуються штрафи. Для такого оцінювання використовується показник Відхилення факту за планом від плану.

Крім таких оцінок, за допомогою цього звіту можна здійснювати оцінювання відпрацьованих годин за погодинної роботи працівників.

5. Реєстрація та аналіз особистих продажів продавця

Щоб реєструвати особисті продажі працівників магазинів і здійснювати подальший аналіз особистих продажів, у документах продажу додано можливість зазначати продавця, відповідального за продаж товарів.

Зазначення продавця під час продажу товарів

Продавець (консультант), який фактично допоміг покупцеві ухвалити рішення про здійснення цієї покупки, може зазначатися для кожного рядка табличної частини Товари.

При цьому інформація про продавця (консультанта) може бути зареєстрована автоматично в момент оформлення документа за допомогою реєстраційної картки продавця (консультанта). Попередньо інформацію про реєстраційну картку має бути зареєстровано в довіднику Інформаційні картки (реєстраційна картка).

Для реєстрації продажів товарів кількома продавцями в одному документі необхідно дотримуватися такого порядку дій:

1. Відкрити документ, за яким буде зафіксовано продаж товарів.
2. Зчитати реєстраційну картку продавця. Інформацію про продавця буде заповнено в шапці документа.
3. Заповнити табличну частину документа товарами, які були придбані покупцем за рекомендацією продавця. За кожним товаром у табличній частині документа буде зафіксовано інформацію про продавця.
4. Зчитати реєстраційну картку іншого продавця.
5. Буде поставлено запитання про перереєстрацію товарів на іншого продавця.
6. Відповісти Ні. Тоді інформація про продажі попереднього продавця не зміниться.
7. Продовжити заповнення табличної частини товарами, які були придбані за рекомендацією іншого продавця.
8. Для наступних товарів буде заповнено інформацію про іншого продавця.

Якщо продаж здійснюється оператором ККМ у режимі робочого місця касира, то зміна інформації про продавця здійснюється автоматично під час зчитування реєстраційної картки іншого продавця.

При цьому інформацію про продавця буде внесено до поточного рядка оформлюваного продажу.

Якщо всі продажі на робочому місці касира оформлюються від імені одного продавця, то реєстраційну картку цього продавця потрібно зчитати на початку оформлення чека. Тоді всі товари, оформлені в цьому чеку, буде віднесено до цього продавця.

При цьому зберігається можливість зміни продавця за поточним товаром. Для цього необхідно натиснути кнопку Продавець (alt + F3).

Зазначення продавця під час повернення товарів покупцем

Ситуація повернення товарів виникає тоді, коли покупець виявляє бажання повернути товар до магазину.

Для цього він має прийти до магазину з несправним/зіпсованим/таким, що не задовольняє, товаром і попросити менеджера/касира прийняти товар назад.

Касир/менеджер запитує покупця про наявність у нього чека, за яким той придбав товар.

Якщо покупець має при собі чек, то касир/менеджер аналізує дату продажу товару та залежно від того, чи продано товар у поточну зміну, виконує такі операції.

Товар продано сьогодні (у поточну зміну). Касир/Менеджер виконує такі операції:

• Формує документ Чек ККМ з установленою операцією Повернення.
• Вибирає як продаж той чек, за яким було продано товар.
• Дані чека повернення заповнюються даними чека продажу, із зазначенням того продавця, який відповідав за продаж цього товару покупцеві.
• Під час проведення документа програма контролює коректність повернення товару за зазначеним чеком. Тобто касир/менеджер не може зафіксувати оформлення повернення товару за тим продавцем, який фактично не продавав цей товар.

У разі успішної перевірки оформлюються та підписуються всі необхідні документи.

Товар продано в попередні дні (документи закриття зміни вже оформлено).

• Касир/менеджер оформлює відповідні документи з повернення, використовуючи сервіс Повернення товарів від роздрібного покупця.
• Під час заповнення табличної частини Товари зазначається товар і документ Чек ККМ, наданий покупцем.
• Відповідно до даних, зазначених у чеку, заповнюється інформація про продавця.
• Програма контролює правильність зазначення продавця. Якщо контроль виконано успішно, то формуються та роздруковуються всі необхідні документи.

У разі якщо покупець не може надати документ Чек ККМ, під час оформлення повернення зазначається той документ Звіт про роздрібні продажі, яким було зафіксовано продаж цього товару.

Якщо в документі Звіт про роздрібні продажі наявний лише один рядок продажу зазначеного товару, то дані про продавця товару заповнюються з цього рядка. Якщо рядків продажу одного товару кілька, то користувачеві надається можливість вибору рядка, за яким потрібно заповнити рядок повернення.

Контроль інформації про продавця в цьому випадку не здійснюється, оскільки гарантувати коректність контролю за документом Звіт про роздрібні продажі неможливо. Далі, як і в попередньому випадку, роздруковується необхідний пакет документів, що оформлюється під час повернення товару.

Під час оформлення повернення товарів за оптового продажу контроль заповнення інформації про продавців у документах повернення не здійснюється.

Якщо торговельне підприємство оцінює роботу продавців без урахування повернень за їхніми продажами, то в документах повернення інформацію про продавців товарів можна не заповнювати.

Аналіз особистих продажів продавця

Для аналізу як особистих, так і знеособлених продажів передбачено звіт Продажі, що відображає суму продажів, кількість проданих товарів, середню вартість проданих товарів. Цей звіт може бути деталізований до рівня особистих продажів продавця.