Планування використання ресурсів підприємства

1. Фіксація часу проведення заходів у приміщеннях на території підприємства, що дає змогу резервувати приміщення

1.1. Планування зайнятості приміщень

1.2. Резервування приміщень

1.3. Звітність щодо планування займаних приміщень

2. Фіксація часу, коли співробітник задіяний у будь-якому заході або зустрічі

2.1. Планування участі працівників у заходах і зустрічах

2.2. Реєстрація факту планування зайнятості працівників у заходах і зустрічах

2.3. Звітність щодо планування зайнятості працівників

3. Фіксація інформації про заплановані, але ще не затверджені відпустки. Планування (складання графіка) відпусток

У статті описано механізм планування використання ресурсів у конфігурації «Зарплата та Управління Персоналом для України», редакція 2.1. Інформація, наведена в цій статті, також актуальна для конфігурації «Управління виробничим персоналом для України», редакція 1.3.

Механізм планування використання ресурсів дає змогу планувати та контролювати зайнятість приміщень для проведення заходів і можливість використання трудових ресурсів для виконання тих чи інших завдань. Порядок розгляду питань:

1. Фіксація часу проведення заходів у приміщеннях на території підприємства, що дає змогу резервувати приміщення.

   1.1. Планування зайнятості приміщень.

   1.2. Резервування приміщень.

   1.3. Звітність щодо планування займаних приміщень.

2. Фіксація часу, коли співробітник задіяний у будь-якому заході або зустрічі.

   2.1. Планування участі працівників у заходах і зустрічах.

   2.2. Реєстрація факту планування зайнятості працівників у заходах і зустрічах.

   2.3. Звітність щодо планування зайнятості працівників.

3. Фіксація інформації про заплановані, але ще не затверджені відпустки. Планування (складання графіка) відпусток.

1. Фіксація часу проведення заходів у приміщеннях на території підприємства, що дає змогу резервувати приміщення

1.1. Планування зайнятості приміщень

Перелік можливих місць проведення заходів і зустрічей, у розрізі яких здійснюється планування зайнятості приміщень, зберігається в довідниках «Території» та «Приміщення» (Рис. 1).

Рисунок 1 – довідники «Території» та «Приміщення»

Довідник «Приміщення» є підпорядкованим довіднику «Території» і автоматично заповнюється під час заповнення табличної частини елемента цього довідника. У формі елемента довідника «Території» також можна переглянути та відредагувати список приміщень, розташованих на цій території.

1.2. Резервування приміщень

Приміщення, у якому планується проведення зустрічі, зазначається в документі «Подія» на вкладці «Додатково», при цьому вид події в документі має бути «Особиста зустріч». Цей документ також може запланувати зайнятість працівників під час зустрічі (докладніше описано в підрозділі «2.2. Реєстрація факту планування зайнятості працівників у заходах і зустрічах»). Під час проведення документа відбувається перевірка, чи вільне приміщення на час проведення зустрічі. Якщо помилок під час перевірки не виявлено, то дані про зайнятість приміщень записуються до регістру відомостей «Планована зайнятість приміщень» (Рис. 2).

Рисунок 2 – запис до регістру відомостей «Планована зайнятість приміщень» під час проведення документа «Подія»

Документ «Резервування приміщень» також призначений для фіксації періодів зайнятості приміщень підприємства для проведення різних заходів. У документі зазначається список приміщень (допускається зазначати приміщення різних територій підприємства), зайняті приміщення або недоступні (наприклад, закриваються на ремонт), а також строк, на який вони займаються. Під час проведення документа відбувається перевірка, чи вільне приміщення на час проведення заходу. Якщо помилок під час перевірки не виявлено, то дані про зайнятість приміщень записуються до регістру відомостей «Планована зайнятість приміщень» (Рис. 3).

Рисунок 3 – запис до регістру відомостей «Планована зайнятість приміщень» під час проведення документа «Резервування приміщень»

Після проведення документа можна переглянути список приміщень, які зайняті на час проведення запланованого заходу, за допомогою кнопки «Діаграма» (Рис. 4).

Рисунок 4 – друкована форма документа «Резервування приміщень»

1.3. Звітність щодо планування займаних приміщень

Інформацію про зайнятість приміщень підприємства можна отримати за допомогою звітів:

• «Планована зайнятість приміщень» (Рис. 5). Звіт формується у вигляді діаграми, на якій прямокутниками показано періоди зайнятості різних приміщень;
• 
  Рисунок 5 – звіт «Планована зайнятість приміщень»
  
  
• «Список вільних приміщень» (Рис. 6).
• 
  Рисунок 6 – звіт «Список вільних приміщень»

2. Фіксація часу, коли співробітник задіяний у будь-якому заході або зустрічі

2.1. Планування участі працівників у заходах і зустрічах

Під час планування зайнятості працівників фіксуються не лише періоди, коли працівники задіяні в заходах, а й те, у якому заході та в якості кого (учасника, відповідального, слухача) задіяний співробітник. Список проведених заходів, у яких можуть бути задіяні співробітники підприємства, зайнятість яких необхідно планувати, створюється в довіднику «Заходи». В елементі довідника міститься інформація про строки проведення заходу. Інформація про регламент заходу зазначається в табличній частині елемента довідника «Заходи» та автоматично фіксується в підпорядкованому довіднику «Склад заходу» (Рис. 7).

Рисунок 7 – довідники «Заходи» та «Склад заходу»

2.2. Реєстрація факту планування зайнятості працівників у заходах і зустрічах

Планування зайнятості працівників у заходах здійснюється документом «Участь у заходах». У документі для кожного працівника зазначаються ті складові заходу, у яких він бере участь, і в якості кого він бере участь (слухач, учасник або відповідальний). Під час проведення документа виконується перевірка, чи не зайняті працівники одночасно в кількох складових заходу або на інших заходах, а також чи немає на цей період затверджених відпусток. Якщо помилок під час перевірки не виявлено, то дані записуються до регістру відомостей «Подієвий план зайнятості фізосіб» (Рис. 8)

Рисунок 8 – запис до регістру відомостей «Подієвий план зайнятості фізосіб» під час проведення документа «Участь у заходах»

Після проведення документа можна переглянути список працівників, зайнятих у заході, за допомогою кнопки «Діаграма» (Рис. 9).

Рисунок 9 – друкована форма документа «Участь у заходах»

Планування зустрічей, у яких задіяні працівники, здійснюється документом «Подія» з видом операції «Особиста зустріч». Новий документ «Подія» може бути створено:

• за допомогою обробки «Менеджер контактів» (Рис. 10);
• 
  Рисунок 10 – створення документа «Подія» за допомогою обробки «Менеджер контактів»
  
  
• за допомогою інструмента «Набір персоналу» (Рис. 11);
• 
  Рисунок 11 – створення документа «Подія» за допомогою інструмента «Набір персоналу»
  
  
• незалежно. У журналі документів «Подія» за піктограмою «Додати» (Рис. 12).
• 
  Рисунок 12 – створення документа «Подія» за допомогою піктограми в журналі документів «Подія»

У шапці документа «Подія» зазначається «Стан» події, який можна класифікувати на три категорії:

• подію заплановано;
• подію завершено;
• подію скасовано.

На вкладці «Загальні» документа «Подія» зазначаються дата й час початку та закінчення зустрічі, а на вкладці «Учасники» зазначається список працівників, які братимуть участь у зустрічі. Під час проведення документа здійснюється контроль: чи не заплановано для працівника участь у заході або затверджену відпустку.

Рисунок 13 – регістр відомостей «Збір даних для планування зайнятості фізосіб»

Після проведення документа можна переглянути список працівників, запланованих під час проведення зустрічі, за допомогою кнопки «Діаграма» (Рис. 14).

Рисунок 14 – друкована форма документа «Подія»

2.3. Звітність щодо планування зайнятості працівників

Аналіз планованої зайнятості працівників і затверджених планів можна здійснити, використовуючи звіти:

• «Участь працівників у заходах» (Рис. 15);
• 
  Рисунок 15 – звіт «Участь працівників у заходах»
  
  
• «Планована зайнятість працівників (затверджена)» (Рис. 16);
• 
  Рисунок 16 – звіт «Планована зайнятість працівників (затверджена)»
  
  
• «Список намічених зустрічей» (Рис. 17).
• 
  Рисунок 17 – звіт «Список намічених зустрічей»

3. Фіксація інформації про заплановані, але ще не затверджені відпустки. Планування (складання графіка) відпусток

Планування відпусток працівників підприємства здійснюється за допомогою документа «Планування відпустки». Докладніше про планування відпусток, а також їхніх графіків описано в статті «Планування відпусток».