Послідовність введення інформації для заповнення звіту за формою № 1ДФ

Наведені в методиках рекомендації моделювалися в конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0. Методика актуальна для конфігурації «Зарплата і кадри для бюджетних установ України», редакція 1.0.

У статті описано послідовність заповнення регламентованого звіту за формою № 1ДФ даними:

I. Щодо заробітної плати.

II. Щодо розрахунків з контрагентами-фізичними особами.

I. Для коректного заповнення регламентованого звіту № 1ДФ даними щодо заробітної плати, нарахованої та виплаченої працівникам організації, необхідне виконання таких умов:

1. Працівника внесено до довідника «Фізичні особи», при цьому в картці фізичної особи заповнено поле «Код за ДРФО».
2. Працівник зареєстрований у довіднику «Працівники організації» і прийнятий на роботу — оформлено документ «Прийняття на роботу в організацію».
3. Для працівника зареєстровано наявність пільг з податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) — оформлено документ «Заява на застосування пільги ПДФО». Якщо пільги відсутні, введення зазначеного документа необов'язкове.
4. Факт нарахування заробітної плати зареєстровано документом «Нарахування зарплати працівникам організації». При цьому на вкладці «ПДФО» розраховано суму ПДФО.
5. Фактичну виплату заробітної плати працівникові оформлено:
   • відомістю на виплату — документ «Зарплата до виплати організацій» з видом виплати «Черговая виплата» (під час виплати заробітної плати), «Аванс» або «Аванс (фіксованою сумою)» (під час виплати авансу);
   • платіжними документами — документи «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Виплата заробітної плати за відомостями» або «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування заробітної плати», із зазначеною відомістю на виплату заробітної плати.
6. Факт сплати ПДФО до бюджету оформлено документом «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування податку» та зазначеною відомістю на виплату заробітної плати.

Документ «Платіжне доручення вихідне» можна оформити на підставі документа «Зарплата до виплати організацій» або обробкою «Формування платіжних документів за внесками до фондів». Для автоматичного формування платіжних документів за допомогою обробки «Формування платіжних документів за внесками до фондів» необхідно заповнити регістр відомостей «Параметри платіжних документів за внесками до фондів». Докладніше описано в статті «Підготовка інформаційної бази для автоматичного формування платіжних документів до фондів».

II. Для коректного заповнення регламентованого звіту № 1ДФ даними щодо розрахунків з контрагентами-фізичними особами, необхідне виконання таких умов:

1. Контрагент зареєстрований у довіднику «Контрагенти», при цьому в картці контрагента зазначено вид контрагента «Фіз. особа» і заповнено поле «Код за ЄДРПОУ».
2. Факт наявності розрахунків з контрагентом реєструється документом «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ».
Документ «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ» можна заповнити:

• Автоматично за кнопкою «Заповнити» з варіантом «Заповнити ФОП» — за документами розрахунків з контрагентами («Надходження товарів і послуг», «Платіжне доручення вихідне» тощо). Докладніше про це написано в консультації «Яким чином відбувається автозаповнення документа «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ»?».
• Вручну, додавши контрагентів-приватних підприємців та встановивши код доходу.

Звернути увагу!!! У конфігурації «Зарплата і Управління Персоналом для України» у документі «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ» можливий ТІЛЬКИ варіант заповнення «Заповнити аліменти», оскільки в цій конфігурації не передбачено ведення взаєморозрахунків з контрагентами. За потреби додати контрагентів — приватних підприємців потрібно вручну.

При цьому можливі ситуації:

• Потрібна лише фіксація доходу, ПДФО підприємство не сплачує.
У документі «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ» слід зазначити контрагента, код доходу та суму доходу. У такому разі під час заповнення звіту за формою № 1ДФ ця сума доходу відобразиться в графах «Сума нарахованого доходу (3а)» і «Сума виплаченого доходу (3)».
Потрібна фіксація і доходу, і податку.
У документі «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ» слід зазначити контрагента, код доходу, суму доходу та суму ПДФО. У такому разі під час заповнення звіту за формою № 1ДФ суми доходу та податку відобразяться в графах «Сума нарахованого доходу (3а)» і «Сума утриманого податку: нараховано (4а)».

Відображено факт перерахування ПДФО. Для цього:

• оформлено відомість — документ «Зарплата до виплати організації» з видом виплати «ПДФО з контрагентів» (відомість може бути введена на підставі документа «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ»);
• оформлено платіжку — документ «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування податку» і зазначеною відомістю на виплату заробітної плати з видом виплати «ПДФО з контрагентів».

Після відображення перерахування суми ПДФО до бюджету під час заповнення звіту за формою № 1ДФ суми доходу та податку відобразяться в графах «Сума виплаченого доходу (3)» і «Сума утриманого податку: перерахованого (4)».

Докладніше з порядком оформлення операції перерахування ПДФО з оплати контрагенту можна ознайомитися в статті «Методика відображення факту перерахування ПДФО з оплати контрагенту».

Для аналізу інформації, що відображена після заповнення звіту за формою № 1ДФ, слід використовувати універсальний звіт за регістром накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО». Докладніше описано в статті «Відображення даних про заробітну плату та аналіз цих даних у звітності».