Послідовність введення інформації для заповнення звіту за формою № 1ДФ

Наведені в методиках рекомендації моделювалися в конфігурації «Бухгалтерія для України», редакція 1.2. Методика актуальна для конфігурацій «Управління виробничим підприємством для України», редакція 1.3 і «Зарплата і управління персоналом для України», редакція 2.1, а також для конфігурації «Управління торговим підприємством для України», редакція 1.2.

У статті буде описано послідовність заповнення регламентованого звіту за формою № 1ДФ даними:

1. За заробітною платою.
2. За розрахунками з контрагентами-фізичними особами.

1. Для коректного заповнення регламентованого звіту за формою № 1ДФ даними щодо заробітної плати, нарахованої та виплаченої працівникам організації, необхідне виконання таких умов:
   1. Працівник має бути внесений до довідника «Фізичні особи» і в картці фізичної особи має бути заповнене поле «Код за ДРФО».
   2. Працівник має бути зареєстрований у довіднику «Працівники організацій» і прийнятий на роботу до організації за допомогою документа «Прийом на роботу до організації».
   3. Для працівника має бути зареєстрована наявність пільг з податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) за допомогою документа «Заява на застосування пільги ПДФО». Якщо пільги відсутні, введення зазначеного документа необов'язкове. Докладніше про методику відображення податкової соціальної пільги описано у статті «Порядок застосування та відображення податкової соціальної пільги». Для конфігурацій «Зарплата і Управління Персоналом для України» та «Управління виробничим підприємством для України» докладний опис наведено у підрозділі «Податкова соціальна пільга» довідника «Праця і заробітна плата».
   4. Факт нарахування заробітної плати має бути зареєстрований документом «Нарахування зарплати працівникам організацій». При цьому на вкладці «ПДФО» має бути розрахована сума ПДФО.
   5. Фактична виплата заробітної плати працівникові має бути оформлена:
      • відомістю на виплату – документ «Зарплата до виплати організацій» з видом виплати «Черговa виплата» (під час виплати заробітної плати), «Аванс» або «Аванс (за попереднім розрахунком)» (під час виплати авансу);
      • платіжними документами - «Видатковий касовий ордер» або «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування заробітної плати» та зазначенням відомості з виплати заробітної плати.
   6. Факт сплати ПДФО до бюджету має бути відображений документом «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування податків/внесків із заробітної плати» (для конфігурацій «Зарплата і Управління Персоналом для України» та «Управління виробничим підприємством для України» вид операції «Перерахування податку») та зазначенням відомості з виплати заробітної плати.

      Документ «Платіжне доручення вихідне» можна створити на підставі документа «Зарплата до виплати організацій» або обробкою «Формування платіжних документів за внесками до фондів». Для автоматичного формування платіжних документів за допомогою обробки «Формування платіжних документів за внесками до фондів» необхідно заповнити регістр відомостей «Параметри платіжних документів за внесками до фондів». Докладніше описано у статті «Підготовка інформаційної бази для автоматичного формування платіжних документів до фондів». Для конфігурацій «Управління торговим підприємством для України», «Зарплата і Управління Персоналом для України» та «Управління виробничим підприємством для України» стаття доступна за посиланням.

    

2. Для коректного заповнення регламентованого звіту за формою № 1ДФ даними щодо розрахунків із контрагентами-фізичними особами необхідне виконання таких умов:
   1. Контрагент має бути зареєстрований у довіднику «Контрагенти», у картці контрагента - зазначений вид контрагента «Фіз. особа» і заповнене поле «Код за ДРФО».
   2. Факт наявності розрахунків із контрагентом має бути зареєстрований документом «Відображення взаєморозрахунків із контрагентами в 1-ДФ».

      Документ «Відображення взаєморозрахунків із контрагентами в 1-ДФ» можна заповнити:

      • Автоматично за кнопкою «Заповнити за ПП» з варіантами:
      • • «За взаєморозрахунками» – даними щодо взаєморозрахунків із контрагентами-фіз.особами, у яких здійснені покупки;
        • «За оплатою» – даними щодо розрахунків із контрагентами-фіз.особами, яким здійснено оплату як постачальникам.

        • Звернути увагу!!!
          Якщо підприємець відвантажив товар/надав послуг на 1000 грн., а сплатили йому лише 300 грн., то під час вибору способу заповнення «За взаєморозрахунками», до документа «Відображення взаєморозрахунків із контрагентами в 1-ДФ» потрапить сума 1000 грн., а під час вибору способу «За оплатою» - 300 грн.

         

      • Вручну: додати контрагентів-приватних підприємців, установивши код доходу.

      Звернути увагу!!! Документ «Відображення взаєморозрахунків із контрагентами в 1-ДФ» має деякі відмінності в заповненні для різних конфігурацій: У конфігураціях «Управління торговим підприємством для України» та «Управління виробничим підприємством для України» є можливість заповнити документ за кнопкою «Заповнити аліменти». Цей варіант передбачений для заповнення інформації про одержувачів аліментів. Докладніше з порядком відображення аліментів можна ознайомитися у статті «Методика відображення операцій з утримання та перерахування аліментів у бухгалтерському обліку». У конфігурації «Зарплата і Управління Персоналом для України» можливий ЛИШЕ варіант заповнення «Заповнити аліменти», оскільки в цій конфігурації не передбачено ведення взаєморозрахунків із контрагентами. За потреби додати контрагентів – приватних підприємців потрібно вручну. У конфігурації «Управління виробничим підприємством для України» варіанти заповнення «За взаєморозрахунками» та «За оплатою» відсутні. Можливі такі варіанти: «Заповнити ВСІХ» (контрагентами-фіз.особами, у яких здійснені покупки, а також контрагентами, яким виплачуються аліменти) і «Заповнити ПП» (лише контрагентами-фіз.особами, у яких здійснені покупки). Тобто реалізовано заповнення лише за нарахованим доходом.

      При цьому можливі ситуації:

      1. Потрібна лише фіксація доходу, ПДФО підприємство не сплачувало.

         У документі «Відображення взаєморозрахунків із контрагентами в 1-ДФ» слід зазначити контрагента, код доходу та суму доходу. У такому разі під час заповнення звіту за формою № 1ДФ ця сума доходу відобразиться у графах «Сума нарахованого доходу (3а)» і «Сума виплаченого доходу (3)».

      2. Потрібна фіксація і доходу, і податку.

         2.1. Нарахування суми податку (Дт рахунок взаєморозрахунків Кт 6411) здійснюється одним із документів:

      • документом «Операція (бухгалтерський і податковий облік)». Докладніше з роботою цього документа можна ознайомитися у статті «Ручні операції регламентованого обліку»;
      • документом «Коригування боргу» з видом операції «Зміна (формування) заборгованості». Про створення цього проведення докладніше описано у статті «Відображення операції оренди автомобіля у фізичної особи».

      Звернути увагу!!!
      У конфігурації «Зарплата і Управління Персоналом для України» нарахування суми податку здійснюється безпосередньо документом «Відображення взаєморозрахунків із контрагентами в 1-ДФ» (див. п. 2.2.).

       

      2.2. Реєстрація даних про доходи та суми податку для відображення у звіті за формою № 1ДФ здійснюється документом «Відображення взаєморозрахунків із контрагентами в 1-ДФ», у якому слід зазначити контрагента, код доходу, суму доходу та суму ПДФО. У такому разі під час заповнення звіту за формою № 1ДФ суми доходу та податку відобразяться у графах «Сума нарахованого доходу (3а)» і «Сума утриманого податку: нараховано (4а)».

      Докладніше з порядком оформлення операції перерахування ПДФО з оплати контрагенту в конфігураціях «Бухгалтерія для України» та «Управління торговим підприємством для України» можна ознайомитися у статті «Методика відображення факту перерахування ПДФО з оплати контрагенту».

      ВАЖЛИВО!!!
      Під час проведення документа «Відображення взаєморозрахунків із контрагентами в 1-ДФ» слід звернути увагу на дату документа та період нарахування. Ці реквізити мають відповідати тому періоду, у якому буде сформований звіт за формою № 1ДФ.

    

3. Має бути відображений факт перерахування ПДФО. Для цього слід:
   • оформити документ «Зарплата до виплати організацій» з видом виплати «ПДФО контрагентам» (у конфігураціях «Зарплата і Управління Персоналом для України» та «Управління виробничим підприємством для України» з видом виплати «ПДФО з контрагентів»). Відомість може бути введена на підставі документа «Відображення взаєморозрахунків із контрагентами в 1-ДФ»;
   • відобразити перерахування ПДФО документом «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування податків/внесків із заробітної плати» та зазначенням відомості з виплати заробітної плати з видом виплати «ПДФО контрагентам». Документ «Платіжне доручення вихідне» можна створити на підставі документа «Зарплата до виплати організацій» або обробкою «Формування платіжних документів за внесками до фондів» (див. п.6 розділу I).

   Після відображення перерахування суми ПДФО до бюджету, під час заповнення звіту за формою № 1ДФ суми доходу та податку відобразяться у графах «Сума виплаченого доходу (3)» і «Сума утриманого податку: перерахованого (4)».

ВАЖЛИВО!!!
Під час проведення документа «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування податків/внесків із заробітної плати» слід звернути увагу на дату оплати. Дата має бути встановлена за фактом перерахування податку. При цьому, якщо дата оплати встановлена 01.04, то дані щодо виплати у звіті за формою № 1ДФ (колонки 3 і 4) будуть відображені у другому кварталі, а не в першому. Правило включати до звіту суми доходів звітного кварталу, виплачені в наступному кварталі, стосується ВИКЛЮЧНО доходів у вигляді заробітної плати (код доходів – 101). Розрахунки з контрагентами-постачальниками, а також операції перерахування аліментів не є заробітною платою.

Для аналізу інформації, яка відображена після заповнення звіту за формою № 1ДФ, слід використовувати універсальний звіт за регістром накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО». Докладніше описано у статті «Відображення даних про заробітну плату та аналіз цих даних у звітності».