Принципи та механізми реалізації підсистеми обліку грошових коштів і розрахунків із підзвітними особами

Відображення кожного руху ГК окремим документом

Зв'язок з обліком розрахунків із контрагентами

Поетапне відображення операцій

Важливо!!!

Контроль залишку грошових коштів

Основні розрізи аналітичного обліку

Рахунки обліку грошових коштів

Особливості податкового обліку

Відображення кожного руху ГК окремим документом

У прикладному рішенні для відображення будь-якої події з грошовими коштами використовується окремий примірник відповідного документа. Тобто кожен платіж у системі може відображатися в облікових механізмах за правилами, визначеними індивідуально для нього. Аналогічно касовим операціям, де кожне надходження та списання грошових коштів відображається окремим касовим ордером, — кожне надходження та списання безготівкових грошових коштів також оформлюється окремим документом. Класифікація рухів визначається видом операції грошового документа. Від обраного виду операції залежить і форма документа, і склад необхідних для заповнення реквізитів, і сформовані рухи в облікових регістрах.

До основних документів оперативного обліку належать документи виду:

• Прибутковий касовий ордер;

• Видатковий касовий ордер;

• Платіжне доручення вхідне;

• Платіжне доручення вихідне.

Зв'язок з обліком розрахунків із контрагентами

Підсистема обліку грошових коштів тісно пов'язана з обліком взаєморозрахунків із контрагентами. Тобто під час відображення оплати, пов'язаної з розрахунками за контрагентами, слід заповнювати документи оплати з урахуванням деталізації взаєморозрахунків за договорами контрагента. Отриману або відправлену оплату потрібно точно співвіднести з торговельними операціями, за якими здійснюється розрахунок. Причому в документах є можливість указати не один договір (розрахунковий документ), а цілий їх список, тобто розбити суму платежу за кількома обліковими аналітиками. Вибір варіанта відображення налаштовується за допомогою кнопки "Список" у командній панелі документа. Якщо розрахунки за договором ведуться в розрізі розрахункових документів, а в грошовому документі немає посилання на вихідний розрахунковий документ, то така операція завжди трактуватиметься як авансовий платіж, а платіжний документ стає новим розрахунковим документом. Аванс закриватиметься товарними документами з посиланням на цей платіжний документ.

Поетапне відображення операцій

Важливим принципом обліку грошових коштів є можливість відображення операцій з руху безготівкових ГК у два етапи:

• спочатку оформлюються первинні документи для реєстрації намірів оплати. Наприклад, формується "Платіжне доручення вихідне" на оплату постачальнику,

• під час виконання фактичного руху коштів (списання або оприбуткування грошових коштів) у сформованих документах ставиться позначка про здійснення операції.

Ця можливість передбачена лише в платіжних дорученнях. Після виконання першого етапу первинні документи мають статус "неоплачених". При цьому документ не можна провести, а можна лише записати до бази. Відображення факту здійснення операції виконується спеціальною позначкою "Оплачено" у цих самих документах, після чого документ підлягає проведенню. Тобто первинні документи слугують як для зазначення намірів щодо зміни залишків ГК, так і для зазначення фактичного виконання операції. Завдяки цьому відображення операцій із грошовими коштами можна виконувати одним із двох способів:

• фіксувати існування проміжку часу між оформленням первинних документів і фактичним рухом грошових коштів — при цьому дати документа й оплати відрізняються, робота з одним і тим самим документом може вестися в різні моменти часу;

Рис.20. Керування документами

• обидві події відображати одночасно — у цьому випадку дати документа й оплати збігаються, документ заповнюється один раз.

За будь-якого способу відображення господарська операція повинна виконуватися одним платіжним документом. Поетапне виконання зводиться до того, що користувач двічі працює з одним і тим самим документом.

Важливо!!!

Без установленого прапорця "Оплачено" документ не може бути проведений, а лише записаний (зареєстрований). Установлення прапорця можна виконати як вручну (інтерактивно), так і автоматично за допомогою обробки "Виписка банку".

Контроль залишку грошових коштів

Під час проведення платіжних документів із увімкненим прапорцем "Оплачено" здійснюється контроль залишку грошових коштів:

• сума платежу порівнюється із залишком на зазначеному розрахунковому рахунку на рахунку бухгалтерського обліку грошових коштів;

• контроль має інформативний характер, тобто відсутність залишку коштів не впливає на можливість проведення документа. Система лише видає повідомлення про перевищення суми платежу над залишком.

Основні розрізи аналітичного обліку

Основним розрізом аналітичного обліку руху безготівкових грошових коштів є банківські рахунки організацій. Перелік банківських рахунків усіх юридичних і фізичних осіб: власних організацій та сторонніх контрагентів зберігається в довіднику "Банківські рахунки". Довідник "Банківські рахунки" підпорядкований довідникам "Організації" та "Контрагенти".

Для кожної власної організації або контрагента можна вказати так званий "Основний" банківський рахунок, який підставлятиметься за замовчуванням у платіжні документи. Для заповнення реквізитів банку використовується допоміжний довідник "Банки", який може бути заповнений добором із класифікатора банків або вручну.

Рис.21. Банківські рахунки

У довіднику "Банківські рахунки" значення реквізиту "Вид рахунку" не накладає жодних обмежень на відображення операцій за цим рахунком і має суто інформаційне значення. Вид указується відповідно до вимог складання довідок про розрахункові рахунки. Валюта, у якій відкрито розрахунковий рахунок, може бути вибрана будь-яка з раніше зареєстрованих у довіднику "Валюти", але лише одна. Якщо валюта рахунку відрізняється від гривні, то стає доступним для редагування реквізит, до якого вноситься номер і дата оформлення дозволу національного банку на відкриття рахунку в іноземній валюті. У разі встановлення прапорця "Указувати суму без копійок, якщо вона в цілих грошових одиницях" сума в цілих грошових одиницях у платіжному дорученні буде надрукована зі знаком "=". Наприклад, сума 20 гривень, якщо прапорець установлено, буде надрукована як "Двадцять гривень =", а в другому випадку як "Двадцять гривень 00 копійок".

Для банківських рахунків контрагентів у формі елемента довідника є поле "Текст призначення платежу". Внесений у це поле текст буде за замовчуванням підставлятися в платіжні доручення для формування друкованої форми.

Для аналізу отриманих грошових коштів і здійснених витрат у конфігурації передбачена можливість ведення обліку руху готівкових і безготівкових ГК у розрізі статей руху грошових коштів. Список статей зберігається в довіднику "Статті руху грошових коштів", який наповнюється користувачем, виходячи з потреб підприємства. Статті руху грошових коштів обираються користувачем вручну в платіжних документах.

Рис.22. Статті руху та призначення використання ГК

Аналітика "Статті руху грошових коштів" є оборотною, тобто за об'єктом аналітики зберігаються обороти за період, але не зберігаються залишки. Організований таким чином аналітичний облік дає змогу відображати в системі надходження грошових коштів за одними статтями руху, а списання за іншими — при цьому не "зависають" залишки за об'єктами аналітики, оскільки їх облік фізично не ведеться.

Крім того, для формування спеціальної звітності за напрямами використання готівкових грошових коштів (журнал реєстрації ордерів) ведеться облік готівкових грошових коштів у розрізі елементів довідника "Призначення готівкових грошових коштів". Елементи довідника використовуються для заповнення відповідного реквізиту в касових ордерах. Це використовується для побудови звіту "Касова книга" з видом звіту "Журнал реєстрації прибуткових ордерів" або "Журнал реєстрації видаткових ордерів".

Аналітичний облік готівкових грошових коштів ведеться лише в розрізі оборотів за статтями руху грошових коштів. Однак якщо в організації є віддалені структурні одиниці, де ведеться облік готівкових коштів, то є

• можливість вести аналітичний облік готівкових коштів у розрізі "Відокремлених підрозділів без утворення юр. особи". Для цього потрібно:

• у формі налаштування параметрів обліку, на вкладці "Інший аналітичний облік" увімкнути прапорець "Вести аналітичний облік грошових коштів за відокремленими підрозділами". При цьому на рахунках 301 і 302 І буде додано субконто "Відокремлені підрозділи без утв. юр. особи";

Рис.23. Налаштування параметрів обліку

• в обліковій політиці конкретної організації, на вкладці "Бухгалтерський і податковий облік" увімкнути прапорець "Вести облік грошових коштів за відокремленими підрозділами":

• у цьому випадку в касових документах будуть доступні реквізити для вибору відокремлених підрозділів;

• перелік відокремлених підрозділів конкретної організації задається у "відокремлені підрозділи організацій".

Рахунки обліку грошових коштів

Облік грошових коштів ведеться на рахунках планів рахунків бухгалтерського обліку:

"301" і "302" рахунки — каса в національній та іноземній валюті відповідно, у розрізі руху статей ГК;

"311" і "312" — поточні рахунки в національній та іноземній валюті відповідно, у розрізі банківських рахунків і статей руху ГК;

"313" і "314" — інші рахунки в банку в національній та іноземній валюті відповідно, у розрізі банківських рахунків і статей руху ГК;

"333" і "334" — грошові кошти в дорозі в іноземній та національній валюті відповідно, у розрізі контрагентів.

Грошові кошти у валюті, відмінній від регламентованої, обліковуються на рахунках з ознакою ведення валютного обліку. Ця тема розглядається в розділі, присвяченому операціям в іноземній валюті.

Особливості податкового обліку

Формування платіжними документами проведень з ПДВ залежить від варіанта ведення податкового обліку за конкретним договором із контрагентом:

• якщо в договорі встановлено прапорець "Складний облік ПДВ", то платіжні документи не формують таких проведень. Проведення з ПДВ формуються за відвантажувальними документами. А наприкінці податкового періоду незакриті аванси реєструються в податковому обліку спеціальним документом. Докладніше це розглядається в розділах, присвячених опису обліку взаєморозрахунків і обліку ПДВ;

• якщо прапорець у договорі не встановлено, то платіжні документи формують проведення з ПДВ залежно від "події" ПДВ (розрахованої автоматично) та "податкового призначення ПДВ" (указаного користувачем).

У платіжних документах є низка операцій, не пов'язаних із розрахунками за договорами з контрагентами. У цьому випадку за платіжним документом не виникає очікуваного ПДВ. Однак платіжні документи можуть брати участь у накопиченні доходів і витрат, тобто у формуванні проведень за рахунками 7 і 9 класу. Наприклад, надходження роздрібної виручки, витрати на розрахунково-касове обслуговування банків тощо. Для відображення таких операцій у податковому обліку (з податку на прибуток) передбачено параметр "Податкове призначення (доходів і витрат)".