Реєстрація отриманого рахунку на оплату

Закріплення попередньої домовленості про придбання товарів у постачальника здійснюється документом "Рахунок на оплату постачальника".

Документ «Рахунок на оплату постачальника»

З погляду обліку в конфігурації реєстрація рахунку постачальника в більшості випадків не є обов'язковою. Переважно необхідність формування документа зумовлена прийнятим на підприємстві документообігом. У конфігурації створення документа необхідне лише тоді, коли облік взаєморозрахунків із контрагентом у межах певного договору встановлюється «За рахунками». Тоді рахунок стає обов'язковою додатковою аналітикою взаєморозрахунків (угодою). У такій ситуації оформлення будь-якої господарської операції в межах такого договору повинно починатися з реєстрації рахунку постачальника, і всі документи руху грошей і товарів у такій угоді обов'язково повинні посилатися на цей рахунок.

Більше жодного функціонального навантаження рахунок не несе, тобто за рахунком не контролюється оплата, не резервується товар на складі, не відстежується актуальний стан рахунку, якщо були часткові надходження тощо.

Якщо ж є потреба фіксувати рахунок від постачальника, спираючись на раніше зареєстроване в інформаційній базі замовлення від нього, то його можна буде ввести на підставі документа "Замовлення постачальнику". Але цей документ не повинен використовуватися як підстава ("Угода") у подальших товарних документах за господарською операцією.

Документ має дві друковані форми — за найменуваннями номенклатури підприємства та за найменуваннями номенклатури, прийнятими у постачальника. Другий варіант можливий, якщо для введених товарних позицій у регістрі відомостей "Номенклатура контрагентів" зафіксовано класифікатор товарів за даними контрагентів.

Під час формування документа можна використовувати таку сервісну функцію програми, як візуальне порівняння цін на товари, зазначених у рахунку, з плановою обліковою собівартістю цих товарів. Налаштування такої можливості виконується за кнопкою "Ціни та валюта" — увімкнути прапорець "Використовувати планову собівартість". У документі з'являються додаткові колонки, що інформують про значення планової собівартості та про відхилення від ціни постачальника. Крім того, розраховується підсумкове відхилення за всією накладною суми, розрахованої за плановою собівартістю, від суми, розрахованої за цінами постачальника. Порядок встановлення цін планової собівартості розглядається в розділі "Ціноутворення".

Аналіз інформації за сформованим рахунком можна провести лише за наявності товарно-грошових рухів із посиланням на цей рахунок. Наприклад, щоб визначити, якими документами надходив товар за рахунком і в якій кількості, потрібно відповідним чином налаштувати звіт "Відомість за товарами на складах":

• на вкладці "Загальні" встановити прапорець "Виводити детальні записи";

• на вкладці "Додаткові поля" додати "Документ руху (Реєстратор)".

• на вкладці "Відбір" значенням параметра "Документ руху (Реєстратор). Угода" встановити потрібний рахунок.

За такого налаштування буде виведено список товарів, що надійшли в межах потрібного рахунку, у розрізі документів надходження. Тобто буде видно і загальну кількість товару, що надійшов, і кількість у розрізі документів, якщо надходжень було кілька. Але жодним звітом не можна буде проаналізувати, наскільки збігаються дані рахунку та дані реального надходження: чи відповідають ціни фактичного надходження попередній домовленості, чи надійшла повна кількість товару або ще є позиції, що не надійшли, тощо.

Заборгованість у розрізі угод можна проаналізувати звітом "Відомість за взаєморозрахунками з контрагентами", якщо додати додаткове групування "Угода". Можна також встановити відбір за потрібними документами, встановивши як значення параметра відбору "Угода" потрібний рахунок або список рахунків. Але знову ж таки — звіт не виводить інформації про суму рахунку, буде виведено інформацію про суми товарно-грошових документів, сформованих у межах цієї угоди.