Відображення господарських операцій, що змінюють взаєморозрахунки з контрагентами.

Відображення взаєморозрахунків з постачальниками

Зміни фактичного та запланованого стану взаєморозрахунків з контрагентами в типовій конфігурації виникають під час проведення товарних і грошових документів. Усю роботу щодо взаєморозрахунків у їхніх формах уніфіковано — тобто використовуються однакові за змістом, ідентифікацією та розташуванням реквізити й елементи керування.

На рисунку виділено реквізити, що керують взаєморозрахунками, до яких можна віднести: "Організація", "Контрагент", "Договір", "Угода", "Документ розрахунків з контрагентами".

Керування розрахунками в документах

Заповнення реквізитів "Організація", "Контрагент" і "Договір" завжди обов'язкове. Необхідність заповнення реквізиту "Угода" та "Документ розрахунків з контрагентами" визначається видом договору й подією господарської операції.

Описані вище прийоми діють для всіх товарних і грошових документів, забезпечуючи автоматичну зміну стану взаєморозрахунків залежно від контексту господарської операції. Але в деяких випадках необхідне ручне коригування взаєморозрахунків. Наприклад, для відображення взаємозаліку, списання безнадійної заборгованості тощо. Для цього призначений спеціальний документ виду "Коригування боргу".

Приведення сум заборгованостей контрагентів у валюті управлінського обліку до єдиного курсу виконується документом "Переоцінка валютних коштів". При цьому суми у валюті договору не змінюються, а їх еквівалент у валюті управлінського обліку розраховується за курсом, що діє на дату переоцінки. Курс береться з історії валюти (регістр відомостей "Курси валют"). Різниця, що виникає під час перерахунку, коригується окремими записами, але до витрат або доходів підприємства не відноситься. Під час деталізації взаєморозрахункових звітів до документа руху можна побачити ці суми за контрагентами.

Аналіз взаєморозрахунків.

Відображення взаєморозрахунків з постачальниками

Операції з постачальниками визначаються насамперед видом договору, у межах якого вони відображаються. Вид договору має бути встановлений "З постачальником". Крім того, може використовуватися вид договору "Бартерний", але в цьому разі заборгованість закривається не грошима, а зустрічним постачанням товарів або послуг.

Під час відображення операцій придбання ТМЦ та оплати за придбані ТМЦ (послуги) виникають зміни взаєморозрахункового сальдо (заборгованості) з постачальниками. Операції придбання ТМЦ (отримання послуг) збільшують борг підприємства перед постачальником (або зменшують борг постачальника перед підприємством). А оплата постачальнику зменшує борг підприємства перед постачальником (або збільшує борг постачальника перед підприємством).

У межах типової конфігурації заборгованість розглядається стосовно підприємства — борг стосовно підприємства збільшується або зменшується.. Тому борг постачальнику в межах конфігурації трактується як від'ємна заборгованість (кредиторська), а борг постачальника перед підприємством (наприклад, у разі передоплати) — це додатна (дебіторська) заборгованість. Якщо в межах договору визначено параметри контролю дебіторської заборгованості, то для договору з постачальником це означає, що контролюватимуться операції оплати. Якщо встановлено максимальну суму дебіторської заборгованості, то під час проведення документів оплати постачальнику в "оперативному" режимі виконуватиметься контроль щодо перевищення цієї суми. У разі, якщо загальна сума (та, що була на момент формування документа, + та, що зазначена в грошовому документі) перевищує максимально встановлену, то документ оплати не буде проведено з видачею відповідного повідомлення.

Жодних специфічних правил для відображення операцій з постачальниками немає. Потрібно дотримуватися загального порядку відображення взаєморозрахунків — у межах однієї господарської операції документи повинні мати посилання на однаковий договір та угоду (якщо це визначається видом взаєморозрахунків за договором).

Важливо! Операції отримання зворотної тари та товарів на комісію не відображаються у взаєморозрахунках. Ці дані зберігаються у спеціальних "товарних" регістрах. Лише в момент оформлення звіту комітенту про продані товари змінюється взаєморозрахункова сума, виникає "від'ємна" заборгованість перед комітентом. За зворотною тарою заборгованість виникає лише в разі неможливості її повернення, якщо оформлюється спеціальний документ "Коригування боргу за зворотною тарою".

Під час проведення документів*, що відображають операції з постачальниками, реєструється така інформація:

• Під час надходження від постачальника ТМЦ або послуг (документом "Надходження товарів і послуг") зменшується борг постачальника (витрата в регістрі накопичення залишків "Взаєморозрахунки з контрагентами");

• Під час повернення товарів постачальнику (документом "Повернення товарів постачальнику") збільшується борг постачальника (витрата "сторно" в регістрі накопичення залишків "Взаєморозрахунки з контрагентами");

• Під час оплати постачальнику ("Платіжне доручення вихідне" або "Видатковий касовий ордер", вид операції "Оплата постачальнику") збільшується борг постачальника (надходження в регістрі накопичення залишків "Взаєморозрахунки з контрагентами");

• Під час повернення постачальником надмірно перерахованої суми ("Платіжне доручення вхідне" або "Прибутковий касовий ордер", вид операції "Повернення грошових коштів постачальником") зменшується борг постачальника (надходження "сторно" в регістрі накопичення залишків "Взаєморозрахунки з контрагентами").

Аналіз взаєморозрахунків (суми заборгованості) можна виконати за допомогою низки звітів, Кінцеве сальдо на деякий момент часу можна отримати за допомогою звіту "Заборгованість за контрагентами" . Обороти взаєморозрахункових операцій у сумовому еквіваленті за деякий період можна проаналізувати звітом "Відомість за взаєморозрахунками з контрагентами". Візуалізацію заборгованості у вигляді діаграми, гістограми, графіка або інше можна отримати за допомогою звіту "Кредиторська заборгованість — діаграма". Але оскільки всі розрахунки зберігаються в одному регістрі накопичення, то у цих звітах за замовчуванням виводиться інформація і про постачальників, і про покупців. Для того щоб отримати звіт лише за постачальниками, потрібно в налаштуваннях звіту встановити відбір "Договір контрагента. Вид договору" = "З постачальником".

Аналіз заборгованості

Якщо потрібна деталізація за договорами, то потрібно встановити групування другого рівня за "Договором контрагента" у звіті.

Аналіз взаєморозрахунків

На картинці показано звіт із встановленим групуванням за контрагентом, договором та угодою. Якщо взаєморозрахунки ведуться "За договором у цілому", то поле угоди залишається порожнім (контрагент "Нива, ЧП"). Крім того, введено додаткове поле "Документ руху. Реєстратор", що дає змогу бачити не лише суми оборотів, а й документи, якими відображалися операції. Суми заборгованості виводяться у двох валютах —” валюті договору та валюті взаєморозрахунків. Оскільки валютний курс у моменти відображення кроків господарської операції може відрізнятися, то може виникати курсова різниця. Такі "хвости" закриваються документом "Переоцінка валютних коштів", якщо встановлено прапорець "Переоцінювати взаєморозрахунки з контрагентами".