Взаєморозрахунки з підзвітними особами. Особливості управлінського обліку.

У цій підсистемі конфігурації здійснюється ведення документообігу, обліку та аналізу взаєморозрахунків з підзвітними особами. У підсистемі також застосовується поняття валюти взаєморозрахунків. Але якщо під час розрахунків з контрагентами застосовувалася валюта, записана в договорах ще до того, як почнуться торговельні дії, то з підзвітними особами валюта взаєморозрахунків встановлюється користувачем у момент видачі грошей. У цій валюті відбуватимуться операції як з боку компанії → оплата заборгованості перед підзвітною особою, так і повернення невикористаних грошей фірмі. Отже, зверніть увагу: в управлінському обліку такі взаєморозрахунки відбуваються одночасно у валюті управлінського обліку (зазначеній у загальних налаштуваннях параметрів обліку) та у валюті взаєморозрахунків, установленій самим користувачем у документі виплати коштів.

Валюту взаєморозрахунків можна застосовувати будь-яку, навіть ту, яка відрізняється від валюти видачі коштів. У ситуації, коли валюта взаєморозрахунків відрізняється від валюти грошових коштів, то:

• сума заборгованості підзвітної особи буде переведена з валюти грошових коштів за курсом взаєморозрахунків, зазначеним користувачем у документі.

У прикладі, показаному нижче, видатковим касовим ордером виплачуються під звіт гроші. Каса оголошена в програмі як гривнева → у національній валюті.

Припустімо, наш співробітник вирушає у відрядження до єврозони. У касах підприємства немає євро, ми виплачуємо відрядні в національній валюті. Це ми відображаємо у видатковому касовому ордері в розділі документа «Взаєморозрахунки з підзвітною особою». Установлюємо валюту → євро. За замовчуванням автоматично в документі прописується курс на момент складання документа, але є можливість змінити його вручну.

Для бухгалтерів допускається перевірити проводки: після проведення за двома формами обліку ми бачимо суми в гривні, які встановили заборгованість у бухгалтерському обліку:

Усі друковані види документа будуть оформлені, звісно, у гривні.

Звіт за взаєморозрахунками з підзвітними особами відобразить взаєморозрахунки зі співробітником у валюті взаєморозрахунків → грн., сформованій видатковим касовим ордером під час виплати співробітнику підприємства, відобразить валюту каси видачі грошових коштів → гривня, і переведе суму виплати у валюту управлінського обліку → у долари.

Якщо у співробітника наприкінці відрядження залишилися невикористані гроші, їх необхідно повернути, наприклад, прибутковим касовим ордером, який можна скласти згідно з відповідним видатковим документом. Звертаємо вашу увагу на те, що і в прибутковому касовому ордері під час повернення коштів застосовується валюта взаєморозрахунків зі співробітником. При введенні на підставі валюта створюється автоматично з документа виплати, курс задається користувачем.

Для порівняння перевіримо з бухгалтерським обліком, як відображаються проводки в ситуації, коли підзвітна особа повертає гроші до гривневої каси:

Складемо звіт для аналізу:

Згідно зі звітом можна побачити, що до каси національної валюти співробітник здав гроші за прибутковим касовим ордером. На момент повернення його заборгованість перед компанією становила 150,00 грн. Співробітник здав до гривневої каси кошти в розмірі 150,00 грн. Кінцевий залишок → 150,00 грн.

Очевидно, що оплата заборгованості має оформлятися за допомогою авансового звіту. Продовжуючи наш приклад, можна підкреслити, що й авансовий звіт співробітника, валютою взаєморозрахунків з яким установлено валюту, відмінну і від валюти каси, і від валюти управлінського обліку, має бути складений із застосуванням валюти взаєморозрахунку зі співробітником. Сформувати авансовий звіт можна згідно з видатковим касовим ордером. У цьому разі вкладка «Аванси» автоматично заповниться документом видачі коштів під звіт нашому співробітнику.

У нижній частині документа відображено заборгованість співробітника перед підприємством у валюті взаєморозрахунків з ним → грн. У міру того як вводитимуться суми витрат, у документі зменшуватиметься сума заборгованості, навіть у непроведеному. Якщо співробітник не купив продукцію у відрядженні, а вів, наприклад, виробничі переговори, то сформуємо звіт лише про витрачені суми на проїзд, проживання та добові на вкладці «Інші»:

Увага, суми звіту встановлюємо в нашій ситуації в грн. → валюті взаєморозрахунків!

У нижній частині документа є можливість перевірити, на яку суму відзвітували. А у верхній частині є кнопка «Взаєморозрахунки» → клацанням на неї формується звіт за взаєморозрахунками з підзвітними особами «на зараз»...

Оскільки повторювати посібники користувача не є завданням цього видання, то вважаємо, що показана особливість ведення обліку в підсистемі зацікавить читача.