Документообіг товарно-грошових господарських операцій

Зміна стану взаєморозрахунків із контрагентами є, як правило, не самостійною господарською операцією, а наслідком інших господарських операцій. Під час надходження товару від постачальника виникає заборгованість перед постачальником, під час оплати постачальнику заборгованість погашається. Звісно, існують операції, що змінюють стан взаєморозрахунків із контрагентами, але не пов'язані з рухом активів, наприклад, взаємозалік зустрічних вимог, списання безнадійної заборгованості та інші. Але в більшості випадків стан взаєморозрахунків змінюється автоматично під час відображення операцій купівлі/продажу або оплати.

Для всіх договорів (крім виду "інше") передбачено можливість ведення взаєморозрахунків із деталізацією до розрахункового документа. Якщо такий спосіб вибрано в договорі, то важливо правильно й уважно заповнювати реквізит "документ розрахунків" у "товарно-грошових документах".

Рис.5. Рахунок на оплату

На рисунках показано приклад оформлення рахунку в межах договору "за розрахунковими документами". Якщо відвантаження й оплати реєструють товарними та грошовими документами з посиланням на рахунок, як показано на другому рисунку, то проводки за взаєморозрахунками формуються коректно.

Рис.6. Платіжне доручення вхідне

Крім того, у структурі підпорядкованості рахунку будуть видимі всі документи, оформлені з посиланням на цей рахунок.

У конфігурації передбачено відображення різних операцій, пов'язаних зі зміною стану взаєморозрахунків із контрагентами. На використовуваний документообіг і можливість відображення тих чи інших господарських операцій істотно впливає вид договору.

У підрозділі перелічено всі можливі види господарських операцій, передбачені для відображення в типовому рішенні, і відповідний документообіг. Потрібно розуміти, що в більшості випадків у системі не передбачено жорсткого порядку та послідовності реєстрації документів, оскільки вони визначаються реальними подіями господарської діяльності.

Наприклад, необхідність реєстрації рахунку визначається самим користувачем. А якщо історично оплата відбулася раніше —" то дата платіжного документа має бути раніше дати документа відвантаження. Тобто всі документи конфігурації фактично є кубиками, з яких користувач конструює господарські операції.

Рис.7. Розрахунки з постачальником

У відносинах із постачальниками передбачено такі види операцій:

• Купівля запасів, обладнання (рахунок 15), отримання послуг і реєстрація заборгованості перед постачальником відображаються документом "Надходження товарів і послуг" (відповідно на вкладках "Товари", "Обладнання" та "Послуги"),

• Купівля нематеріальних необоротних активів відображається документом "Надходження НМА",

• Отримання тари від постачальника на умовах повернення (операція, що не обкладається ПДВ) з одночасним формуванням заборгованості перед ним —" документами "Надходження товарів і послуг" і "Авансовий звіт" на вкладці "Тара",

• Отримання послуг, вартість яких має бути розподілена на собівартість придбаних ТМЦ або обладнання, відображається документом "Надходження додаткових витрат",

• Передача матеріалів у переробку як давальницької сировини відображається документом "Передача товарів", але на зміну стану взаєморозрахунків не впливає,

• Отримання продукції, виготовленої силами переробника, і відображення заборгованості перед ним, що виникла, на вартість його послуг здійснюється документом "Надходження з переробки",

• Повернення раніше придбаних ТМЦ, обладнання, зворотної тари та зменшення заборгованості перед ним відображається документом "Повернення товарів постачальнику" відповідно на вкладках "Товари", "Обладнання" та "Тара",

• Безготівкова оплата постачальнику з погашенням заборгованості або формуванням авансу відображається документами "Платіжне доручення вихідне" або "Платіжний ордер (списання грошових коштів)" з видом операції "Оплата постачальнику",

• Готівкова оплата постачальнику з погашенням заборгованості або формуванням авансу відображається документом "Видатковий касовий ордер" з видом операції "Оплата постачальнику",

• Оплата постачальнику через підзвітну особу з погашенням заборгованості або формуванням авансу відображається документом "Авансовий звіт" на вкладці "Оплата",

• Повернення від постачальника надміру перерахованих безготівкових грошових коштів реєструється документами "Платіжне доручення вхідне" або "Платіжний ордер (надходження грошових коштів)" з видом операції "Повернення грошових коштів постачальником",

• Повернення від постачальника надміру сплачених готівкових грошових коштів реєструється документом "Прибутковий касовий ордер" з видом операції "Повернення грошових коштів постачальником".

Рис.9. Розрахунки з покупцем

Взаєморозрахунки з покупцями (та іншими дебіторами в межах договору з

видом "З покупцем") реєструються під час відображення таких видів

господарських операцій:

• Реалізація обладнання, ТМЦ, тари на умовах повернення, надання некалькульованих послуг відображаються документом "Реалізація товарів і послуг",

• Надання виробничих послуг відображається документом "Акт про надання виробничих послуг",

• Реалізація власних основних засобів відображається документом "Передача: ОЗ",

• Реалізація власних необоротних нематеріальних активів відображається документом "Передача НМА",

• Отримання матеріалів від замовника на умовах давальницької сировини на заборгованість покупця не впливає та відображається документом "Надходження товарів і послуг" з видом операції "У переробку" на вкладці "Матеріали",

• Оформлення акта наданих послуг із переробки матеріалів замовника та реєстрація заборгованості замовника відображається документом "Реалізація послуг із переробки",

• Повернення раніше проданих ТМЦ, обладнання, зворотної тари та зменшення його заборгованості відображається документом "Повернення товарів від покупця" відповідно на вкладках "Товари", "Обладнання" та "Тара",

• Безготівкова оплата від покупця з погашенням його заборгованості або формуванням авансу відображається документами "Платіжне доручення вхідне" або "Платіжний ордер (надходження грошових коштів)" з видом операції "Оплата від покупця",

• Готівкова оплата від покупця з погашенням його заборгованості або формуванням авансу відображається документом "Прибутковий касовий ордер" з видом операції "Оплата від покупця",

• Повернення покупцю надміру перерахованих безготівкових грошових коштів реєструється документами "Платіжне доручення вихідне" або "Платіжний ордер (списання грошових коштів)" з видом операції "Повернення грошових коштів покупцю",

• Повернення покупцю надміру сплачених готівкових грошових коштів реєструється документом "Видатковий касовий ордер" з видом операції "Повернення грошових коштів покупцю".

Рис.10. Розрахунки з комітентом

Для відображення операцій із комітентом (договір виду "З комітентом") передбачено такі варіанти:

• Отримання товару на комісію не впливає на формування заборгованості та відображається документом "Надходження товарів і послуг" з видом операції "Купівля, комісія" на вкладці "Товари",

• Формування звіту комітенту про продані товари, реєстрація заборгованості перед ним на суму продажу та його заборгованості перед нами на суму комісійної винагороди відображається документом "Звіт комітенту про продажі товарів". Якщо в документі встановлено прапорець "Утримати комісійну винагороду", то одночасно відображається і залік зустрічних заборгованостей,

• Повернення нереалізованих комісійних товарів не впливає на зміну заборгованості та відображається документом "Повернення товарів постачальнику",

• Розрахунок із комітентом готівковими або безготівковими грошовими коштами відображається так само, як із постачальником (тими самими документами й з тим самим видом операцій).

Рис.11. Розрахунки з комісіонером

Для відображення операцій із комісіонером (договір виду "З комісіонером") передбачено такі варіанти:

• Передача товару на комісію не впливає на формування заборгованості та відображається документом "Реалізація товарів і послуг" з видом операції "Продаж, комісія" на вкладці "Товари"

• Реєстрація звіту комісіонера про продані товари, реєстрація його заборгованості на суму продажу та нашої заборгованості перед ним на суму комісійної винагороди відображається документом "Звіт комісіонера і про продажі". Якщо в документі встановлено прапорець "Утримати комісійну винагороду", то одночасно відображається і залік зустрічних заборгованостей,

• Повернення нереалізованих комісійних товарів не впливає на зміну заборгованості та відображається документом "Повернення товарів від покупця",

• Розрахунок із комісіонером готівковими або безготівковими грошовими коштами відображається так само, як із покупцем (тими самими документами й з тим самим видом операцій).

Рис.12. Розрахунки за бартером

Бартерні операції з контрагентами відображаються в межах виду договору "Бартерний". При цьому допустиме використання лише документів отримання/продажу ТМЦ, необоротних активів і послуг. Відображення руху грошей у межах такого договору не передбачається:

• Отримання від постачальника ТМЦ, обладнання, зворотної тари або послуг відображається документом "Надходження товарів і послуг",

• Отримання послуг, пов'язаних із придбанням матеріальних активів, із включенням їх вартості до первісної вартості активу — відображається документом "Надходження додаткових витрат".

• Купівля нематеріальних активів оформляється документом "Надходження НМА",

• Реалізація ТМЦ, обладнання, тари на умовах повернення, надання некалькульованих послуг відображається документом "Реалізація товарів і послуг",

• Оформлення акта наданих виробничих послуг здійснюється документом "Акт про надання виробничих послуг",

• Повернення покупцем раніше реалізованих товарів відображається документом "Повернення товарів від покупця",

• Надання послуг із переробки давальницької сировини оформляється документом "Реалізація послуг із переробки",

• Реалізація власних основних засобів та інших необоротних матеріальних активів оформляється документом "Передача ОЗ",

• Реалізація власних нематеріальних активів відображається документом "Передача НМА".

Операції з іншими контрагентами реєструються в межах договору виду "Інші" та відображаються так:

• Отримання митних послуг за операціями імпорту, вартість яких має бути віднесена на собівартість придбаного імпортного товару, відображається документом "ВМД за імпортом",

• Інше надходження безготівкових грошових коштів від контрагентів відображається документами "Платіжне доручення вхідне" або "Платіжний ордер (надходження грошових коштів)" з видами операцій "Розрахунки за кредитами та позиками" або "Інші розрахунки з контрагентами",

• Інше списання безготівкових грошових коштів контрагентам відображається документами "Платіжне доручення вихідне" або "Платіжний ордер (списання грошових коштів)" з видами операцій "Розрахунки за кредитами та позиками з контрагентами" або "Інші розрахунки з контрагентами",

• Інше надходження готівкових грошових коштів від контрагентів відображається документом "Прибутковий касовий ордер" з видом операції "Розрахунки за кредитами та позиками з контрагентами",

Інше списання готівкових грошових коштів контрагентам відображається документом "Видатковий касовий ордер" з видом операції "Розрахунки за кредитами та позиками з контрагентами".